Hankinnan kohteena ovat majoituksen ja täysihoidon sisältävät Palvelut leirijaksoille, joiden kesto 5 vrk tai 4 viikonloppua. Osa leireistä on suunnattu lapsille ja osa lapsiperheille. Palvelun tulee sisältää täysihoidon lisäksi myös saunan käyttö kaksi kertaa 5 vrk:n leirijakson aikana ja kerran viikonloppuleirin aikana. Tarjous on tehtävä erikseen kohderyhmittäin (lasten leiri, perheleiri) ja leirityypeittäin (5 vrk leiri, viikonloppuleiri).
Osatarjoukset on sallittuja siten, että
1.tarjoaja voi tarjota Palvelua joko kummallekin kohderyhmälle tai jommallekummalle kohderyhmälle (lasten leiri, perheleiri)
2.tarjoaja voi tarjota Palvelua joko molemmille tai jommallekummalle leirityypille (5 vrk, viikonloppu)
3.tarjoaja voi tarjota Palvelua vain osalle esitetyistä leirijaksoista (kevät tai syksy viikonloput tai kesäviikot)
Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät vuodelle 2020 on päätettyjä ja vuoden 2021 osalta arvioita. Tilaaja voi valita useamman palveluntuottajan, eikä sopimus muodosta Tilaajalle määräostovelvoitetta. Toiminnan volyymi voi vuositasolla vaihdella ja riippuu kysynnästä ja ulkopuolisen rahoituksen määrästä.
Lasten leirit 5 vrk 2020:
6.-11.7., 20.-25.7. ja 3.-8.8.2020.
Perheleirit 5 vrk 2020:
22.-27.6., 29.6.-4.7., 13.-18.7. ja 27.7.-1.8.2020.
Vuonna 2021 vastaavat ajankohdat sovitusti koululaisten kesälomaviikoilla.
Lasten viikonlopputoiminta 2020
kevät 13.-15.3., 3.-5.4., ja 8.-10.5. ja syksy 18.-20.9., 23.-25.10., 20.-22.11. ja 11.-13.12.
Perheiden viikonlopputoiminta 2020
kevät 28.2.-1.3., 27.-29.3., 17.-19.4. ja 8.-10.5. ja syksy 18.-20.9., 9.-11.10., 30.10.-1.11. ja 20.-22.11.
Vuonna 2021 vastaavat ajankohdat sekä lisäksi keväälle helmikuulle lasten viikonloppuryhmään yksi viikonloppu.
Täysihoitopalvelut seuraaville kohderyhmille:
Kohderyhmä A
A.1.Lasten leirit 5 vrk
A.2.Lasten viikonlopputoiminta 3-4 viikonloppua/ryhmä
Kohderyhmä A:n leiritoiminta on suunnattu 7-12 –vuotiaille lapsille eri ikäryhmiin jaettuna. Leirijaksoilla on enimmillään 37 lasta ja 6 aikuista. Viikonlopputoiminnassa lapsiryhmä on enimmillään 25 lasta ja 5 ohjaajaa.
Kohderyhmä B
B.1.Lapsiperheiden leirit 5 vrk
B.2.Lapsiperheiden viikonlopputoiminta 3-4 viikonloppua/perheryhmä
B-kohderyhmän leiritoiminta on suunnattu lapsiperheille, joissa perhekoko vaihtelee yhden aikuisen ja yhden lapsen perheistä kahden huoltajan monilapsisiin perheisiin. Perheitä on leirijaksolla enimmillään 12-14.
Palveluntuottaja järjestää leirijaksoittain asiakasryhmälle ja leiriohjaajille sopivan majoituksen ja täysihoitoruokailut.
Asuintilojen siivous ja pyyhkeet sisältyvät majoitukseen. Kohderyhmä B:n leireillä myös liinavaatteet. Palvelun tuottamiseen tarvittavat tilat ovat riittävät, turvalliset ja asianmukaiset. Ryhmällä on koko leirijakson ajan riittävän suuruinen ryhmätoimintaan soveltuva tila käytössään sekä ulkona että sisällä. Majoitustilat ja ryhmätoimintatila ns. ”olohuone” samassa rakennuksessa. Lisäksi edellytetään että ryhmälle on varattu säilytystila leiritarvikkeiden säilytykseen ajoissa ennen leiriä, koko leirin ajan sekä tarvittaessa sen jälkeen, viikonloppuleireillä myös ryhmän leirijakson viikonloppujen välillä. Yhteistilojen yleisilme on siisti ja puhdas.
Kohderyhmälle B tarvitaan lisäksi vauvaperheille riittävä varustus: Vauvasängyt, syöttötuolit, säilytystiloja (myös kylmätila) vauvaruoille, mahdollisuus ruoan lämmitykseen (myös muulloin kuin ruokailuaikoina) ja leikkipaikka ja -välineitä pienille lapsille.
Leirikohteen ympäristö on leirinviettoon sopiva, luonnonläheinen ja rauhallinen. Alueella on lapsille turvallinen uimaranta.
Palvelu sisältää lapsille ja lapsiperheille soveltuvat täysihoitoateriat; aamiaisen, lounaan, välipalan/päiväkahvin, päivällisen ja iltapalan. Päivällinen voi olla kevyempi, keitto tai vastaava, väli- ja iltapalan tulee olla riittävän ravitseva. Tavallisimmat erityisruokavaliot; laktoositon-, gluteeniton-, sianlihaton- ja vegaaniruokavalio sekä tavallisimmat allergiat huomioidaan. Palveluntuottajalla on valmius tarjota myös harvinaisempia ruokavalioita tilaajan kanssa erikseen neuvotelluin ehdoin.
Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot
Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan.
Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen tuula.savolainen@parastalapsille.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan "Leirikohteiden hankinta". Kysymykset on lähetettävä 31.1.2020 klo 15.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internet -sivuilla osoitteessa www.parastalapsille.fi viimeistään 4.2.2020. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
Osallistumisvaatimukset
Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset
Tarjoaja on merkitty kauppa-tai yhdistysrekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantaja sekä arvonlisäverolain mukaiseen rekisteriin, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.
Tarjoajalla on lainsäädännön edellyttämä toimilupa majoitustoiminnan harjoittamiseen.
Tarjoajan luottotiedot ovat kunnossa ja lainsäädännön mukaiset verot sekä sosiaalivakuutusmaksut on hoidettu. Tarjoajalla on viranomaisen vahvistama palo- ja pelastussuunnitelma sekä tarjoaja toteuttaa elintarvikelain mukaista omavalvontasuunnitelmaa. Tarjoajalla on kokemusta lapsiperheille, lapsiryhmille tai monikulttuurisille ryhmille järjestetystä lomatoiminnasta.
Todistukset ja selvitykset, joiden perusteella tarjoajan soveltuvuuden täyttyminen arvioidaan
Todistuksia ja selvityksiä pyydetään erikseen.
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on tehtävä/jätettävä
Ostajan postiosoitteeseen