Kommunikationsstrategi for Greater Copenhagen
Greater Copenhagen Committee har i 2019 besluttet at udarbejde en ny kommunikationsstrategi for samarbejdet. Formålet med kommunikationsstrategien er at sikre en stærk, langsigtet og sammenhængende kommunikationsindsats, som kan understøtte Greater Copenhagen i effektivt at nå de mål, samarbejdet har om at skabe tilvækst i regionen. Kommunikationen skal således positionere regionen i et større nationalt og internationalt perspektiv og samtidig sikre opbakning og sammenhæng på de indre linjer. Det er væsentligt, at kommunikationsstrategien er konkret og handlingsorienteret samt bidrager til en effektiv og slagkraftig kommunikation af Greater Copenhagen-samarbejdets indsatser.
Kommunikationsstrategien skal have et direkte ophæng i Greater Copenhagens vision, vedtægter, handleplaner, chartre og andet relevant materiale for at kunne skabe mest mulig værdi for samarbejdet.
I lyset af Greater Copenhagen-samarbejdets mange medlemmer og aktører kræves en stor tydelighed i strategien – klare kommunikationsmål, budskaber og strategiske greb, så kommunikationen bevæger sig i en fælles retning.
Kommunikationsstrategien skal således fungere som en overordnet strategisk rettesnor for de løbende kommunikationsaktiviteter i samarbejdet. Kommunikationsstrategien skal løbe frem mod 2025, hvor den dog hver andet år revideres ift. den til enhver tid gældende overordnede Greater Copenhagen-strategi og handleplaner for at sikre konstant forretningskobling og aktualitet. Dette skal sikre et længerevarende grundtræk i kommunikationen, men også tage hensyn til de nødvendige tilpasninger, der kan være brug for undervejs.
Overordnet indhold i kommunikationsstrategien
Kommunikationsstrategien skal indeholde tre hovedspor:
•Greater Copenhagen på nationalt / EU-niveau – agenda setting og interessevaretagelse ift. nationale og EU-beslutningstagere
•Greater Copenhagen på de indre linjer – sammenhæng, lokal opbakning og synlighed af samarbejdet
•Greater Copenhagen ud mod verden – international branding og tiltrækning af talenter, turister og investeringer. Dette spor indebærer tæt involvering af operatørerne i den internationale branding- og markedsføringsindsats.
Følgende elementer skal som udgangspunkt indgå i arbejdet med strategien:
1.Overordnede mål for Greater Copenhagens eksterne og interne kommunikation, som skal afspejle samarbejdets politiske substans/målsætninger og under hensyntagen til den type samarbejde, Greater Copenhagen er. Dvs. hvad vi præcist vil opnå med kommunikationen – synlighed, opbakning, tiltrækning. Her fastsættes også ambitionsniveauet for Greater Copenhagens kommunikation frem mod 2025.
2.Identifikation af de vigtigste strategiske kommunikationsindsatser og -greb, som kan understøtte kommunikationsmålene. De strategiske greb skal knytte sig til både branding og kampagner,
interessevaretagelse og bred strategisk kommunikation. Denne del skal også tydeliggøre de konkrete udfordringer inden for alle tre spor samt grundprincipperne for vores kommunikation.
3.Grundlæggende, overordnede budskaber om Greater Copenhagen baseret på samarbejdets eksisterende stamdokumenter (vedtægter, vision og den eksisterende kernefortælling) samt specifikke budskaber, Greater Copenhagen skal udbrede i de kommende år baseret på samarbejdets strategiske fokusområder og handlingsplaner.
4.Kortlægning af de vigtigste målgrupper og stakeholders inden for alle tre hovedspor, som Greater Copenhagen dels skal forholde sig til, dels skal nå med konkret kommunikation. Der skal her tages stilling til særlige målgrupper, som gennem aktivering og involvering vil kunne løfte kommunikationen yderligere. Brugerundersøgelser blandt målgrupperne kan være et element. For at kvalificere kommunikationsstrategien ønskes som en del af udarbejdelsen foretaget en stakeholderanalyse for at få omverdenens syn på Greater Copenhagen.
5.En oversigt over de kommunikationskanaler (web, SoMe, presse, direkte kommunikation mv.), som Greater Copenhagen skal benytte fremadrettet for at opfylde samarbejdets overordnede kommunikationsmål og nå dets målgrupper. Anbefalet brug af/tilstedeværelse på de forskellige kommunikationskanaler ressourceestimeres og prioriteres, så der skabes et samlet grundlag for beslutning om tilrettelæggelsen af kommunikationsindsatsen med størst mulig effekt af kommunikationen. Anbefalingerne om fremtidig brug af kommunikationskanaler skal tage udgangspunkt i en vurdering af Greater Copenhagens nuværende brug af kommunikationskanaler, så det tydeligt fremgår, hvilke justeringer der foreslås med de fremadrettede anbefalinger.
6.Principper, roller og ansvar for kommunikationen. Greater Copenhagen er et komplekst samarbejde, hvor medlemsorganisationerne både kommunikerer individuelt og i fællesskab. Det er derfor nyttigt at fastlægge, hvornår Greater Copenhagen skal kommunikere i fællesskab i Greater Copenhagens navn (fx i forbindelse med fælles initiativer og/eller i forbindelse med initiativer ved en medlemsorganisation, som har betydning for hele samarbejdet) og hvem, der på det operationelle plan har ansvaret for at drive kommunikationen i hverdagen.
7.Oversigt over operationelle kommunikationsdokumenter, der fungerer som styringsværktøjer så som designmanual, kommunikationsguide, implementeringsguide.
Yderligere leverancer
•Det forudsættes, at leverandøren sikrer en tæt koordinering med evt. ekstern leverandør af separat evaluering og udvikling af den eksisterende kernefortælling om, hvad Greater Copenhagen-geografien står for/kan tilbyde. Denne analyse ventes igangsat delvist parallelt med udarbejdelsen af kommunikationsstrategien.
•Da Greater Copenhagen er et komplekst samarbejde af 4 regioner og 85 kommuner i Østdanmark og Sydsverige, må tilbudsgiver tage højde for en betragtelig indsats med intern koordination og kommunikation som led i arbejdsprocessen.
Vilkår for leverancen:
•Leverandøren af strategiplanen forudsættes at arbejde tæt sammen med en lille arbejdsgruppe af repræsentanter (5-6 personer) for Greater Copenhagens kommunikationschefgruppe, som har det overordnede ansvar for arbejdet med kommunikationsstrategien.
•Opgavens løsning forudsætter erfarne rådgivere, og det er en betingelse, at erfarne rådgivere står for arbejdet gennem hele udarbejdelsen af kommunikationsstrategien.
•Det forudsættes, at tilbudsgiver er ansvarlig for at drive projektet i tæt koordination med de involverede medarbejdere fra Greater Copenhagen-organisationer.
•Det færdige udkast til en kommunikationsstrategi skal ligge klar til godkendelse af Greater Copenhagens bestyrelse, Greater Copenhagen Committee, den 6. december 2019. Dette forudsætter, at et helt eller delvist udkast forinden kan præsenteres for Greater Copenhagens styregruppe på direktørniveau på styregruppens møde den 24. oktober 2019. Af hensyn til mødeforberedelsen skal dette dokument være klar den 16. oktober 2019.
•Opgaven forudsættes løst inden for en økonomisk ramme på maksimalt 400.000 DKK ekskl. moms.
Tidsplan:
Juli 2019Offentlig annoncering og valg af leverandør
Aug – medio sep. 2019Forarbejde
Indhentning af viden og fakta fra samtlige instanser i Greater Copenhagen-samarbejdet (fx sekretariatet, operatører, arbejdsgrupper og signaturprojekter). Interviews med nøgleaktører i Greater Copenhagen-samarbejdet.
Medio sep. – medio nov. 2019
Formulering af strategi, drøftelse og godkendelse i kommunikationschefsgruppen.
Nov - Dec 2019
Drøftelse og godkendelse af strategi i koordinationsgruppe, styregruppe og bestyrelse.
Tilbuddet skal indleveres skriftligt på mail og indeholde:
•en beskrivelse af indholdet af den kommunikationsstrategi, som tilbudsgiver tilbyder at udarbejde – dvs. disposition og kort beskrivelse af de enkelte hovedelementer i strategien.
•en beskrivelse af processen for arbejdet med kommunikationsstrategien, herunder hvordan tilbudsgiver vil sikre inddragelse af relevante aktører i processen
•en beskrivelse af hvem, der skal stå for arbejdet med de enkelte elementer i kommunikationsstrategien, samt hvilken erfaringsbaggrund fra lignende projekter, de pågældende konsulenter har.
•en angivelse af forventet timeforbrug opgjort på hovedelementerne i arbejdet med kommunikationsstrategien.
•evt. forslag til indhold og arbejdsproces, som ikke er nævnt ovenfor, og som kan bidrage til at forbedre eller effektivisere arbejdet med kommunikationsstrategien og Greater Copenhagens fremtidige fælles kommunikationsindsats.
Baggrundsinformation om Greater Copenhagen-samarbejdet findes på websiderne: www.greatercph.dk, www.greatercph.se, www.greatercph.com
Evt. spørgsmål kan stiles til Jens Thomsen, jet@greatercph.com, eller Sara Røpke, sr@greatercph.com. Bemærk venligst, at grundet sommerferie kan spørgsmål først besvares efter den 24. juli.