Orkdal, Meldal, Agdenes og Snillfjord kommuner er nabokommuner i Trøndelag. Kommunene ligger noen mil sør for Trondheim og Orkdal kommune er et regionsentrum for omlag 50.000 innbyggere sørvest i Trøndelag. Kommunene har i dag et nært samarbeid og fra 1. januar 2020 skal Orkdal, Meldal, Agdenes og deler av Snillfjord slås sammen til en kommune. Den nye kommunen blir Orkland kommune. Etter sammenslåing vil kommunen ha opp mot 20 000 innbyggere.
Kommunen vil ha behov for et saks- og arkivsystem som oppfyller arkivlovens krav samt ivaretar nye regler for personvern. Målet derfor anskaffelse av nytt arkivsystem til de fire kommunene med implementering av systemet høst 2018 og idriftsettelse i alle fire kommunene fra 1. januar 2019.
Anskaffelsen omfatter også en opsjon for anskaffelse av arkivsystem for HAMOS forvaltning IKS.