Helsingin seurakuntayhtymä (myöhemmin hankintayksikkö) selvittää tarjolla olevia mahdollisuuksia sähköisen tilausjärjestelmän tai vastaavan toiminnallisuuden hankintaan. Organisaatiomme on noin 1200 työntekijän kokonaisuus, jossa on yhteisen hallinto-, kiinteistö- ja seurakuntatyön yksiköiden lisäksi 21 itsenäistä seurakuntaa. Meillä ei ole keskitettyä ostotiimiä. Hankintoja tekevässä henkilöstössä on sekä niitä toistuvasti tekeviä tahoja että satunnaisia hankkijoita. Pääosa työntekijöistämme voi tehdä joskus tilauksia. Hankintojen kilpailuttamiseen meillä on sähköinen kilpailutusjärjestelmä Cloudia. Sillä kilpailutetaan pääosa hankinnoista mutta ei kaikkia. Ko. järjestelmä on ollut käytössä syyskuusta 2016 alkaen. Taloushallintomme toimii SAPissa. Käytössä on kirjanpito ja ostoreskontra. Asianhallintamme (päätöksenteko) ja sopimushallinta ovat Dynastyssa. Markkinavuoropuhelutilaisuudet pyritään pitämään 5.4. aamu- ja iltapäivällä. Kustakin toimittajaorganisaatiosta esittelyyn voi tulla korkeintaan 3 henkilöä. Aikaa varataan 45 minuuttia käydä läpi hankintayksikön edustajien kanssa kutsun liitteenä olevat kysymykset ja antaa niihin palautetta sekä lisäksi esitellä omaa ratkaisua asiaan. Tilaisuuksien jälkeen varataan vielä mahdollisuus antaa sähköpostitse lisäpalautetta. Mikäli ilmoittautumisia tulee yli 4 kpl, pidättää Tilaaja oikeuden järjestää vuoropuheluita myös kirjallisesti ilmoittautuneiden kesken. Hankintayksikkö ei koosta yhteistä palautetta kaikista käydyistä keskusteluista. Se hyödyntää saadun informaation tehdessään ratkaisun hankinnan kilpailutuksen mahdollisesta käynnistämisestä ja kilpailutukseen päädyttäessä, tarjouspyynnön laadinnassa.