Vantaan kaupunki kehittää kuntalaisille suunnattuja osallisuuden, yhteisöllisyyden ja vaikuttamisen palveluja. Osallisuutta tukemaan Vantaan kaupunki on kiinnostunut hankkimaan osallistamisen kokonaishallintatyökalun, jonka tulee sisältää osallistavien projektien ja toimenpiteiden koonnin sekä digitaalisia osallisuustyökaluja kuntalaisten ja henkilöstön osallistamiseen ja niistä syntyvään tiedon hallintaan. Osallisuusympäristö on selaimella toimiva sivusto tai alusta, joka koostuu projektisivuista sekä yksittäisistä osallistavista tehtäväsivuista ja niihin liittyvistä osallistavista tehtävistä. Ympäristöön luodaan projektisivuja, joilla on kaikki olennainen tieto käsillä olevasta osallistavasta projektista, hankkeesta tai tilaisuudesta (esim. ”Jokirannan kehittäminen”), kuten taustaa, aikataulu, uutisvirta ja liitteet. Projektisivuille julkaistaan tai linkitetään projektikohtaisia osallistavia tehtäviä (”työkalut”), kuten karttakyselyjä, keskusteluja tai äänestyksiä, samoin kuin tieto fyysisistä osallistumisen mahdollisuuksista ja kalenterimerkinnöistä (esim. ”työpaja 16.8. Muuntamossa”). Sivuille julkaistaan tehtävien ja tilaisuuksien löydökset ja tulokset sekä niiden jatkotoimenpiteet. Osallistavien tehtävien sisältö luodaan samassa ympäristössä, jonne myös tehtävien data kertyy. Data on avointa niille Vantaan kaupungin työntekijöille, joilla on pääsy alustalle. Pääsyä hallinnoidaan sisäisesti. Datasta muodostetaan automaattisesti yksinkertaisia graafeja, sanapilviä tai vastaavia kevyitä visualisointeja. Käyttöoikeuksia hallitsemalla projektisivuja sekä tehtäviä voidaan rajata myös tietylle fokusryhmälle tai sisäiseen käyttöön soveltuvaksi. Osallisuusympäristö on kuntalaisille avoin väylä vaikuttamisen mahdollisuuksien tutkimiseen ja niihin osallistumiseen, ja Vantaan kaupungin työntekijöille väylä julkaista ja dokumentoida osallistavia projekteja tehtävineen. Projektinhallintajärjestelmän sijaan ympäristö tulee nähdä osallistumisen ja vaikuttamisen viestintä- ja markkinointikanavana sekä työskentelyalustana.