TÖÖINSPEKTSIOON - Tarjouspyynnöt

HANKEKORD

1      Üldsätted

Lisa 1

Kinnitatud Peadirektori 26.04.2016 käskkirjaga nr 1.1-1/42

1.1 Tööinspektsiooni   (edaspidi   TI)   hankekord   reguleerib   hangete   läbiviimist,   hankemenetluse tulemusel hankelepingute või raamlepingute sõlmimist ja ühishangetel osalemist Tööinspektsioonis. Korraga kehtestatud nõuete järgimine hangete läbiviimisel on kohustuslik kõigile TI ametnikele ja töötajatele (edaspidi teenistujatele).

1.2 Hankekord kehtestatakse riigihangete seaduse (edaspidi RHS) § 131  ning TI põhimääruse § 16 punkti 9 ja § 17 alusel. TI lähtub hangete läbiviimisel ja hankelepingute sõlmimisel RHS-ist, Eesti Vabariigis kehtivatest vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest ning hankekorrast.

1.3      Hankekord reguleerib alljärgnevaid hankemenetluse liike (riigihankeid):

1.3.1     otseost (eeldatav maksumus 500 kuni 3000 eurot);

1.3.2     väikehange (3001 kuni 9999 eurot, ehitustööde puhul kuni 29 999 eurot);

1.3.3     lihthange (10 000 kuni 39 999 eurot, ehitustööde tellimisel 30 000 kuni 250 000 eurot);

1.3.4     riigihanke piirmäära ületavad hanked (40 000 eurot või suurem, ehitustööde puhul 250 000 eurot või suurem);

1.3.5     lihtsustatud korras tellitavad teenused;

1.3.6     erand.

1.4      Kõik hankekorras nimetatud maksumused on esitatud ilma käibemaksuta.

1.5 Riigihanke läbiviimisel tuleb järgida RHS § 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid. Hangete korraldamisel tuleb tagada rahaliste vahendite läbipaistev, otstarbekas ja säästlik kasutamine, isikute võrdne kohtlemine ning olemasolevate konkurentsitingimuste efektiivne ärakasutamine.

1.6 TI hangete läbiviimisel kasutatav kohustuslik hankemenetluse liik tuleneb sõlmitava hankelepingu eeldatavast maksumusest ja hankekorras või RHS-is sätestatud täiendavatest tingimustest. Hanke eeldatav maksumus määratakse alati ilma käibemaksuta.

1.7 Hanke ettevalmistamisel ja hankedokumentide koostamisel tuleb liita ühte hankesse kokku kõik funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud teenused, asjad või ehitustööd, järgimaks RHS § 23 ja 24 ning otsustamaks menetluse liigi valiku üle RHS § 20, 21 ja 22 kohaselt. Ühe sõlmitava lepingu raames tuleb hinnata kõikide hankeobjektide maksumusi koos, otsustamaks hankemenetluse liigi valiku üle.

1.8 Hanget ei või jaotada osadeks RHS-is hanke teostamiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks, eriti   kui   hankelepingu   esemeks   on   funktsionaalselt   koos   toimivad   või   sama   eesmärgi saavutamiseks vajalikud asjad, teenused või ehitustööd. Osadeks jaotatud hanke iga osa kohta hankelepingu sõlmimisel tuleb kohaldada kõigi osade summeeritud eeldatava maksumusega hankelepingu sõlmimisele kohaldatavat korda.

1.9 Ostud tehakse juhtkonna korraldusel või kooskõlastatult vahetu juhi ning finants- ja haldusosakonnaga (edaspidi FHO). Struktuurivahendite kasutamise korral kooskõlastatakse ost täiendavalt ESF TAT programmi juhiga. Ostu sooritamiseks vormistatakse Tööinspektsiooni infosüsteemis (edaspidi ITI) hanketaotlus. Käesolev punkt reguleerib asjade ja teenuste ostusid, mis on kehtivate lepingutega reguleerimata.

2 Hangete planeerimine

2.1Planeeritud asjade ostmine ja teenuste tellimine lepingute alusel maksumusega alates 10 000 eurost  ja  ehitustööde  tellimine  alates  30 000  eurost  kinnitatakse  peadirektori  käskkirjaga  iga- aastase hankeplaanina (edaspidi hankeplaan).

2.2 Hankeplaani  koostamise  korraldab  FHO  juhataja,  kes  kogub  15.  jaanuariks  osakondadelt  ja talitustelt hanketaotlused. Hanketaotlused esitatakse FHO-le vastavalt vormile lisa 2 ITI kaudu (Lisa  uus, Sisekirjavahetus, Hanketaotlus). FHO koostab  hankeplaani eelnõu 14  päeva jooksul pärast informatsiooni  kogumist. Hankeplaani eelnõu kooskõlastatakse enne  kinnitamist  kõikide osakondade juhatajatega. Hankeplaani kinnitab peadirektor käskkirjaga ning see avalikustatakse 14 päeva jooksul peale kinnitamist TI veebilehel.

2.3 Hankeplaan   peab   sisaldama   vähemalt   alljärgnevat   informatsiooni   eelarveaastal   planeeritud hangete kohta:

2.3.1 hanke nimetus;

2.3.2 hankemenetluse liik;

2.3.3 hankelepingu eseme üldine kirjeldus;

2.3.4 hanketeate avaldamise koht (riigihangete registris või TI veebilehel);

2.3.5 hanke läbiviimise eeldatav aeg;

2.3.6 lepingu täitmise eeldatav tähtaeg;

2.3.7 hanke korraldamise eest vastutav isik (edaspidi vastutav isik);

2.3.8 hanke eeldatav maksumus ja finantseerimise allikas (eelkõige kas hange on rahastatav toetusfondist, kui jah, siis lisada fond, programmi nimi ja number).

2.4 Pärast hankeplaani kinnitamist on teenistujatel õigus alustada hankeplaanis kajastuvate asjade ostmiseks ja teenuste tellimiseks ning ehitustööde tellimiseks vajalike toimingute tegemist.

2.5 Erakorralisi ehk hankeplaani mitte kantud hankeid teostatakse plaaniväliselt vastavalt vajadusele. Erakorraliste hangete korraldamise vajaduse üle otsustab peadirektor või teda asendav teenistuja. Erakorralise hanke alustamine toimub hanketaotluse lisamisega ITI-sse.

2.6 Hankeplaani muutmine ja täiendamine toimub vastavalt vajadusele. Üldjuhul muudetakse hankeplaani eelarve muutmise korral, ülesannete (vajaduste) muutumise (äralangemise) tõttu. Ettepaneku hankeplaani muutmiseks teeb muudatust sooviva osakonna või talituse juhataja. Muudatuste kinnitamise korraldab FHO.

2.7 Hankeplaani ülevaatamine toimub vähemalt üks kord kalendriaasta kestel FHO poolt eesmärgiga viia hankeplaan kooskõlla TI tegelike vajadustega.

2.8 Euroopa Liidu struktuurifondide poolt rahaliselt toetatavate projektide raames teostatav hange tuleb enne hankemenetluse algatamist kooskõlastada ESF TAT programmi juhiga (ITI sisekirjavahetuses hanketaotluse kaudu) ning vastavates hankedokumentides tuleb näidata projekti nimi ja number.

2.9 Kogu   hangetega   seotud   dokumentatsioon  (sh   hankedokumendid,  pakkumused,  protokollid, memod, otsused) registreeritakse ja säilitatakse ITI-s lähtudes asjaajamiskorrast. Registreerimise eest vastutab teenistuja, kes on määratud hanke või ostu eest vastutavaks isikuks.

2.9.1 Pakkumiskutsed ja kirjavahetus registreeritakse väljamineva või sissetulnud kirjana.

2.9.2 Ostude ja hangete otsused registreeritakse ITI sisekirjavahetuses protokollina ning vormistatakse üldplangil asjaajamiskorras toodud protokolli vorminõuetele. Protokoll peab sisaldama põhjendust.

2.10 Kõik dokumendid ja kirjad, mis hankemenetluse eest vastutavad isikud on hankemenetluse käigus koostanud või pakkujatelt saanud, tuleb ITI-s omavahel seoste plokkide kaudu siduda hanketaotlusega.

3 Hangetega seotud isikud, nende ülesanded ja vastutus

3.1 Hankespetsialist  on  TI  töösuhete  osakonna  õigustalituse  peajurist,  kes  oma  ametijuhendist tulenevalt osaleb hangete ettevalmistamisel, korraldamisel, hankelepingute koostamisel, hangetega seotud töökordade ja juhendite väljatöötamisel ning hangetega seotud probleemide lahendamisel. Hankespetsialist nõustab kõiki TI teenistujaid, et tagada hangete korrektne läbiviimine TI-s, vastavuses õigusaktide ja hankekorraga. Hankespetsialist esindab TI-d hangetega seotud vaidluste korral riigihangete vaidlustuskomisjonis ja kohtus.

3.2 Lihthanke, lihtsustatud korras tellitava teenuse ja riigihanke piirmäära ületava hanke läbiviimise korral moodustatakse peadirektori käskkirjaga hankekomisjon.

3.2.1 Komisjon peab  koosnema  vähemalt  kolmest  liikmest,  kusjuures  vähemalt  üks komisjoniliige peab omama riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi. Kui vastav eriteadmiste tase TI-s puudub, on lubatud komisjoni koosseisu kaasata sõltumatuid eksperte.

3.2.2 Vajadusel asendab komisjoni liiget asendusliige. Komisjoni asendusliikmed määratakse komisjoni moodustamise käskkirjas. Asendamise ajal laienevad asendusliikmele kõik asendatava komisjoni liikme õigused, kohustused ja vastutus.

3.2.3 Komisjoni ülesanneteks on avada laekunud pakkumused, hinnata pakkuja vastavust kvalifitseerimistingimustele, hinnata pakkumuse vastavust, selgitada välja edukas pakkumus ning anda vajadusel seisukoht muudes hankeküsimustes.

3.2.4 Komisjon teeb tööd koosoleku vormis. Komisjoni töös osalemine on liikmetele kohustuslik. Kõik komisjoni koosolekud ja otsused protokollitakse. Komisjoni seisukohad ja otsused on peadirektori jaoks soovitava iseloomuga.

3.2.5 Komisjoni esimeheks ja protokollijaks on hankespetsialist, kui peadirektor ei määra teisiti.

3.3 Hanget  korraldama määratud teenistujal (vastutaval isikul), kõigil  komisjoni liikmetel ja teistel hanke läbiviimisega kokku puutuvatel teenistujatel on kohustus mitte avaldada hanke käigus pakkujatelt saadud ärisaladust või muud konfidentsiaalset infot sisaldavaid andmeid, väljaarvatud juhul kui avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

3.4 Vastutav isik ja komisjoni liikmed peavad olema erapooletud ja vältima huvide konflikti hankel.

3.5 Hanke eest vastutavaks isikuks või hankekomisjoni liikmeks ei tohi olla isik, kes võib olla pakkujaga seotud, kui see võib anda pakkujale konkurentsieelise hankel osalemiseks. Huvide konflikti esinemisel  peab  komisjoni  liige  viivitamatult  komisjoni  sellest  kirjalikult  teavitama ja  hoiduma menetletava hanke osas edasisest tegevusest komisjoni liikmena. Taandatud komisjoni liikme ülesandeid täidab sellisel juhul tema asemele määratud asendusliige.