Lemin kunta (jäljempänä myös ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää tarjouksia tämän tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti taloushallinnon palveluista (jäljempänä ”palvelu”).
Taloushallinnon palveluiden kanssa samanaikaisesti kilpailutetaan myös Lemin kunnan HR- ja palkkahallinnon palveluiden hankinta. Tarjoaja voi osallistua kumpaankin kilpailutukseen ja tulla valituksi toimittajaksi molemmissa kilpailutuksissa. Kokonaisuus on huomioitu sopimuksen ennakoidun kokonaisarvon laskennassa.
Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella taloushallinnon kokonaispalvelu, joka sisältää tarvittavat järjestelmät sekä tiedonsiirrot ja jossa palveluntuottaja tarjoaa kunnalle kokonaisvaltaisesti seuraavat taloushallinnon alaan kuuluvat palvelut:
1 TALOUSHALLINTO
1.1 KIRJANPITO, RAPORTOINTI JA TALOUSARVIOAINEISTO
• Tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase kirjanpitolautakunnan, hyvinvointialueen ja kuntajaoston ohjeiden mukaisesti
• Taloussuunnittelujärjestelmä (tällä hetkellä Accuna järjestelmässä)
• Kirjanpito Kuntaliiton yleisohjeisen ja Aura-käsikirjan mukaisesti
• Muistiotositteiden kirjaus
• Tiliotteiden käsittely
• Käyttöomaisuuskirjanpito
• Tilinpäätös, tase-erittelyt ja liitetietotositteet
• Konsernitilinpäätös
• Veroilmoitukset (tulovero, alv)
• Kuntatietoraportointi (Valtionkonttori)
• Vesihuollon taseyksikkö
• Kassaennuste ja maksuvalmiuden seuranta
• Arkistointi
• Tarvittavat integraatiot
1.2 OSTOLASKUT JA VERKKOLASKUJEN KÄSITTELY
• Ostolaskujen tiliöinti ja kierrätys, maksuhuomautukset
• Toimittajarekisterin ylläpito
• Laskujen siirto kierrätysjärjestelmästä kirjanpitoon ja ostoreskontraan
• Ostoreskontran täsmäytys
• Ostolaskujen ja muiden maksuaineistojen maksatus
• Tarvittavat integraatiot
1.3 MYYNTILASKUT
• Myyntilaskutus Lemin kunnalta tulevien toimeksiantojen pohjalta
• Laskujen siirto kirjanpitoon
• Myyntireskontra ja selvitykset
• Viitesuoritusten kirjaus
• Järjestelmästä tulee toteuttaa integraatio perintäjärjestelmään (palveluntuottaja toteuttaa perintäpalvelun)
1.4 PALVELUIDEN PÄÄKÄYTTÄJYYS PALVELUNTUOTTAJALLA
• Kunnalle katselu- ja käyttöoikeudet palveluihin
Kilpailutuksen perusteella Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa tilaaja tekee sopimuksen.
Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota (1v+1v), joiden jälkeen palveluntuotanto jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.
Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua.
Lisätietoa hankinnasta on saatavilla hankinta-asiakirjoista.