Tämä on tietopyyntö (hankintalaki 1397/2016, 655), jonka avulla kartoitetaan asianhallintajärjestelmien markkinaa. Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai kutsu neuvottelumenettelyyn eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista eikä tietopyyntöön vastaaminen tai eri tilaisuuksiin osallistuminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan mahdollisessa myöhemmin toteutettavassa tarjouskilpailussa eikä sido vastaajaa. Hankintayksikkö voi käyttää tietopyynnön vastauksia mahdollisen tulevan hankinnan suunnittelussa. Vastausten tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tämä tietopyyntö ei velvoita Helsingin seurakuntayhtymää toteuttamaan kyseistä hankintaa.
Helsingin seurakuntayhtymällä on käytössä asianhallinta- ja tiedonohjausjärjestelmä sekä sähköisen kokouksen järjestelmä ja kokousaineiston julkaisu. Tietopyynnöllä on tarkoitus on kerätä tietoa markkinoilla olevista palvelutoimittajista ja tarjolla olevista asianhallinratkaisuista.
Asianhallintaratkaisulla tarkoitetaan kokonaisuutta, joka sisältää seuraavat toiminnallisuudet/osa-alueet: asianhallinta, asiakirjahallinta, viranhaltijapäätösten laatiminen ja hallinta, kokousaineistojen laatiminen ja hallinta, sopimushallinta, tiedonohjaus ja sähköinen arkistointi. Lisäksi asianhallintaratkaisuun tulee kuulua työnkulkujen hallinta, hakupalvelut, raportointi, kontakti- ja luottamushenkilörekisteri, sähköinen kokoustaminen, kokouspalkkioiden hallinta, kokousaineiston ja päätösten julkaisu sekä hallinnon sähköinen asiointi.
Tietopyynnön tarkoitus on kerätä tietoa myös hinnoittelusta sisältäen ratkaisun käyttöönoton, tuen ja ylläpidon sekä niihin liittyvät palvelut. Pyydämme vastaukset tietopyyntöön torstaihin 3.12.2020 klo 12 mennessä vastaamalla tietopyynnössä olevan linkin kautta Webropol-kyselyyn. Tietopyyntöön tulee vastata suomen kielellä.
Saatuamme vastaukset tietopyyntöön, pyydämme tarvittaessa lisätietoja. Vastausten perusteella Helsingin seurakuntayhtymä pyytää osan vastaajista esittelemään ratkaisuaan Helsingin seurakuntayhtymälle 9.-22.12.2020. Esittelyn tulee tapahtua Teamsin välityksellä. Tästä ilmoitamme erikseen. Tietopyyntöön vastaamisesta tai esittelyyn osallistumisesta ei makseta korvausta.
Helsingin seurakuntayhtymässä on noin 1200 työntekijää, joista noin 350 on aktiivisia asianhallinnan käyttäjiä (mm. asiakirjojen laatiminen ja muokkaaminen, kokoushallinta, luottamushenkilötietojen ylläpito) ja loput selaajakäyttäjiä. Lisäksi sähköisen kokouksen palvelua käyttää noin 400 luottamushenkilöä. Helsingin seurakuntayhtymän asianhallinnassa hallinnoidaan noin 25 viranhaltijan päätöksentekoa ja vähintään 25 toimielimen kokoushallintaa.