Loimaan kaupunki pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti palkkahallinnon järjestelmästä pilvipalveluna toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella, jonka tulee sisältää itse järjestelmän, sen toimittamisen, asennuksen, tietojen konvertoinnin ja integroinnin muihin ohjelmiin, kouluttamisen ja käyttö- ja tukipalvelun. Lisäksi järjestelmän tulee sisältää mahdollisuuden hankkia itsekäyttöosio (optio), matkalaskuosio (optio), sähköinen arkistointiosio (optio). Lisäksi järjestelmässä tulisi olla ainakin seuraavat lisäosat: osaamisen johtamisen ja kehittämisen lisäosa ja poissaolojen seuranta.
Järjestelmällä tulee olla laaja automaatioaste sekä laaja ja joustava tietosisältö.
Nykyinen käytössä oleva Pegasos palkkahallinnon ohjelman käyttö on ilmoitettu päättyvän 30.11.2020. Tämän vuoksi järjestelmän käyttöönotto tulee aloittaa mahdollisimman pian sopimuksen jälkeen ja olla tuotannossa lokakuussa 2020.
Käyttöön tullaan ensin ottamaan palkkahallinto-ohjelma ja vasta myöhemmin erikseen sovittuna ajankohtana muut osuudet.
Henkilöstöpalveluissa työskentelee yhteensä kuusi (6) henkilöä; neljä palkkasihteeriä, yksi henkilöstösihteeri ja yksi henkilöstöjohtaja.
Lisäksi Loimaan kaupunki laskee Loimaan Vesi-Liikelaitosksen palkat. Loimaan Vesi -liikelaitoksella työskentelee 13 henkilöä. Loimaan Vesi -liikelaitoksen käyttöönotonkustannus tulee erikseen ilmoittaa laskelmassa.
Ohjelma halutaan jatkossakin hankkia suoralla sopimussuhteella ilman välikäsiä ohjelmistotoimittajalta.
Tarjouksessa voi esittää myös optiona pääkäyttäjätehtävän hoitamisesta.
Palkkahallinnossa lasketaan kuukausipalkkoja ja tuntipalkkoja.
Sovellettavana ovat seuraavat kunnalliset virka- ja työehtosopimukset; KVTES, OVTES, TS, TTES ja lääkärisopimus.
Paikallissopimuksia on kahdeksan (hälytysraha, talvipäivystyksen varallaolo, lääkärien ylityöt, vuorohoidon yötyö, IT-varallaolo, kiinteistöhuollon päivystys ja tuntipalkkaisten työsuhdelisä sekä Loimaan Veden varallaolosopimus).
Palkanlaskennan järjestelmään on tällä hetkellä liittymät esijärjestelmistä: Titania, Tyvi, SiiriNet (tulorekisterisiirrot), AGS-raportointi, webtallennus ja Webpalvelusaikalaskenta, Hellevi, Pro Consona varhaiskasvatus ja Esmikko työajanseuranta. Lisäksi on yhteenliittymiä seuraavien järjestelmien kanssa: Pro Economica ja Basware
.Palkkahallinnon järjestelmän tulee sisältää itsekäyttö (henkilökunnan ja esimiesten osio)-, matkalasku-, ja sähköinen arkisto-osio sekä osaamisen ja johtamisen kehittämisosio ja poissaolojen seuranta, jotka tulee tarjoukseen sisällyttää optioina.
Itsekäyttöosion käyttäjiä tulee olemaan noin 1070 henkilöä.
Matkalaskujen määrä on noin 2 232 kpl/ vuosi.
Nämä optiovaihtoehdot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön hintaliitteessä ja ne vaikuttavat osana hankintapäätöstä.
Palkkahallinnon ohjelman tulee olla suomenkielinen, käyttäjäystävällinen ja ohjaava, asiakasorganisaatioiden ja toimintamuotojen suhteen joustava palkkahallinnon tietojärjestelmä. Järjestelmän tulee tukea prosessien, toimintamallien ja perustietojen yhtenäistämistä.
Toimitusprojektin jälkeen siirrytään toimitussopimuksen ehtojen mukaisesti ylläpito- ja tukipalvelusopimuksen mukaiseen palveluun.
Toimittajan tulee tuottaa seuraavat palkkahallinnon järjestelmäpalvelut:
Vakanssi-ja tehtävätiedot
Henkilö- sekä palvelussuhdetiedot
Vuosilomien ja poissaolojen hallinta
Palvelussuhteen keskeytysten ilmoittaminen ja käsittely
Palkanlaskenta
Palveluaikalaskenta
Luottamustoimi-/ kokouspalkkioiden ilmoittaminen ja käsittely
Raportointimahdollisuus ja tilastot
Tiedot viranomaisille ja sidosryhmille
Monipuolinen integroitavuus
Monipuolinen käyttöoikeuksien hallinta
Selainkäyttöliittymä
Nimikirja
Sähköinen palkkalaskelma
Itsekäyttöosio (optio)
Osaamisen johtamisen ja kehittämisen osio (optio)
Poissaolojen seuranta (optio)
Matkalaskut (optio)
Sähköinen arkistointi (optio)
Palvelu tulee toimittaa pilvipalveluna.
Hinnat tulee ilmoittaa sähköisesti ja hintalomakkeella.
Liitteenä on arviointikriteeristö, minkä mukaan hankinta pisteytetään.Lisäksi liitteenä on palkkaohjelman käyttöönoton hinnoittelutaulukko.Kuukausittainen palkkalaskelmien määrä on n 1 750 kpl
.Palvelussuhteessa on noin 1074 henkilöä, joista
KVTES:in piiriin kuuluu 766
OVTES:in piiriin kuuluu on 159
musiikki- ja työväen opiston tuntiopettajia (pää- ja sivutoimisia) 63
lääkärisopimuksen piiriin kuuluvia 29
TS:n piiriin kuuluvia 49
TTES:in piiriin kuuluvia 8
perhepäivähoitajia 24
Näiden lisäksi maksetaan kuukausittain palkkaa ei -palvelussuhteessa oleville:
omaishoitajia 150
sijaisomaisia 30
tukiperheitä 49
Lisäksi luottamushenkilöille (96) maksetaan palkkiot kesä- ja joulukuussa.
Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään
1.4.2020 hankintajärjestelmässä.
Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön.
Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat tilaajaa sitovia.