Hankinnan kohteena on videoneuvottelulaitteet ja niihin liittyvät oheislaitteet, laitteiden ylläpidot sekä asiantuntijapalvelut.
Nykyinen videoneuvotteluympäristö pohjautuu Ciscon Telepresence ja Tandbergin tekniikkaan. Ympäristö on rakennettu konsernin omiin laitetiloihin ja sitä ylläpidetään konsernin omasta toimesta useassa eri toimipisteessä.
Suomen Erillisverkot Oy (myöhemmin Erillisverkot) on käynnistänyt projektin, jossa kilpailutetaan konsernin videoneuvottelulaitteiden hankinta ja ylläpito. Projektin tarkoitus on uusia olemassa olevien videoneuvottelulaitteiden ylläpidot sekä kehittää ylläpitopalvelun tasoa. Lisäksi hankinnan kohteena ovat uudet videoneuvottelulaitteet, niihin liittyvät oheislaitteet, laitteiden ylläpidot sekä asiantuntijapalvelut.
Erillisverkoissa on tällä hetkellä käytössä videoneuvotteluympäristö, joka pohjautuu Ciscon Telepresence ja Tandbergin tekniikkaan. Ympäristö on rakennettu palvelininfraa ja tietoliikenneyhteyksiä myöten konsernin omiin laitetiloihin ja sitä ylläpidetään konsernin omasta toimesta. Videoneuvotteluympäristöä käytetään useiden eri toimipisteiden neuvotteluhuoneista sekä työasemasovelluksella.
Hankinnan tavoitteena on löytää sopimuskumppani, joka kykenee toimittamaan nyky-ympäristöön tarvittavat laitteistot ja niiden ylläpidon. Lisäksi sopimuskumppanilta odotetaan korkeatasoista ja sertifioitua asiantuntijuutta videoneuvotteluympäristöjen kehittämisestä.
Hankinta suoritetaan rajoitettuna menettelynä. Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joille varsinainen tarjouspyyntö lähetetään.
Rajoitettuun menettelyyn valitaan vähintään viisi (5) tarjoajaa, jos soveltuvia tarjoajia on niin monta.
Mikäli soveltuvuusehdot täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin em. vähimmäismäärä, hankintayksikkö tulee vertailemaan osallistumishakemuksia ja valitsemaan viidestä seitsemään (5–7) tarjoajaa seuraavin perustein:
- Ehdokkaan referenssit videoneuvotteluympäristön toimittamisesta ja ylläpidosta, painoarvo 100 %.
Vertailu tehdään lomakkeen kohdan 5 ”Referenssit” perusteella. Vertailussa huomioidaan referenssien lukumäärä sekä ja vastaavuus vähimmäisvaatimuksen (Ehdokas on toimittanut tilaajalle vähintään yhden (1) videoneuvotteluympäristön, jossa on vähintään 25 laitetta ja vastannut kyseisen ympäristön ylläpidosta.
1 pist 25-50 laitetta ja vastannut kyseisen ympäristön ylläpidosta
3 pist 51-100 laitetta ja vastannut kyseisen ympäristön ylläpidosta
5 pist 101-200 laitetta ja vastannut kyseisen ympäristön ylläpidosta
7 pist 201-300 laitetta ja vastannut kyseisen ympäristön ylläpidosta
10 pist yli 300 laitetta ja vastannut kyseisen ympäristön ylläpidosta.
Eduksi luetaan, että toimitettavan videoneuvotteluympäristön laitteet ovat yhteensopivia hankintayksikössä käytössä olevan ympäristön laitteiden kanssa: + kaksi lisäpistettä (+ 2 pist) / toimitettujen laitteiden lukumäärä.