Helgeland Kraft AS har behov for å kunne kommunisere internt med egne ansatte hvordan anskaffelser skal utføres i konsernet. Vi ønsker derfor informasjon fra markedet om hvilke muligheter som finnes for å kunne tilrettelegge for effektive anskaffelser.
Vi ønsker en løsning som er mest mulig standardisert, da enten som ett frittstående system, eller design i tredjepartssystem som f.eks Teams, Workplace, sharepoint ol.
Målet er å kunne tilby bestillere i organisasjonen en effektiv veileder i anskaffelsesprosessen som sikrer at man utfører anskaffelsen etter de instrukser og retningslinjer som er gjeldende i konsernet. Løsningen bør være mest mulig selvbetjening (Selfservice).
Anskaffelsesprosessen består av mange delprosesser, og det er viktig at løsningen tilrettelegger for disse. Eksempelvis:
- Forespørsel over under gitte verdier, varer, tjenester, bygg og anlegg
- Maler konkurransegrunnlag, Kontrakter, fremdriftsplaner mm
- Bestillinger (Rammeavtaler, ikke avtaler, lagervarer, ERP, Nettbutikker, butikk, -Anmodning - IO - mottak - faktura )
- Kontraktshåndtering (Innkjøpsbetingelser, Kontraktsmaler, arkiv, Forvaltning, mm)
Vi har tenkt på noe funksjonalitet som kan være nyttig:
- Oversiktlig Startside
- Step by Step menyvalg
- Veiledningstekster/forklaringer/Opplæringsvideoer mm
- Pekere mot eksterne systemer
- Dynamiske dokumenter
- Eks ved valg av forespørsel så kan brukeren gjøre noen valg som ender opp med ett sett maldokumenter (kontrakt, prismatriser, innkjøpsbetingelser, prosedyrer og instrukser mm) for videre bearbeidelse.
- Mulighet for kommunikasjon mellom innkjøpsavdeling og brukerne. Eksempelvis om man endrer en ny avtale så bør det være mulighet for å melde dette på en måte.
- Bør være enkel å administrere for Innkjøpsavdelingen.
- FAQ
- Chatt (Chattbot eller mot innkjøpsavdeling)
Løsningen skal ikke dekke funksjonalitet som i dag dekkes av KGV og ehandel
Det er ønskelig at leverandør sender inn noe informasjon om hvordan dette kan løses, gjerne med eksempler. Vi ønsker også videre dialog med markedet i form av presentasjoner og eventuelt workshops.