Förtroendemannaregister MK KS 2017/00572

Information

10/12/2017
10/25/2017

Buyer

Mora Kommun Mora Kommun
Marie Elofsson Marie Elofsson
Upphandlingsenheten
79280 Mora
Sweden
2120002213

Short description

Mora, Orsa och Älvdalens kommuner direktupphandlar förtroendemannaregister

De anbud som uppfyller förfrågans samtliga ska - krav kommer att bjudas in till en webbpresentation av sitt system.
Det system som uppfyller flest bör-krav och bedöms som mest användarvänligt kommer att antas.

Anbuden skall vara giltiga i 60 dagar.

Eventuella frågor och svar skall hanteras i Mercellsfunktion "Frågor och svar" (kommunikation).


1 Kravspecifikation

Ett förtroendemannaregister används som verksamhetssystem för hanteringen av uppgifter om nämnder, styrelser och förtroendevalda och övriga personer som ingår i dessa.

1.1.1 Uppgifter förtroendevalda
Det ska finnas möjlighet att registerna följande uppgifter som förtroendevalda
  • Förnamn
  • Efternamn
  • Bostadsadress
  • Postadress
  • Telefonnummer bostad
  • Telefonnummer arbete
  • Mobiltelefonnummer
  • E-postadress
  • E-postadress offentlig
  • Foto

Det ska finnas möjlighet att registerna vilken utrustning en förtroendevald har/lånat tex läsplatta, mobiltelefon etc.

1.1.2 Rapporter, statistik och sökfunktioner
  • Det ska finnas lättarbetade och flexibla lösningar gällande möjlighet till statistik och olika rapporter
    • Tex. Kunna söka och hitta personer med flera urvalskriterier
  • Det ska finnas rapporter/statistik som SCB kräver ska finnas färdiga att ta fram
  • Rapporter och statistik ska kunna tas ut i formaten Word, Excel och PDF som sedan kan behandlas utanför förtroendemannaregistret
  • Gratifikationsgrundande uppgifter ska enkelt tas fram
  • Det ska gå att skicka rapporter via e-post

1.1.3 Arvoden och ersättningar
  • Det ska finnas möjlighet till integration mot lönesystemet (eCompanion) för hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda alternativ plan för framtagande av det.
  • Underlag för arvoden ska beräknas på närvarotid
  • Systemet ska hantera olika typer av ersättningar: mötesarvode, förrättningar, kilometerersättning, förlorad arbetsinkomst samt övriga ersättningar (tex utlägg)
  • Systemet ska kunna ta fram kostnader per person (arvode), vad ett möte kostar, kostnader för viss tidsperiod (tex T1, T2)

1.1.4 Webpublicering
  • Det ska finnas stöd för webpublicering av uppdrag, personer (namn, adress, telefonnummer, e-post), nämnder/styrelser
  • Det ska gå att välja vilken information som ska visas på webben för varje individ samt markera om något är PUL grundande

1.1.5 Behörigheter
Det ska finnas möjlighet till olika behörigheter via tex roller alternativt plan för framtagande av det inom sex månader från systemets implementering i kommunerna

  • En roll bör kunna:
    • Tilldela behörigheter
    • Läsa loggar
    • Konfigurerar inställningar
  • En roll bör kunna:
    • Hantera förtroendevaldas uppgifter etc.
  • En roll bör kunna:
    • Administrera närvaro etc.
  • En roll bör kunna:
    • Titta

1.1.6 Nya dataskyddsförordningen (GDPR) Nya dataskyddsförordningen (GDPR) ska uppfyllas av leverantören.

1.1.7 Teknik
  • Ska vara webbaserat, som inte kräver någon installerad programvara
  • Bör finnas möjlighet till integration mot e-arkiv
  • Bör finnas möjlighet till integration mot ärendehanteringssystem, eller plan för framtagande av det inom sex månader från systemets implementering i kommunerna.
  • Ska stödja de vanligaste webbläsarna på marknaden

1.1.8 Övriga funktioner
  • Etiketter ska kunna skrivas ut på ett enkelt sätt
  • Det ska vara enkelt att förlänga uppdragen i en nämnd vid ny mandatperiod, avsluta en nämnd eller avsluta en persons uppdrag
  • Det ska vara enkelt att ändra antalet uppdrag i en nämnd, styrelse etc.
  • Det bör finnas manual/hjälpfunktion inbyggt i IT- stödet

1.2 Utbildning
Utbildning ska erbjudas av minst 6 personer via webben.

1.3 Installation
Leverantören ska tillhandahålla installationstjänster, konfiguration, migrering (konvertering) till dess att systemet fungerar och är godkänt.

1.3.1 Migrering
Migrering från nuvarande förtroendemannaregister ska ske med alla uppgifter som finns registrerade i de IT- stöden.

1.4 Support
Support via telefon och e-post ska tillhandahållas minst mellan 08:00 – 17:00 vardagar.
Supportavtalet får inte innehålla några begränsningar kring hur ofta supporten får kontaktas.
Supportavtalet bör omfatta möjlighet för minst 3 personer att ta kontakt.

2 Pris
Priset ska ange kostnad per kommun samt eventuellt fördelaktigare pris om avtal tecknas för alla tre kommuner (dock tecknas avtalet med respektive kommun).

I priset ska det tydligt anges vad som är grundkostnad (att komma igång, migrering etc.), årlig licenskostnad och supportkostnad.

Eventuell kostnad för utbildning ska anges separat.

Option gällande eventuella moduler ska vara med och prissatta per modul.

Det bör finnas en tjänst för att hantera administrationen kring val gällande valarbetare, lokaler, distrikt m.m

Avsikten är att teckna avtal på fyra (4) år med möjlighet till ett (1) års avtalsförlängning.

En leverantör kommer att antas för samtliga kommer.

Mercell Holding AS

Part of the Mercell Group, one of Europe’s leading providers of e tender systems and information between buyers and suppliers in the professional market.

Contact us

Write to us

04 72 10 18 80 0
Mercell Holding AS | Karihaugveien 89, 1086 OSLO, Norway