KULTUURIMINISTEERIUM - Tender

Kultuuriministeeriumi hankekord

1.   Üldsätted

1.1. Käesolevas      Kultuuriministeeriumi      hankekorras      (edaspidi      kord)      sätestatakse Kultuuriministeeriumi (edaspidi ministeerium) riigihangete planeerimise, ettevalmistamise, läbiviimise ja hankelepingute sõlmimise tingimused ja nõuded.

1.2. Kultuuriministeeriumi      haldusala      asutused      lähtuvad      riigihangete      planeerimisel, ettevalmistamisel, läbiviimisel ja hankelepingute sõlmimisel käesolevas korras toodud põhimõtetest, kui haldusala asutus pole kehtestanud „Riigihangete seaduse“ § 131  alusel eraldi asutusesisest hankekorda.

1.3. Korda rakendatakse koos „Riigihangete seaduse“ ja selle alusel kehtestatud õigusaktidega.

1.4. Riigihankeid ministeeriumis koordineerib õigus- ja varahaldusosakond, kes

1.4.1. koostab iga-aastase riigihangete plaani (edaspidi hankeplaan);

1.4.2. annab igakülgset abi riigihangete ettevalmistamisel ja tehnilisel läbiviimisel;

1.4.3. selgitab   ministeeriumi   teenistujatele   ja   ministeeriumi   hallatavate   riigiasutuste töötajatele riigihankealaseid õigusakte, tavasid ja praktikat.

2. Riigihangete planeerimine ministeeriumis ja hankeplaani kinnitamine

2.1. Hiljemalt  ühe  nädala  jooksul  pärast  ministeeriumi  eelarve  kinnitamist  esitavad  eelarves vastavate kulude eest vastutavad isikud õigus- ja varahaldusosakonnale informatsiooni eelarveaastal kavandatavate riigihangete kohta, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 10 000 eurot.

2.2. Õigus- ja varahaldusosakond koostab ühe nädala jooksul pärast punktis 2.1 nimetatud info laekumist ministeeriumi esialgse hankeplaani.

2.3. Hankeplaanis    näidatakse    ära    hanke    nimetus    ja/või    kirjeldus,    hankelepingu    liik, hankemenetluse   liik,   hankelepingu   eeldatav   maksumus   (ilma   käibemaksuta),   hanke algatamise eeldatav tähtaeg, lepingu eeldatav täitmise tähtaeg ja tehnilise kirjelduse koostaja nimi.

2.4. Hankeplaani  muudetakse  ja  täiendatakse  vastavalt  vajadusele.  Kui  riigihanke  vajadused selguvad pärast punktis 2.1 nimetatud tähtaega, peab eelarves vastavate kulude eest vastutav isik esimesel võimalusel teavitama õigus- ja varahaldusosakonda hankeplaani täiendamise või muutmise vajadusest.

2.5. Hankeplaani ja selle muudatused kinnitab asutuse juht (ministeeriumis kantsler).

2.6. Alates 1. jaanuarist 2013 peab hankija võimaldama pakkumuste ja taotluste elektroonilist esitamist  vähemalt  50  protsendi  ulatuses  hankija eelarveaastal  planeeritavate riigihangete rahalisest mahust.

3. Riigihanke hankemenetluse korraldamine

3.1. Riigihanked viiakse läbi „Riigihangete seaduses“ määratud hankemenetluse reeglite alusel kui hankemenetluse korraldamise, ehitustööde kontsessiooni andmise ja ideekonkurssi korraldamise kohustuse maksumuse piirmäär ilma käibemaksuta (edaspidi riigihanke piirmäär) on asjade ja teenuste hankelepingu ning ideekonkursi korral 40 000 eurot, ehitustööde hankelepingu ja ehitustööde kontsessiooni korral 250 000 eurot.

3.2. Riigihanke  korraldamisest  huvitatud  isik  või  struktuuriüksus,  kelle  vastutusalasse  vastav hankeobjekt kuulub:

3.2.1. koostab  riigihanke  sisulise  kirjelduse,  mis  sisaldab  hanke  nimetust,  hankeobjekti tehnilist kirjeldust, pakkujale esitatavaid nõudeid, võimalikke hindamiskriteeriumeid ja  vajadusel  muud  olulist  infot  ning  esitab  selle  hankedokumentide ettevalmistamiseks riigihanke menetluse eest vastutavale isikule (ministeeriumis varahalduse peaspetsialistile) vähemalt 10  tööpäeva enne hankeplaanis  kinnitatud hanke algatamise eeldatavat tähtaega;

3.2.2. valmistab ette hankelepingu projekti või hankelepingu olulisemad tingimused;

3.2.3. viseerib hankedokumendid;

3.2.4. pärast hankelepingu sõlmimist kontrollib hankelepingu täitmist.

3.3. Asutuse juht (ministeeriumis kantsler):

3.3.1. annab      käskkirjaga      korralduse      riigihanke      läbiviimiseks      ning      määrab pakkumismenetluse viisi;

3.3.2. määrab  käskkirjaga  riigihanke  menetluse  eest  vastutava  isiku  (ministeeriumis varahalduse   peaspetsialist) ning kinnitab riigihanke komisjoni koosseisu (sh komisjoni esimehe), milles peab olema vähemalt kolm liiget; ideekonkurssi korral kinnitab ideekonkurssi tehnilise komisjoni ja žürii;

3.3.3. vajadusel volitab teisi isikuid teostama hankemenetlusega seotud toiminguid;

3.3.4. kinnitab käskkirjaga hankedokumendid;

3.3.5. kinnitab     käskkirjaga     kõik     hankemenetluses     tehtavad     otsused     (pakkuja hankemenetlusest   kõrvaldamise   otsus,   kvalifitseerimise   otsus,   kvalifitseerimata jätmise otsus, pakkumuse vastavaks tunnistamise otsus, pakkumuse tagasilükkamise otsus, pakkumuse edukaks  tunnistamise otsus,  kõigi  pakkumuste tagasilükkamise otsus, hankemenetluse kehtetuks tunnistamise otsus, vajadusel muud menetluses tehtavad otsused);

3.3.6. sõlmib edukaks tunnistatud pakkujaga hankelepingu või volitab selleks teisi isikuid.

3.4. Kui asutuses puudub riigihanke objekti spetsiifilisuse tõttu tehniline pädevus, peab tehnilist kirjeldust ettevalmistav isik või struktuuriüksus kaasama sõltumatu eksperdi, kes omab riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi. Ekspert peab eelnevalt andma kirjaliku nõusoleku ja kinnituse sõltumatuse kohta. Eksperdi võib kaasata ka riigihanke komisjoni.

3.5. Riigihanke komisjon (edaspidi komisjon):

3.5.1. kontrollib hankedokumendid ja nende lisad ning annab vastava kooskõlastuse;

3.5.2. avab  laekunud  pakkumused  hanketeates  ja  hankedokumentides  määratud  ajal  ja kohas;

3.5.3. kontrollib    pakkumuste    vastavust    hankedokumentides    näidatud    pakkumuse struktuurile ja dokumentide loetelule;

3.5.4. kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluste puudumist ja vastavust kvalifitseerimise tingimustele ja teeb asutuse juhile ettepaneku pakkujate kõrvaldamiseks, kvalifitseerimiseks või kvalifitseerimata jätmiseks;

3.5.5. kontrollib   pakkumuste   vastavust   hanketeates   ja   hankedokumentides   esitatud tingimustele ja teeb asutuse juhile ettepaneku pakkumuste vastavaks tunnistamiseks või pakkumuste tagasi lükkamiseks;

3.5.6. vajadusel  nõuab  pakkujalt  selgitusi  või  selgitamist  võimaldavate  andmete  või dokumentide esitamist ning pakkumuses esitatud teabe põhjendamist, piiritlemist või täpsustamist;

3.5.7. vajadusel teeb asutuse juhile ettepaneku kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta;

3.5.8. hindab   ja   võrdleb   kõiki   vastavaks   tunnistatud   pakkumusi   hanketeates   ja hankedokumentides esitatud hindamiskriteeriumite alusel;

3.5.9. teeb asutuse juhile ettepaneku pakkumuse edukaks tunnistamiseks ning hankelepingu sõlmimiseks.

3.6. Ideekonkurssi tehniline komisjon:

3.6.1. avab laekunud pakkumused hankedokumentides määratud ajal ja kohas;

3.6.2. kontrollib pakkumuse vastavust hankedokumentides näidatud pakkumuse struktuurile ja dokumentide loetelule;

3.6.3. kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluste puudumist ja vastavust kvalifitseerimise tingimustele ja teeb asutuse juhile ettepaneku pakkujate kõrvaldamiseks, kvalifitseerimiseks või kvalifitseerimata jätmiseks;

3.6.4. kontrollib   pakkumuste   vastavust   hanketeates   ja   hankedokumentides   esitatud tingimustele ja teeb asutuse juhile ettepaneku pakkumuste vastavaks tunnistamiseks või pakkumuste tagasi lükkamiseks;

3.6.5. vajadusel  nõuab  pakkujalt  selgitusi  või  selgitamist  võimaldavate  andmete  või dokumentide esitamist ning pakkumuses esitatud teabe põhjendamist, piiritlemist või täpsustamist;

3.6.6. vajadusel teeb asutuse juhile ettepaneku kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta;

3.6.7. teeb asutuse juhile ettepaneku ideekonkurssi tulemuste kinnitamiseks.

3.7. Ideekonkurssi žürii:

3.7.1. hindab ideekavandeid lähtudes „Riigihangete seadusest“.

3.8. Komisjoni, ideekonkursi tehnilise komisjoni ja žürii töökord:

3.8.1. töövorm on koosolek;

3.8.2. kõik koosolekud ja otsused protokollitakse ning allkirjastatakse kõigi komisjoni/žürii liikmete poolt;

3.8.3. komisjoni/žürii liikmete eriarvamused protokollitakse;

3.8.4. komisjon/žürii on otsustusvõimeline, kui kohal on vähemalt kaks kolmandikku (2/3) liikmetest;

3.8.5. kinnitatud komisjoni/žürii liige, kes ei saa koosoleku toimumise ajal kohal viibida, esitab vajadusel esimehele oma arvamuse ja/või hindepunktid kirjalikult hiljemalt komisjoni koosoleku toimumise ajaks;

3.8.6. komisjon   teeb   otsused   koosolekul   osalenud   liikmete   poolthäälte   enamusega.

Komisjoni/žürii  otsus  on  vastu  võetud  kui  selle  poolt  on  hääletanud  üle  poole kohalolnud liikmetest. Häälte võrdsel jagunemisel on määravaks esimehe hääl;

3.8.7. vajadusel on  asutuse juhil (ministeeriumis kantsleril) õigus  seada komisjoni/žürii kokkukutsumisel liikmetele kutsealaseid kvalifikatsiooninõudeid.

3.9. Riigihanke eest vastutav isik (ministeeriumis varahalduse peaspetsialist):

3.9.1. koostab riigihankega seotud käskkirjad, protokollid, kirjad jm dokumendid;

3.9.2. vormistab hankedokumendid riigihanke sisulise kirjelduse alusel;

3.9.3. sisestab riigihangete registrisse tähtaegselt vajalikud dokumendid, teated ja aruanded ning korraldab vajadusel nende muutmise;

3.9.4. väljastab hankedokumendid huvitatud isikutele;

3.9.5. korraldab vajadusel hankedokumentide muutmist ning muudatuste väljasaatmise ühel ja samal ajal kõikidele hankedokumendid saanud isikutele;

3.9.6. vajadusel annab kirjalikke selgitusi hanketeate ja hankedokumentide kohta;

3.9.7. korraldab saabunud pakkumuste vastuvõtmise ja väljastab vajadusel kirjaliku tõendi pakkumuse kättesaamise kohta;

3.9.8. korraldab    kõikidele   hankemenetluses    osalevatele   isikutele   kirjalike   teadete kättetoimetamise kõigi hankemenetluse käigus tehtavate otsuste kohta ning muudel õigusaktides sätestatud juhtudel;

3.9.9. vastutab riigihankega seotud dokumentide säilitamise eest.

3.10. Juriidiliste küsimustega tegelev isik või muu pädev isik (ministeeriumis õiguse peaspetsialist):

3.10.1. kooskõlastab hankedokumendid, käskkirjad ja vajadusel muud riigihankega seotud dokumendid;

3.10.2. koostab  või  täiendab  hankelepingu  projekti  lähtudes  punktides  3.2.1  ja  3.2.2 nimetatud dokumentidest.

3.11. Hankelepingu projekt või hankelepingu olulised tingimused lisatakse hankedokumentidele.

3.12. Sõlmitav  hankeleping  peab  olema  kooskõlas  hanketeate,  hankedokumentide  ja  edukaks tunnistatud pakkumuses märgitud tingimustega.

3.13. Hankemenetluse   ajal   toimub   suhtlemine   huvitatud   isikute   ja   pakkujatega   kirjalikult riigihangete registri, posti või e-posti teel (v.a juhul, kui selgitused vms ei vii pakkujat eelisseisundisse võrreldes teiste pakkujatega).

3.14. Kõik riigihangetega seonduvad dokumendid säilitatakse vastavalt ministeeriumis või asutuses kehtivale korrale.

3.15. Hankemenetluses  tekkinud  vaidluse  ja  sellega  seotud  vastuste  ning  muude  dokumentide õigeaegse esitamise kohustus on asutuse juhil (ministeeriumis kantsleril) või ministri käskkirjaga määratud vastutaval isikul.

4. Lihthanke korraldamine

4.1. Kui  hankelepingu  eeldatav  maksumus  ilma  käibemaksuta  on  väiksem  kui  punktis  3.1 nimetatud riigihanke piirmäär, ei ole hankemenetluse korraldamine kohustuslik.

4.2. Lihthanke  korraldamise  kohustuse  piirmäär  ilma  käibemaksuta  on  asjade  ja  teenuste hankelepingu korral 10 000 eurot ning ehitustööde hankelepingu korral 30 000 eurot.

4.3. Punktis    4.1    nimetatud    hankelepingute    sõlmimisel    tuleb    järgida    „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ning punktis 4.2 nimetatud   hankelepingute   sõlmimisel   lisaks   „Riigihangete   seaduse“   paragrahvis   182 sätestatud lihthanke korraldamise tingimusi.

4.4. Lihthanke  korras  asjade  ostmise,  teenuste  ja  ehitustööde  tellimise  eest  vastutab  hanke korraldamisest huvitatud isik või struktuuriüksus, kelle vastutusalasse vastav hankeobjekt kuulub.

4.5. Lihthanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks võib asutuse juht (ministeeriumis kantsler)

moodustada lihthanke komisjoni. Komisjon lähtub punktis 3.8 toodud töökorrast.

4.6. Kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 10 000 eurot, peab hankija jälgima punktides 4.7 – 4.13 sätestatud protseduuri ning sõlmima pakkujaga kirjaliku lepingu. Autoriõigusega seonduval hankel on lepingu vormistamine kohustuslik, olenemata lepingu maksumusest.

4.7. Lihthanke algatamiseks esitatakse riigihangete registris avaldamiseks lihthanke teade, milles määratakse pakkumuste esitamiseks mõistlik tähtaeg, mis ei või olla lühem kui neli tööpäeva. Juhul, kui lihthanke korraldamiseks kehtestatakse lihthanke dokument, siis lisatakse lihthanke teatesse viide elektronposti või veebiaadressile, mille kaudu on huvitatud isikul võimalik lihthanke dokumente elektrooniliselt välja võtta, või lisatakse lihthanke dokument registrisse.

4.8. Hankemenetlus  peab  olema  dokumenteeritud  alates  10 000  eurost  (ilma  käibemaksuta).

Pakkumused peavad olema säilitatud vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Dokumentatsioon peab sisaldama pakkumusi ja dokumenti, milles on fikseeritud parima pakkumuse valiku põhjendus.

4.9. Hanke   korraldamisest   huvitatud   isik   või   struktuuriüksus,   kelle   vastutusalasse   vastav hankeobjekt kuulub:

4.9.1. koostab   pakkumuse   küsimise   lähteülesande,   mis   sisaldab   hanke   nimetust, hankeobjekti tehnilist kirjeldust, pakkumuste hindamise aluseid ja pakkumuse esitamise tähtaega ning vajadusel pakkujale esitatavaid nõudeid, hindamiskriteeriumeid ja muud olulist infot ning esitab selle lihthanke dokumentide ettevalmistamiseks riigihanke menetluse eest vastutavale isikule (ministeeriumis varahalduse peaspetsialistile) vähemalt 10  tööpäeva enne hankeplaanis  kinnitatud hanke algatamise eeldatavat tähtaega;

4.9.2. valmistab ette hankelepingu projekti olulisemad tingimused;

4.9.3. vastutab lihthanke teate õigeaegse esitamise eest riigihangete registrile teavitades sellest hanke eest vastutavat isikut (ministeeriumis varahalduse peaspetsialisti);

4.9.4. kontrollib   tähtaegselt   esitatud   pakkumuste   ja   pakkujate   vastavust   esitatud tingimustele, juhul kui selleks pole moodustatud komisjoni;

4.9.5.  hindab     pakkumusi,     hindamiskriteeriumite     olemasolul     koostab     kirjaliku hindamistabeli, juhul kui selleks pole moodustatud komisjoni;

4.9.6. valib välja eduka pakkumuse, juhul kui selleks pole moodustatud komisjoni;

4.9.7. vastutab  riigihanke  aruande ja aruande  lisa õigeaegse  esitamise eest  riigihangete registrile   teavitades   sellest   lihthanke   eest   vastutavat   isikut   (ministeeriumis varahalduse peaspetsialisti);

4.9.8. pärast hankelepingu sõlmimist kontrollib hankelepingu täitmist;

4.9.9. vastutab hankega seotud dokumentide säilitamise eest.

4.10. Hanke eest vastutav isik (ministeeriumis varahalduse peaspetsialist):

4.10.1. sisestab riigihangete registrisse tähtaegselt lihthanke teate, riigihanke aruande ja aruande lisa pärast hankelepingu lõppemist;

4.10.2. koostab hankega seotud protokollid, kirjad jm dokumendid, juhul kui hanke läbiviimiseks on moodustatud komisjon;

4.10.3.  vajadusel koostab lihthanke dokumendi pakkumuse küsimuse lähteülesande andmete alusel;

4.10.4. väljastab lihthanke dokumendid huvitatud isikutele;

4.10.5.  korraldab vajadusel lihthanke dokumendi muutmist ning muudatuse väljasaatmise ühel ja samal ajal kõikidele lihthanke dokumendi saanud isikutele;

4.10.6. vajadusel annab selgitusi lihthanke teate ja lihthanke dokumendi kohta;

4.10.7. korraldab saabunud pakkumuste vastuvõtmise ja väljastab vajadusel kirjaliku tõendi pakkumuse kättesaamise kohta;

4.10.8. korraldab    kõikidele    menetluses    osalevatele    isikutele    kirjalike    teadete kättetoimetamise kõigi menetluse käigus tehtavate otsuste kohta ning muudel õigusaktides sätestatud juhtudel.

4.11. Juriidiliste küsimustega tegelev isik või muu pädev isik (ministeeriumis õiguse peaspetsialist) koostab ja kooskõlastab hankelepingu projekti lähtudes punktides 4.9.1 ja 4.9.2 nimetatud dokumentidest.

4.12. Asutuse juht (ministeeriumis kantsler) sõlmib edukaks tunnistatud pakkujaga hankelepingu või volitab selleks teisi isikuid.

4.13. Riigihangete registrile esitatakse riigihanke aruanne 20 päeva jooksul pärast hankelepingu sõlmimist juhul, kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 10 000 eurot asjade või teenuste puhul või 30 000 eurot ehitustööde puhul. Pärast hankelepingu lõppemist esitatakse 20 päeva jooksul riigihanke aruande lisa.

5. Lihtsustatud korras tellitavad teenused

5.1. Lihtsustatud korras tellitavate teenuste hange on riigihange, mille hankelepingu eeldatavast maksumuses  rohkem  kui  50  protsenti  moodustavad  ühtse  riigihangete  klassifikaatori (edaspidi CPV määrus) VII lisas nimetatud teenused ning mille korral hankija ei ole kohustatud  korraldama  „Riigihangete seaduses“  sätestatud  korras  hankemenetlust  teenuse hankelepingu sõlmimisel.

5.2. Sõltumata punktis 5.1 sätestatust on hankija kohustatud korraldama hankemenetluse, kui CPV määruse VII lisas nimetatud teenuste kõrval sellise teenuste hankelepingu esemeks olevate asjade ja VI lisas nimetatud teenuste eeldatav maksumus kokku või ehitustööde eeldatav maksumus on võrdne riigihanke piirmääraga või ületab seda.

5.3. Punktis    5.1    nimetatud    hankelepingute    sõlmimisel    tuleb    järgida    „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid ning Riigihangete seaduse“ paragrahvis 19 sätestatud lihtsustatud korras tellitavate teenuste hanke korraldamise tingimusi. Kui lihtsustatud korras hangitavate teenuste hankelepingu eeldatav maksumus on võrdne   riigihanke   rahvusvahelise   piirmääraga   või   ületab   seda,   siis   järgitakse   lisaks „Riigihangete seaduse“ paragrahvis 33 sätestatud tehnilise kirjelduse koostamise nõudeid.

5.4. Lihtsustatud korras hangitavate teenuste hanke läbiviimise ja lepingu sõlmimise korraldab hanke korraldamisest huvitatud isik või struktuuriüksus, kelle vastutusalasse vastav hankeobjekt kuulub.

5.5. Lihtsustatud  korras  hangitavate  teenuste  hanke  ettevalmistamiseks  ja  läbiviimiseks  võib asutuse  juht  (ministeeriumis  kantsler)  moodustada  lihtsustatud  korras  hangitava  teenuse hanke komisjoni, kes lähtub punktis 3.8 toodud töökorrast.

5.6. Lihtsustatud korras tellitava teenuse hankelepingu, mille maksumus ilma käibemaksuta ületab 10 000 eurot, sõlmimisel peab hankija jälgima punktides 4.8 ja 4.12 sätestatud protseduuri ning sõlmima hankelepingu kirjalikus vormis.

5.7. Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse lepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot, peab hankelepingu sõlmimise soovist teatama asutuse või registri veebilehe kaudu vähemalt neli tööpäeva enne pakkumuste esitamise tähtaega. Sõlmitava lepingu kohta avaldatakse vähemalt järgmine informatsioon:

5.7.1. hankelepingu objekt;

5.7.2. kontaktisiku   andmed,   kelle   poole   pöörduda   informatsiooni   saamiseks   ning pakkumuste esitamiseks;

5.7.3. tähtpäev, milleni pakkumusi saab esitada.

5.8. Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000  eurot,  esitatakse  20  päeva jooksul  peale lepingu  sõlmimist  riigihangete registrile riigihanke aruanne ja pärast lepingu lõppemist aruande lisa.

6. Väikehanke korraldamine

6.1. Väikehange on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on asjade ostmise ja teenuse tellimiste puhul väiksem kui 10 000 eurot ja ehitustööde puhul väiksem kui 30 000 eurot.

6.2. Väikehanke  korraldamisel  kohaldatakse  „Riigihangete  seaduse“  paragrahvis  3  sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks hankijale võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu.

6.3. Väikehanke läbiviimisel järgitakse järgmiseid reegleid:

6.3.1. konkurentsi  olemasolu  korral  ja  juhul,  kui  see  on  halduskoormust  arvestades otstarbekas, võetakse vähemalt kolm võrreldavat pakkumust. Võrreldavad pakkumused võib leida ka turul pakutavate samalaadsete asjade või teenuste avalikult kättesaadava info ning hinnavõrdluse teel;