Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa minkälaisia pilvipalveluna toteutettavia sähköisiä aulapalvelujärjestelmiä markkinoilla on, ja minkälaisia toiminnallisuuksia järjestelmät sisältävät. Vantaan kaupunki ja kaupungin tytäryhtiö VTK Kiinteistöt Oy käyttää aulapalvelua vieraiden kirjaamiseen Palveluun (tietojärjestelmään), josta on mahdollista tulostaa tuloste (tarra, vierailijakortti). Tällä tunnisteella voidaan identifioida tiloissa liikkuvat vieraat. Palvelua käytetään pääasiassa itsepalveluautomaattina. Automaattinen aulapalvelu hankitaan kokonaispalveluna, jossa on mukana järjestelmä, palvelin ja muut järjestelmän laitteet sekä niiden ylläpito ja huolto. Toimittajan vastuulla on järjestelmän hallinnointi, tilaajalla voi olla nimettyjä pääkäyttäjiä. Palvelun käytöllä tavoitellaan ensisijaisesti tilojen fyysisen turvallisuuden lisäämistä. Tällä tietopyynnöllä pyydämme yrityksiltä tietoja siitä, millä tavoin tarjolla olevissa ratkaisuissa toteutuvat alla kuvatut järjestelmän/palvelun toiminnallisuudet, ja tietoa siitä, mitkä toiminnallisuudet eivät ole toteutettavissa. Lisäksi pyydämme tietoja muista hankinnan ehtojen määrittelyihin vaikuttavista asioista, esim. hinnoitteluperusteista. Yrityksiä pyydetään antamaan vastauksensa siten, että ne vastaavat alla olevaa numerointia. Yleinen käytettävyys 1. Järjestelmän käyttö sekä isännän (kutsujan) että vierailijan näkökulmasta on oltava mahdollisimman sujuvaa ja yksinkertaista, sekä nopeaa. Sisäänkirjautuminen ja uloskirjautuminen käyvät joutuisasti. 2. Mahdollisissa virhetilanteissa järjestelmä antaa toimintaohjeet suoraan näytölle. 3. Laite, jolla vierailija asioi toimitilojen auloissa on jykevä tai kiinnitetty, ettei sitä voi helposti varastaa tai ettei se joudu ilkivallan kohteeksi vartioimattomissakaan tiloissa. Kokouskutsun lähettäminen 4. Järjestelmässä on integraatio Outlook-kalenterivarauksiin. Isäntä tekee kokousvarauksen Outlookissa kalenteriin, järjestelmä saa automaattisesti tiedon varauksesta, varatusta kokoustilasta ja osallistujista. Isännän ei tarvitse muistaa varausta tehdessään huomioida järjestelmää laisinkaan, vaan järjestelmä saa tiedon kokouksesta automaattisesti, kun varaus tehdään, ja se lähettää tarvittavat tiedot automaattisesti vierailijalle. Kokouskutsun vastaanottaminen 5. Kutsusta ilmenee kuka kutsuu, milloin ja mihin osoitteeseen. Noin vuorokautta ennen tapahtumaa, vieras saa sähköpostiinsa/puhelimeensa muistutusviestin, jossa kerrotaan jälleen tapahtuman perustiedot sekä lyhyt saapumisohjeistus. Kutsussa ilmoitetaan henkilökohtainen pin-koodi, viivakoodi tai vastaava. Laitteelle kirjautuminen ja uloskirjautuminen 6. Kirjautuminen, kun kokouskutsu on saatu sähköpostitse: Kirjautumiseen tarvitaan esimerkiksi kutsussa ilmoitettu henkilökohtainen pin-koodi, viivakoodi tai vastaava. Kirjautuminen pelkällä vierailijan nimellä tai kokouksen tiedoilla ei saa olla mahdollista. Järjestelmä lähettää viestin (tekstiviesti, sähköposti) isännälle kirjautumisesta, vierailijan tietämättä. Tunnistetarraan tulostuu ovikoodi tilaajan tiloihin. 7. Kirjautuminen ilman kokouskutsua: Vierailija valitsee järjestelmästä isännän, ketä on tulossa tapaamaan. Järjestelmästä ei voi valita henkilöä, joka on poistunut tilaajan palveluksesta. Järjestelmä lähettää viestin (tekstiviesti, sähköposti) isännälle kirjautumisesta, vierailijan tietämättä. Tunnistetarraan ei tulostu ovikoodia tilaajan tiloihin. Jos vierailija ei löydä isäntää järjestelmästä, vaihtoehtona voisi olla "en löydä henkilöä", ja tällöin viesti vieraan saapumisesta lähtisi etukäteen määritellylle henkilölle kiinteistössä, esimerkiksi vartijalle. 8. Vierailija ei missään tilanteessa näe muiden vierailijoiden tietoja järjestelmästä. 9. Isäntä tai muu henkilö voi suorittaa vieraiden kirjautumisen myös etukäteen. 10. Uloskirjautuminen onnistuu alkuperäisessä kutsussa olevalla pin-koodilla, viivakoodilla tai vastaavalla, tai tunnistetarraan tulostuvalla viivakoodilla tai muulla tunnisteeseen tulostuvalla koodilla. Vierailijalle tulostuva tunniste 11. Vierailijalle tulostuu kirjautumisen yhteydessä tunniste, esimerkiksi tunnistetarra, -paperi tai – kortti, joka sisältää vierailijan tiedot, kokouksen tiedot, isännän tiedot, mahdollisesti ovikoodin tilaajan tiloihin sekä tunnisteen viivakoodin tai vastaavan. 12. Järjestelmään on integroitu kamera, ja tunnisteeseen tulostuu myös kuva vierailijasta. Järjestelmä ei hyväksy liian tummaa kuvaa/kättä kameran edessä. Kirjautuminen ei saa olla mahdollista ilman pätevää kuvaa vierailijasta. 13. Järjestelmä voi ottaa jatkuvaa videokuvaa. Järjestelmän käyttöönotto 14. Lyhyt kuvaus palvelun käyttöönotosta ja siitä, mitä toimenpiteitä ja resursseja käyttöönotto vaatii tilaajalta. Käyttöönoton yleinen aikataulu (toimitusaika). Integraatiot 15. Integraatio Outlook-kalenterivarauksiin. 16. Integraatio ovijärjestelmiin: Vierailijalle lähtevässä kokouskutsussa ilmoitetaan ovikoodi, jolla vierailija pääsee sisään tilaajan kokoustiloihin. Ovikoodi on henkilökohtainen ja on käytettävissä vain rajatun ajan, tai jos ovikoodi on vierailijoille sama, se vaihtuu lyhyin väliajoin; turvallisuuden varmistamiseksi kiinteistössä. 17. Järjestelmän tiedot isännistä (tilaajan organisaatioon kuuluvista, kokouksiin kutsuvista henkilöistä): Jos mahdollista, järjestelmä tunnistaa automaattisesti tilaajan henkilöstön muutokset. Uuden henkilön tehdessä kokousvarausta muodostuu hänestä ja hänen tiedoista laitteelle uusi isäntä. Kun henkilö poistuu kaupungin palveluksesta (sähköpostiosoite poistuu käytöstä), ei häntä löydy enää järjestelmän isäntätiedoista, eikä näin ollen esimerkiksi kyseistä henkilöä voi valita isännäksi saavuttaessa tiloihin ilman kokouskutsua. Tietosuoja ja tietoturva 18. Millä tavoin järjestelmässä on huomioitu tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiat. Miten ja kuinka usein järjestelmä poistaa siihen tallentuneet vierailijoiden tiedot. Tilastointi ja raportointi 19. Kävijämäärätietojen ym. tilastointi/raportointi. Kuvaus järjestelmän tilastointi/raportointimahdollisuuksista. Mitä erilaisia raportteja järjestelmästä on mahdollista tuottaa? Etävalvonta 20. Palvelussa on automaatti/etävalvonta, jolla toimittaja valvoo palvelua ja tilaa mahdolliset korjaukset ja huollot. Hinnoitteluperusteet 21. Millä tavoin palvelu/siihen mahdollisesti liittyvät erilliset tuotteet on hinnoiteltu? Referenssit 22. Minkälaisia referenssejä yritys pystyy antamaan vastaavan järjestelmän toimituksista?