ERP 2030 - MARKEDSDIALOG (regnskap, økonomistyring, e-handel, HR, lønn)

Short description

Invitasjon til markedsdialog: ERP 2030
Trondheim kommune inviterer til markedsdialog i forbindelse med anskaffelse av ny(e) løsning(er) innen ERP og HR som skal helt eller delvis erstatte dagens løsninger innen:

• økonomistyring, regnskap, e-handel (Unit4 ERP)
• HR og lønn (Visma Multi)

Dagens avtale med Vivicta på ERP (Unit4) utløper 31.12.2030, og planen er at ny løsning skal settes i drift 01.03.2030. I tillegg skal det vurderes om HR og lønn skal være med i anskaffelsen. Kommunen ønsker derfor å sondere markedet for å sikre en fremtidsrettet løsning som understøtter våre strategiske mål og behov.

Vi søker løsninger der:

1. Ny teknologi legger til rette for forenklede og mer automatiserte arbeidsprosesser
2. Data tilgjengeliggjøres på en enkel måte for bedre virksomhetsstyring
3. Det er fokus på brukervennlige løsninger
4. Leverandøren ser kommunen som en strategisk samarbeidspartner for videre utvikling av løsningen
5. Det er gode integrasjoner mot andre løsninger

Om Trondheim kommune
Vi vil publisere følgende dokumenter (etterpubliseres i som tilleggsinformasjon i fanen "Kommunikasjon" i Mercellportalen), som vi anbefaler leverandørene å sette seg godt inn i:

• Organisering
• Teknisk infrastruktur
• Arkitektur - dagens løsning (integrasjoner og forsystem)

Om dialogprosessen
Dialogen er planlagt i flere faser for å sikre en god modning av kunnskapsgrunnlaget:

1. Innledende runde: Informasjon om leverandørenes løsninger, samt generelle tips, råd og innspill (se detaljer under).
2. Høringsrunder: To skriftlige høringer knyttet til kravspesifikasjon, tildelingskriterier og kontraktsbestemmelser.
3. Løpende avklaringer: Eventuelle løpende spørsmål / svar / avklaringer etter behov. 

All kommunikasjon og dokumentasjon i høringsrundene vil bli publisert som tilleggsinformasjon under «Kommunikasjon» i denne kunngjøringen

Tidsplan
Vi planlegger for følgende progresjon i anskaffelsen (forbehold om endringer):
2026:

• UKE 42-43: Innledende runde

2027

• UKE 10-12: Høring 1 
• UKE 17-18: Høring 2
• UKE 22 - Kunngjøring av konkurranse
• UKE 48 - Kontraktsinngåelse

Innledende runde

1. Skriftlig besvarelse: I forkant av 1:1 møter skal leverandørene sende inn skriftlige svar på spørsmålene. Svarene må være oss i hende snarest mulig, og senest 2 virkedager før 1:1 møte. Mal: Benytt dokumentene Svarskjema og Kartleggingsskjema (etterpubliseres i som Tilleggsinformasjon i fanen "Kommunikasjon" i Mercellportalen). 
2. 1:1 møter: Vi inviterer til digitale møter hvor leverandører får anledning til å demonstrere sine løsninger opp mot kommunens behov, og vi kan stille oppfølgingsspørsmål til det skriftlige materialet. Tilgjengelig tidspunkter: 

• Tirsdag 13/10
• Onsdag 14/10
• Torsdag 15/10
• Fredag 16/10 (kl. 9 er booket)
• Mandag 19/10 (hele dagen er booket)
• Tirsdag 20/10 (hele dagen er booket)
• Onsdag 21/10 (hele dagen er booket)
• Torsdag 22/10 (kl. 11.30 og kl. 14 er booket)
• Fredag 23/10 (kl. 9 er booket)

Alle dagene har vi følgende tidspunkt (2 timer pr. tidspunkt):

• Kl. 09.00-11.00
• Kl. 11.30 - 13.30
• Kl. 14.00-16.00

For leverandører som kan levere flere deler av løsningen, aksepterer vi at det bookes opptil 3 møter. Det kan da bookes møter for:

• regnskap og økonomi
• e-handel
• HR og lønn 

Påmelding: Send melding via kommunikasjonsfanen med ønske om dag og tidspunkt.

Vi takker for interessen og ser frem til konstruktive innspill fra markedet.