Bergen kommune skal anskaffe ny innkjøpsløsning (eHandel/bestillingsløsning), levert som en skytjeneste. Ny løsning skal erstatte dagens bestillingsløsning (UNIT4 ERP, UBW Økonomi/e-Procurement), som kommunen har benyttet siden 2022. Dagens løsning er innlemmet i kommunens økonomisystem, men Bergen kommune skal nå anskaffe en selvstendig innkjøpsløsning hvor nødvendig dataflyt løses gjennom integrasjoner.
Avtalen omfatter innføring og tilrettelegging, herunder opplæring og etablering av integrasjoner. I tillegg omfatter avtalen drift/forvaltning, videreutvikling og brukerstøtte.
Det er behov at Løsningen støtter følgende hovedprosesser og funksjonsområder:
- Behovsmelding, herunder registrering av innkjøpsbehov og bruk av innkjøpslister.
- Bestilling, herunder opprettelse, endring, oppfølgning og godkjenning av bestilling, samt automatisk generering av ordre basert på godkjente behov.
- Varemottak, herunder registrering av mottatte varer og tjenester, kontroll mot ordre og registrering av retur.
- Rapportering og analyse.
- Bruk av ulike EHF-formater, herunder EHF katalog, EHF Ordre, EHF Faktura, EHF Punchout, EHF Ordrebekreftelse og EHF Pakkseddel.
- Støtte på mobile arbeidsflater/mobile klienter.
- Rollebasert arbeidsflate.
- Integrasjoner og utveksling av data og informasjon mellom ulike løsninger.
Løsningen skal dekke kommunens behov fra behov oppstår til varemottak er gjennomført. Håndtering av faktura, fakturamatching og betaling av faktura vil skje i Bergen kommunes økonomiløsning.
Et systemskifte innebærer en stor mulighet for Bergen kommune til å få en IKT-løsning, som ikke bare dekker grunnleggende funksjonalitet for innkjøpsområdet, men som støtter moderne og effektive bestillingsprosesser og som sikrer best mulig utnyttelse av ressursene.
Leverandøren skal tilby ytelser og løsning/skytjeneste som dekker behov og krav som framgår av SSA-Skyavtalen med bilag og vedlegg.
Bergen kommune ønsker også tilleggstjenester som konsulentbistand/rådgivning, opplæringstjenester utover behovet i forbindelse med etablering av tjenesten og mulighet for utvidet brukerstøtte.
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Bergen kommune ved Byrådsavdeling for finans.