Silkeborg Kommune annoncerer hermed leveringen og efterfølgende vedligeholdelse af løsning til understøttelse af møder med integration til kommunens ESDH-system, GetOrganized.
I GetOrganized opretter sagsbehandlerne dagsordenpunkter og tilknytter bilag og sender dagsordenpunkterne til GetOrganized’s mødemodul, ”Mødeorganiseringen”. Herefter danner en række administrative medarbejdere, kaldet mødeadministratorer, dagsordener og efterfølgende beslutningsprotokoller.
Mødeadministratorerne formidler dagsordener og beslutningsprotokoller til mødedeltagerne ved at uploade dokumenter til en ftp-server, hvorefter mødedeltagerne downloader dokumenterne til deres pc’er. Mødeadministratorerne publicerer endvidere dagsordener og beslutningsprotokoller fra Mødeorganiseringen via en integration til kommunens hjemmeside.
Modul til afholdelse af møder
Kommunen ønsker tilbud på et modul til afholdelse af møder. Det vil sige et modul, som mødeadministratorerne kan bruge til at publicere dagsordener m.v. til mødedeltagerne, og som understøtter mødedeltagernes forberedelse og deltagelse i møder.
Modulet skal integreres til GetOrganized, således at de dagsordener m.v., der dannes i Mødeorganiseringen, kan overføres til modulet til afholdelse af møder.
Modul til dannelse af dagsordener (option)
Derudover skal tilbudsgiver give tilbud på et modul til dannelse af dagsordener (obligatorisk option), det vil sige et modul, som mødeadministratorerne kan bruge til at samle dagsordener og beslutningsprotokoller.
Modulet skal kunne integreres til GetOrganized, således at sagsbehandlerne kan danne dagsordenpunkter i eller fra GetOrganized samt tilknytte bilag fra GetOrganized til dagsordenpunkterne.
Kommunen vil ikke i første omgang benytte modulet til dannelse af dagsordener, men ønsker mulighed for at tilkøbe det senere, hvis det ønskes.
Kommunen accepterer ikke tilbud med en kontraktværdi, jf. udbudsdirektivet, i de første 4 år, som overstiger udbudstærskelværdien på 1.541.715 kr.