Hankinnan kohteena on Trafin tapahtumajärjestäjän palveluiden puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja.
Hankinnan tavoitteena on hankkia Trafille laadukas ja ammattitaitoinen, ns. täyden palvelun tapahtumajärjestäjä, joka huolehtii mm. sidosryhmätilaisuuksien ja henkilöstötapahtumien järjestämisestä. Yhteistyön määrä ja sisältö vaihtelevat tapahtumittain. Tapahtumajärjestäjän vastuulla saattaa olla joko koko tapahtuman toteutus tai vain ennakkoon sovittu osa siitä.
Trafi järjestää vuosittain noin 15 tilaisuutta, joissa tapahtumajärjestäjän palveluita mahdollisesti käytetään. Tapahtumat ovat luonteeltaan esim. seminaareja, ajankohtaisinfoja, ohjelmallisia sidosryhmätilaisuuksia, juhlatilaisuuksia ja virkistyspäiviä. Tilaisuuksiin osallistuu 50–500 henkilöä, joista osa voi olla ulkomaalaisia.
Valittavalta sopimuskumppaniltamme odotamme erityisesti vakuuttavia referenssejä, yhteistyökykyä, korkeaa laatutasoa, tapahtumajärjestämiseen liittyvien trendien seuraamista ja tuntemista, ideointikykyä, tyylitajua, toimivaa alihankintaverkostoa ja hyvää suomen kielen suullista sekä kirjallista ilmaisutaitoa. Tapahtumien järjestämisessä tulee noudattaa kestävän kehityksen periaatteita.
Hankinta sisältää Trafin ohjeiden mukaan yksittäisten tapahtumien suunnittelun, toteutuksen sekä ohjauksen sopimuskaudella.
Valittava tapahtumajärjestäjä huolehtii kokonaisvaltaisesti (ellei toisin ole kirjallisesti sovittu) kaikista tapahtumiin liittyvistä järjestelyistä sekä palvelu- ja tuotehankinnoista, joita ovat esimerkiksi tilat, tarjoilut, esiintyjät, tekniikka, tallennus, somistus, kutsu- ja palauteprosessi sekä toteutuksen valvonta. Kaikkiin hankittaviin tapahtumiin ei välttämättä sisälly kaikkia edellä mainittuja palvelu- ja tuotehankintoja. Tapahtumajärjestäjältä hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1.
Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan palvelua suomen kielellä. Kaikki Tilaajan ja valitun Toimittajan välinen asiointi hoidetaan suomeksi.
Puitejärjestelyjen perusteella tehtävien yksittäisten toimeksiantojen arvo on enintään 100 000 euroa (ALV 0 %). Toimeksiantojen vuosittainen yhteenlaskettu arvioitu määrä on enintään 500 000 euroa (ALV 0 %). Tämä sisältää mm. tilavuokrat, tarjoilut ja ohjelmat.
Ks. tarkemmin tarjouspyyntö.