Lyhyt kuvaus
Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan kutsu markkina-vuoropuhelutilaisuuteen, jonka avulla kartoitetaan markkinoita ja valmistellaan mahdollista tulevaa kilpailutusta. Hankintayksikkö voi käyttää teknisen vuoropuhelun vastauksia tulevan hankinnan suunnittelussa. Osallistuminen vuoropuheluun ei ole edellytys mahdolliseen myöhemmin toteutettavaan kilpailutukseen osallistumiselle eikä sido siihen osallistuvia tahoja. Vuoropuheluun osallistuneille tahoille ei makseta korvausta.
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia valmistelee hankintaa sähköisestä arkistointi-ratkaisusta virallisille asiakirjoilleen. Tulevan arkistoratkaisun on sovelluttava julkishallinnon toimijan asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen (SÄHKE2-sertifioitu). Arkistointiratkaisun yhteyteen tarvitaan vahvaan sähköiseen tunnistamiseen pohjautuva sähköinen allekirjoitus (L617/2009). Arkistointiratkaisun on tuettava Gradian TOS:ia, joka rakentuu samaan aikaan vaiheittain sähköisen arkiston käyttöönoton yhteydessä. Tulevan arkistoratkaisun on tarjottava myös tehokas ja helppokäyttöinen hakutoiminnallisuus, joka hakee asiakirjoja ja muuta sisältöä sähköisestä arkistosta ja on upotettavissa esimerkiksi Gradian SharePoint-teknologialla toteutettuun henkilöstön intranetiin.
Arkistointiratkaisuun on voitava tuoda arkistoitavia asiakirjoja lukuisista eri järjestelmistä sekä erillisinä tiedoistoina. Liitteenä tulevaa hankintaa avaavaksi kuvaksi tarkoitettu luonnos Gradian sähköisen arkiston kokonaisuudesta.
Jyväskylän koulutuskuntayhtymän tavoitteena on käynnistää Gradian sähköisen arkiston hankinta kuluvana kesänä ja käyttöönottoprojekti syksyllä 2020.
Gradia on hankkimassa sekä A) sähköistä arkistoratkaisua että B) sähköisen allekirjoitus-palvelun. Tarjoaja voi tarjota meille palvelua A, B tai molempia. Nyt käynnistettävän markkinavuoropuhelun tavoitteena on auttaa meitä julkaisemaan mahdollisimman hyvä tarjouspyyntö.
Sähköinen arkistoratkaisu/-palvelu tulee kattamaan kaiken Gradian virallisen dokumentti-aineiston, jota syntyy useassa eri järjestelmässä.
Kokonaisuutta ja dokumenttityyppejä on hahmoteltu liitteenä olevalla kuvalla (liite 1).