Tietopyynnön avulla kartoitetaan markkinaa ja haetaan hankinnan valmiseteluun tarvittavia tietoja. Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri suunnittelee tehtävän vaativuuteen perustuvan palkkatasojärjestelmän ylläpito-ohjelman hankkimista. Ohjelman käyttötarkoitus on tehtävän vaativuuden arviointi ja sen perustella vaativuus- ja palkkatason määrittäminen. Ohjelmalla laaditaan tehtäväkuvaus, jossa käytetään strukturoitua lomaketta, ja sitä on pystyttävä muokkaamaan organisaatioon sopivaksi. Tehtäväkuvaus lähetetään arvioitavaksi palkkatyöryhmälle ohjelman kautta, ja palkkatyöryhmä tekee tehtävän vaativuuden arvioinnin. Palkkatyöryhmä tekee vaativuuden arvioinnin strukturoidulla pohjalla, jossa on päävaativuustekijät ja alavaativuustekijät. Näitä on pystyttävä muokkaamaan organisaatiossa. Vaativuuden arvioinnin päävaativuustekijät ja alavaativuustekijät pisteytetään ja päävaativuustekijöille annetaan painopistearvot. Ohjelmaa käyttävät usean tason esimiehet, henkilöstöhallinto ja palkkatyöryhmä. Käyttöoikeudet tarvitaan: •pääkäyttäjille •kirjoitusoikeus tehtäväkuvausosioon (esimiehille) •katseluoikeus (arviointiryhmälle, ylihoitajalle) •laajat käyttöoikeudet muutamalle henkilölle Ohjelmalta edellytetään ison tietosisällön käsittelymahdollisuutta (noin 30 000 henkilön tiedot) ja verkkoympäristössä toimimista. Rakenne: •2-3 osiota eri käyttöoikeuksin (roolit), taustalle laskenta (laskee pisteet, jotka määrittelevät luokan) •Tehtäväkuvauslomake •Keskeiset tehtäväkokonaisuudet •Arviointimatriisi, valmiit fraasit (rasti-ruutuun) + vapaa tekstikenttä •Arkisto; historiatieto, helppo löytää verrokit (hakusanalla, hae samanlaiset, nimikkeet, vastaavat arvioinnit, tasot) •Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointilomake •Etusivulla helppo, selkeä navigaatio: ”lisää uusi tehtävä”, ”uudelleen arviointipyyntö” jne •Yhteys henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään (palkkamoottori) (automaattinen haku: nimi, nimike, henkilönumero, hinnoittelutunnus, tehtäväkohtainen palkka ja mahdollisesti myös muita palkkatekijöitä. •Uudelleen arviointipyynnöt (+ täydennys/lisätietopyyntö) •Esimies näkee kirjautuessaan hänelle kuuluvat tehtäväkuvat, käsittelemättömät löytyy helposti •Lähettäessä syntyy loki / historia •Näkyvillä aina viimeisin versio •Ilmoitus Palkkatyöryhmälle uudesta arvioinnista (sähköpostiin tieto)ja täydennyspyynnöstä arviointipyynnön lähettäjälle •Tehdystä päätöksestä tieto automaattisesti esimiehelle, klinikkasihteerille, päättäjälle •Mahdollisuus lisätä liitteitä (esim. tehtyjä vipsejä) •Raportointimahdollisuus kts alla •Työkalun muokkautuminen muihin palkkaryhmiin (muutokset arviointimatriisiin) Raportointi: •Paljonko tehty arviointeja, miten muutettu, vertailutiedot, vaativuustasot •Profiilit (nimikkeittäin, vaativuustekijöittäin, tasoittain) •Miten palkkausjärjestelmä kehittyy; poikkileikkaukset, esimerkiksi näin paljon 3-tason tehtäviä •Vajeet / ylitykset