Patentstyret har i sitt bortsettingsarkiv store mengder eldre arkivmateriale og avsluttede arkiver. Dette arkivmaterialet skal ordnes, registreres, klargjøres for avlevering og avleveres til Riksarkivet. Patentstyret ønsker derfor bistand på tjenester knyttet til ordning av arkiv. Vi ønsker tjenester både i form av ordning av arkiv, i form av rådgivningstjenester for ordning av arkiv og annet og i form av praktisk gjennomføring av ordning av arkiv.
Det vises til vedlagt vedtak fra Riksarkivet av 28. November 2008.
Nærmere presisering av oppdraget:
• Planlegge avlevering av arkivmateriale som det foreligger bevaringsvedtak på til Riksarkivet og praktisk gjennomføring av avleveringer.
• Tilrettelegge for kassasjon som det foreligger kassasjonsvedtak på
Patentstyret bruker arkivprogrammet Asta5 til registrering av ordnet, eldre arkivmateriale. Den som får oppdraget skal derfor benytte dette programmet ved registrering av det ordnede materialet.
Patentstyret ønsker en fast kontaktperson hos leverandøren og fast personell som arbeider med arkivmaterialet ved Patentstyret.
Patentstyret benytter Arkivinformasjonssystemet Asta 5. Leverandøren må ha god kunnskap og erfaring knyttet til dette systemet.
Leverandøren må kunne utføre oppdrag på maksimalt 4 ukers varsel. Det bes om minimum 2 dedikerte nøkkelpersoner.
Det vil inngås en rammeavtale primært om nevnte tjenester knyttet til ordning av arkiv og rådgivningstjenester i forhold til arkiv. Patentstyret forbeholder seg imidlertid retten til også å kjøpe andre relaterte tjenester av leverandøren hvis det ansees hensiktsmessig.
Omfanget av avtalen er estimert til mellom 1 og 2 millioner kroner eks. mva. på hele kontraktsperioden. Avtalens varighet er 2 år med 1+1 års opsjon. Det understrekes at kostnadsrammen kun er et estimat og at oppgjør vil skje på grunnlag av avrop i rammeavtalen, ikke estimatet i kostnadsrammen.