Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

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Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.

Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.

Allgemeine Anforderungen an die angebotene DMS-Lösung

Für alle angebotenen Softwarekomponenten stehen durchgängig Anwenderoberflächen, Anwenderdokumentationen inkl. Administrationshandbücher und Anwenderhilfen in deutscher Sprache zur Verfügung.

Der DMS Standard-Client stellt alle folgenden Funktionen zur Unterstützung der Zugänglichkeit zur Verfügung:

•Anpassung Schriftgröße

•Anpassung von Kontrasten zwischen Schrift und Hintergrund

•Eindeutige Fenster- bzw. Seitentitel

•Tastatursteuerung der Funktionen

•Aufruf der Funktionen über Shortcuts

•Integrierte Hilfefunktionen/ integriertes Anwenderhandbuch

Das DMS verfügt über Funktionen zur Verwaltung von individuellen Aktenplänen oder von Standard-Aktenplänen (z.B. KGST-Aktenpläne).

Das DMS verfügt über Funktionen zur Aussonderung von Akten, Vorgängen und Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Das DMS stellt eine für Kunden nutzbare Standardfunktion für den Massenexport von Dokumenten und den dazugehörigen Metadaten von allen vorhandenen Dokumenten zur Verfügung.

Das DMS verfügt über eine Rendering Funktion, die das systemunterstützte Konvertieren von Dokumenten in PDF und PDF/A ermöglicht.

Das DMS verfügt über eine integrierte Vorlagenverwaltung auf Basis von MS Word 2016

Support

Der Bieter stellt für alle Komponenten der angebotenen Lösung während der gesamten

Vertragslaufzeit einen deutschsprachigen Support (Muttersprache oder Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß den Kriterien des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens) auf allen fachlichen und technischen Kommunikationsebenen zur Verfügung.

Der Support des Bieters ist für alle Komponenten der angebotenen Lösung zumindest an Arbeitstagen in Hessen in der Zeit zwischen 08:30 und 16:30 Uhr (CET) erreichbar.

Eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Support via E-Mail und Telefon ist in dem genannten Zeitraum jederzeit möglich.

Die Reaktionszeit des Bieters bei Support-Anfragen für alle Komponenten der angebotenen Lösung mit höchster Priorität (Betriebsverhindernder Mangel) beträgt max. 4 Stunden.