Hankinnan kohteena on Raahen kaupungin käyttöön tuleva sähköinen osallisuusalusta SaaS-palveluna (Software as a Service). Alustan kautta toteutetaan ensin osallistuvan budjetoinnin prosessi ja jatkossa alustan kautta arvioidaan toteutettavan 5–10 vuorovaikutteista prosessia vuodessa. Tällaisia ovat esimerkiksi liikunta-, ulkoilu- ja kaupunkialueiden suunnitteluprosessit sekä erilaiset kaupungin palvelujen kehittämisprosessit. Alusta tulee toimimaan asukkaiden keskitettynä osallistumis- ja vaikuttamiskanavana ja se mahdollistaa vuoropuhelun kaupunkiorganisaation, asukkaiden, järjestöjen ja yhteisöjen välillä.
Tarjouksen tulee sisältää palvelun toimitus- ja käyttöönottoprojekti, tarvittavat ohjelmisto- ja käyttäjälisenssit, järjestelmä- ja versiopäivitykset, koulutukset, tuotantokäytön tuki- ja ylläpitopalvelut sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut.
Tilaajan tavoitteena on tehdä päätös sähköisen alustan hankinnasta joulukuussa 2022. Käyttöönottoprojekti on aikataulutettu alkavaksi 01/2023. Käyttöönotto vaiheistetaan siten, että ensimmäisenä varmistetaan ja toteutetaan osallistuvan budjetoinnin (osbu) prosessi. Aloitteiden kerääminen kuntalaisilta alkaa jo tammikuussa 2023. Aloitteiden yhteiskehittely ja kommentointi tulee olla mahdollista helmikuussa, äänestys suoritetaan maaliskuussa 2023. Osbu-prosessin osalta Suomi.fi- tunnistautumisen on oltava käytössä viimeistään maaliskuussa 2023. Muut prosessit ja toimialat etenevät tarvittaessa vaiheessa kaksi. Käyttöönottoprojektiin sisältyy siten osbu-prosessin vastuuhenkilön koulutus vaiheessa 1 ja muiden käyttäjien koulutus vaiheessa 2.
Valitun toimittajan kanssa laaditaan sopimus, joka on voimassa 24 kk. Varsinaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, kuuden (6) kuukauden molemminpuolisella irtisanomisajalla, ellei sopimusta sanota irti varsinaisen sopimuskauden aikana. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.
Tarjoukset on toimitettava sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista (
https://tarjouspalvelu.fi/raahe) 12.12.2022 mennessä. Kilpailutusjärjestelmä sulkeutuu klo 12:00, eikä järjestelmä ota vastaan myöhästyneitä tarjouksia.
Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on lähetettävä 5.12.2022 klo 12:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Raahen kaupungin käyttöön tuleva sähköinen osallisuusalusta SaaS-palveluna (Software as a Service). Hankinta sisältää palvelun toimitus- ja käyttöönottoprojektin, tarvittavat ohjelmisto- ja käyttäjälisenssit, järjestelmä- ja versiopäivitykset, koulutukset, tuotantokäytön tuki- ja ylläpitopalvelut sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut.
Hankittava palvelu tulee toimimaan asukkaiden keskitettynä osallistumis- ja vaikuttamiskanavana ja se mahdollistaa vuoropuhelun kaupunkiorganisaation, asukkaiden, järjestöjen ja yhteisöjen välillä. Alustaa käytetään kaupungin hallintokuntien osallistamisen työkaluna erilaisten suunnitelmien, toimenpiteiden ja hankkeiden esittelyssä ja yhteiskehittämisessä. Toimialueet järjestävät alustalla esimerkiksi erilaisia määräaikaisia kyselyjä, äänestyksiä, ideointeja ja keskusteluja. Alustan kautta toteutetaan esimerkiksi liikunta-, ulkoilu- ja kaupunkialueiden ideointi- ja suunnitteluprosesseja sekä erilaisia kaupungin palvelujen kehittämisprosesseja. Alkuvaiheen jälkeen alustan kautta arvioidaan toteutettavan 5–10 vuorovaikutteista prosessia vuodessa.
Alustan käyttö aloitetaan vuonna 2023 Raahen kaupungin lähidemokratiatoimikunnan hallinnoiman osallistuvan budjetoinnin toteutuksella (1 kierros / vuosi). Osallistuvan budjetoinnin vaiheita ovat 1) ideoiden ja aloitteiden kerääminen kaupunkilaisilta, 2) aloitteiden toteutettavuuden hallinnollinen arviointi, 3) aloitteiden yhdistäminen, yhteiskehittely ja kommentointi kaupunkilaisten kanssa, 4) äänestys toteutuskelpoisten aloitteiden kesken, 5) tulosten julkaiseminen ja 6) valittujen kohteiden toteutuksen seuranta. Alustan pitäisi mahdollistaa organisaatiolle looginen prosessin hallinta ja kaikille asukkaille tasa-arvoinen osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuus.
Alustan käyttäjinä ja prosessien omistajina ovat kaikki Raahen kaupungin toimialueet, arviolta käyttäjiä on 10–15. Käyttäjistä kaksi on pääkäyttäjiä. Käyttäjämäärää on kyettävä tuotantokäytössä lisäämään tai vähentämään tarpeen mukaan. Tarjouksessa ilmoitetaan käyttäjämäärän ja sen muutosten vaikutus hinnoitteluun. Koska käyttäjien tietotekninen taso vaihtelee suuresti, palvelulta edellytetään helppokäyttöisyyttä. Koulutuksen jälkeen käyttäjien pitäisi kyetä toimimaan alustalla varsin itseohjautuvasti. Alustan on tarjottava käyttäjille mahdollisuus tuottaa asukkaille käytettävyydeltään, toimivuudeltaan ja saavutettavuudeltaan riittäviä toiminnallisuuksia ja sisältöjä.
Asukkaat toimivat alustalla prosessista tai prosessin osasta riippuen anonyymisti tai vahvan tunnistautumisen kautta.
Hankinnan turvallisuustasot
Hankinnan turvallisuustasoja on arvioitu Julkisen hallinnon tietoturvallisuuden arviointikriteeristön (Julkri) suosituksen pohjalta.
Luottamuksellisuuden taso: Julkinen, osin salassa pidettävä. Alustan kautta esitetään ainoastaan julkisia sisältöjä. Tiettyihin prosesseihin liittyy kuitenkin osioita, joiden tiedot saavat olla ainoastaan kyseiseen prosessiin oikeutettujen käyttäjien käytettävissä. Esimerkiksi kirjautumisen tai tunnistautumisen kautta toteutetun äänestyksen henkilötiedot eivät saa paljastua sivullisille.
Eheyden taso: Normaali. Tiedon häviäminen tai muuttuminen aiheuttaa kohtuullista haittaa. Tiedon muutokset on kyettävä havaitsemaan ja niistä voidaan toipua.
Saatavuustaso: Normaali. Tiedon saatavuuden osalta pystytään hyväksymään enintään päivien mittaisia häiriöitä.