Hankinnan kohteena on Raahen kaupungin käyttöön tuleva sähköinen arkistointijärjestelmä SaaS-palveluna (Software as a Service). Arkistoratkaisun on noudatettava SÄHKE2-vaatimuksia ja ratkaisulla on oltava avoin rajapinta. Järjestelmää käytetään pitkään ja pysyvästi säilytettävälle sähköiselle aineistolle.
Sähköisen arkistointijärjestelmän hankinta sisältää myös toimitus- ja käyttöönottoprojektin, tarvittavat ohjelmisto-/käyttäjälisenssit, tuotantokäytön tuki- ja ylläpitopalvelut, järjestelmä- ja versiopäivitykset, koulutukset sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut.
1. Nykytila
Raahen kaupungilla ei ole käytössä sähköistä, pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettua tietojärjestelmää. Raahessa on käytössä Innofactor Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmä, mihin on integroitu Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ). Raahen kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on valmis, mutta se ohjaa ainoastaan asianhallintajärjestelmää. Operatiivisten järjestelmien taustalla ei ole tiedonohjaussuunnitelmaa.
Arkistohankinnan yhteydessä ei vaihdeta tiedonohjausjärjestelmää, vaan tulevan arkistoratkaisun on tarvittavissa määrin hyödynnettävä nyt käytössä olevaa TOS:a ja/tai tiedonohjausjärjestelmää.
2. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on sähköinen arkistointijärjestelmä Raahen kaupungille. Hankinta sisältää myös palvelun toimitus- ja käyttöönottoprojektin, tarvittavat ohjelmisto-/käyttäjälisenssit, tuotantokäytön tuki- ja ylläpitopalvelut, järjestelmä- ja versiopäivitykset, koulutukset ja erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut.
Toimitus- ja käyttöönottoprojekti sisältää aineistosiirrot Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmästä ja Prima-palkkajärjestelmästä. D10:stä siirretään sinne migroitu, Dynasty 6.4 -järjestelmän aineisto. Primasta siirretään arkistoon palkkakortit vuodesta 2019 eteenpäin. Tiedonsiirrot hoidetaan Raahen kaupungin käytössä olevan integraatioalustapalvelun kautta. Integraatioalustapalvelun tuottaa Joki ICT Oy. Muiden operatiivisten järjestelmien tiedonsiirrot hoidetaan käyttöönottoprojektin jälkeen erillisen tilauksen ja aikataulun mukaisesti.
Hankinnan toteutustapana on SaaS-palvelu palvelutoimittajan tai tämän alihankkijan ylläpitämästä konesalista. Arkistojärjestelmältä edellytetään SÄHKE2-vaatimusten noudattamista ja avointa rajapintaa.
Arkistointijärjestelmää tulevat käyttämään Raahen kaupungin arkiston, tietopalvelun ja kirjaamon työntekijät. Käyttäjien lukumäärä on käyttöönottovaiheessa viisi (5), mutta tarvittaessa käyttäjämäärää on kyettävä tuotantokäytössä lisäämään tai vähentämään tarpeen mukaan.
3. Hankinnan turvallisuustasot
Hankinnan turvallisuustasoja on arvioitu Julkisen hallinnon tietoturvallisuuden arviointikriteeristön (Julkri) pohjalta.
Luottamuksellisuuden taso: Luottamuksellisuudella viitataan tiedon ominaisuuteen, missä tieto on vain sen käyttöön oikeutettujen käytettävissä, eikä se paljastu sivullisille. Arkistoratkaisulta vaadittava luottamuksellisuuden taso on salassa pidettävä. Erikseen on huomioitava, että tietoaineistot sisältävät henkilötietoja (myös arkaluonteisia henkilötietoja).
Eheyden taso: Arkistoratkaisulta vaadittava eheyden taso on tärkeä. Tiedon häviäminen tai muuttuminen aiheuttaa merkittävää haittaa organisaatiolle.
Saatavuustaso: Arkistopalvelussa tiedon saatavuuden tasoksi on määritelty normaali. Tiedon saatavuuden osalta pystytään hyväksymään enintään päivien mittaisia häiriöitä.
4. Aikataulu
Tarjoukset on toimitettava sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista (
https://tarjouspalvelu.fi/raahe) 7.11.2022 mennessä. Kilpailutusjärjestelmä sulkeutuu klo 12.00, eikä järjestelmä ota vastaan myöhästyneitä tarjouksia.
Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on lähetettävä 31.10.2022 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset.
Toimittajat esittelevät sähköisen arkistopalvelunsa tilaajalle viikoilla 45–46 Teams-palaverissa. Raahen kaupungin hankintapalvelut lähettää toimittajille kalenterikutsut tilaisuuteen. Tilaisuudet on aikataulutettu päiville 9.11.2022, 11.11.2022, 16.11.2022 ja 17.11.2022. Yhden toimittajan esittelytilaisuus kestää 1,5 tuntia.
Tilaajan tavoitteena on tehdä päätös sähköisen arkiston hankinnasta marras-joulukuussa 2022. Käyttöönottoprojekti on aikataulutettu alkavaksi 12/2022 tai 01/2023.