Kort beskrivelse af opgaven:Ballerup kommune har udbudt rammeaftale vedrørende indkøb af elektroniske låse, tilhørende administrationssystem samt snitflade til Ballerup Kommunes identitetsstyring.
Rammeaftalen løber fra rammeaftalens indgåelse og 4 år frem. Rammeaftalen kan i rammeaftalens løbetid af begge parter opsiges med 6 måneders varsel. Rammeaftalen er ikke-eksklusiv.
Udbuddet gennemføres i henhold til udbudslovens afsnit IV (jf. Lov nr. 1564 af 15/12/2015) og Bekendtgørelse om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse jf. BEK nr. 1572 af 30/11/2016.
Øverst på formularen
Udbuddet gennemføres efter udbudsformen begrænset udbud. Interesserede firmaer kan ansøge om at blive prækvalificeret som tilbudsgiver. Kun prækvalificerede firmaer vil efterfølgende blive opfordret til at afgive tilbud på grundlag af udbudsmaterialet.
Nederst på formularen
De elektroniske dørlåse skal anvendes til Ballerup Kommunes borgere, som bor i eget hjem og hvor hjemmeplejen har brug for at kunne få adgang til borgerens bolig.
Leverandørens låsesystem skal integreres med Ballerup Kommunes identitetsstyringssystem (forkortet BIS).
Det elektroniske låsesystem skal sikre adgang til borgerens hjem hele døgnet med mulighed for afgrænsning og styring af adgangen til det enkelte hjem og dermed give borgeren en større tryghed.
Kommunen skal løbende kunne oprette og nedtage borgere/brugere i det elektroniske låsesystem.
Udbuddet omfatter indkøb og levering af ca. 250 elektroniske låseenheder til borgerdøre, ca. 100 til opgangsdøre samt levering, drift og vedligeholdelse af det tilhørende IT-system og brugerfladen til administration af låseenhederne samt snitflade til BIS. Ballerup Kommune står selv for opsætning og nedtagning af låseenheder.
Hjemmeplejen har ca. 400 medarbejdere, og derudover vil der være eksterne leverandører, som også skal have adgang til borgernes hjem. Alle medarbejdere har i dag ID-adgangskort, der anvendes til forskellige ting i kommunen (eksempelvis åbne kommunens døre, print, vask). Disse adgangskort bæres synligt udvendigt på tøjet. Alle medarbejdere på nær 150 sygeplejersker har i dag smartphone (typer: Iphone 4S, 6S+), som typisk bæres i lommer eller tasker. De 150 sygeplejersker har tablets (type Ipad Air, Ipad Air 2, Ipad 2017), som bæres i tasker.
Det overordnede tildelingskriterium for dette udbud er bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor pris vægter 40 % og løsningsbeskrivelse herunder fremgangsmåde og metode vægter 60 %.
Prækvalifikation:Ballerup Kommune prækvalificerer 3 tilbudsgivere i dette udbud. Kun prækvalificerede tilbudsgivere vil blive opfordret til at afgive tilbud på grundlag af udbudsmaterialet.
Ansøger besvarer i forbindelse med afgivelse af ansøgning om prækvalifikation udvælgelseskriterierne i Mercell:
1) Tro- og loveerklæring:
Ansøger udfylder og uploader ansøgningen vedlagte tro- og loveerklæring, som ligger i Mercell. Ansøger erklærer i tro- og loveerklæringen ikke at være omfattet af obligatoriske udelukkelsesgrunde jf. udbudslovens § 135 stk. 1 nr. 1-6, § 135 stk. 3 samt en frivillig udelukkelsesgrund i § 137 stk. 1 nr. 2.
2) Samlet årsomsætning:
Ansøger skal have en generel omsætning på minimum 1 mio. kr. inden for det senest afsluttede regnskabsår. Den generelle omsætning i det senest afsluttede regnskabsår oplyses.
3) Finansielle nøgletal:
Tilbudsgiver skal have positiv egenkapital i senest afsluttede regnskabsår. Egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår oplyses.
4) Referencer:
Ansøger skal i forbindelse med afgivelse af ansøgning om prækvalifikation som minimum vedlægge/beskrive 2 relevante referencer inden for det udbudte område inden for de seneste 3 år. En relevant reference vedrører levering af elektroniske låse samt drift af tilhørende administrationssystem. Vedlægger ansøger mere end 2 relevante referencer vil ordregiver kun vurdere 2 referencer.
Ansøgers referencer bør indeholde beskrivelse af opgaven/referencen, kunden (modtageren), kontraktens værdi, og kontraktens varighed.
Bemærk at beskrivelsen af opgaven/referencen bør målrettes vurderingskriterierne a) - e) som er grundlaget for ordregivers prækvalifikation af de 3 bedst egnede ansøgere. Ordregiver vægter i denne forbindelse referencer, som bedst demonstrerer erfaring med –
a) driftssikkerhed.
b) brugervenlig for medarbejdere i forhold til at benytte administrationssystemet samt den adgangsgivende enhed.
c) sikkerhed fysisk og teknisk i løsningen.
d) teknisk og organisatorisk implementering.
e) snitflader og integrationer.
Ordregiver foretager prækvalifikation/udvælgelse af de 3 bedst egnede ansøgere blandt ansøgende firmaer, som erklærer ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde nævnt i vedlagte tro- og loveerklæring og som opfylder mindstekrav til omsætning, egenkapital og referencer.
Ordregiver forbeholder sig ret til at eftertjekke referencer.
Udbudstidsplan og spørgsmål i prækvalifikationsfasen:De vigtigste frister for dette udbud:
- ansøgning om prækvalifikation mandag d. 9. juli kl. 13.
- ordregiver gennemfører og meddeler prækvalifikation i uge 31.
- frist for afgivelse af tilbud forventes i uge 35.
Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation" i Mercell. Svar fra Ordregiver kan ses under fanen ”Kommunikation”/ "Ekstra Info" efter, at Ordregiver har publiceret svar.
Spørgsmål, der modtages i Mercell senest d. 29. juni 2018 kan påregnes besvaret senest den 2. juli 2018. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil som udgangspunkt kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb.
Ordregiver besvarer skriftligt, anonymiseret og ensartet til samtlige potentielle ansøgere, og svaret vil løbende fremgå af Mercell.
Det er ansøgers ansvar at holde sig opdateret om eventuelle meddelelser og rettelser i Mercell.
Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele ansøgerne supplerende oplysninger
senere end 6 dage før ansøgningsfristen, vil ansøgningsfristen blive forlænget tilsvarende således, at ansøgerne altid har 6 hele dage til at forholde sig til oplysningerne.
Støtteerklæring:Deltager ansøger med støtte fra andre økonomiske enheder (f.eks. en underleverandør) skal
ansøger udfylde og uploade vedlagte skema ”Erklæring vedrørende støttende enheder”, og godtgøre at ansøger rent faktisk råder over andre enheders kapacitet. Det gøres ved, at de virksomheder, hvis kapacitet ansøger baserer sig på i forbindelse med ansøgningen, skriver under på, at ansøger rent faktisk kan råde over virksomhedens kapacitet.
Konsortier:Består ansøger af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal konsortiedeltagerne udfylde, underskrive og uploade vedlagte skema ”konsortieerklæring”. Ved udfyldelse af skemaet, skal de deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagere i sammenslutningen hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt.