Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa, mitä tulevaisuuden tarpeita kattavia tilankäytönhallintajärjestelmiä (tilat 24/7) markkinoilla on, näiden ratkaisujen hinnoittelumalleja ja suuntaa-antavaa hintahaarukkaa sekä tietoa järjestelmän käyttöönotosta ja käyttämisestä. Vantaan kaupunki hakee yhtä kokonaisvastuullista toimittajaa, toimittamaan tilat 24/7 sovelluksen jolla tilankäytönhallinta voidaan hoitaa sähköisesti alusta loppuun asti. Tavoitteena on kuntien tilojen luovutusprosessin läpikäynti, yhdenmukaistaminen sekä kulunvalvonnan nykyaikaistaminen. Toiminnan tulee näkyä asiakkaille yhtenä palveluna, johon on kaupungin osalta liitetty kaikki ko. varaukseen liittyvät tukipalvelut kuten tilat, välineet ja henkilökunta sekä maksaminen ja laskuttaminen. Mahdollisuuksien mukaan tilavaraukseen voidaan haluttaessa liittää tarjoilut ja siivous. Tietyt tilaryhmät tulee voida määritellä suoraan varattavaksi ja maksettaviksi, esim. yksittäiset tennis- ja sulkapallovuorot. Järjestelmässä on oltava varausten laskutusmahdollisuus, sillä kaikkia varauksia ei voida edellyttää maksettavan varausta tehdessä mm. urheiluseurojen vakiovuorot. Järjestelmässä täytyy löytyä työpöytä- tms. työkalu, jossa vakiovuorojen valmistelu valmistellaan. Järjestelmässä tulee voida sen lisäksi tehdä kausi- ja yksittäisiä tilapäisvarauksia, joiden hyväksymisprosessi on toisenlainen. Raportointimahdollisuuksien täytyy olla laajat ja helppo käyttöiset. Tilojen käyttöä tulee voida seurata kätevillä ja laajoilla raportointimahdollisuuksilla. Tilan käyttäjän pitää pystyä raportoimaan tilan kävijämäärä (tarvittaessa myös erittelyt lapset / aikuiset, tytöt /pojat, naiset / miehet) tuntikohtaisesti välittömästi tilan käytön loputtua. Käyttäjän tulee voida kuittata käyttäneensä tilaa ja raportoida samalla kävijämäärän mobiililaitteellaan, jolloin tieto kirjautuu varaustietoon. Koordinoimme noin 200 kohteen ja yli 1 000 tilan käyttöä. Tilankäytönhallintajärjestelmän tulee kattaa kaikki kaupungin tilat, joita voidaan varata ja vuokrata ulkopuolisille, kuten esim. asukastilat, liikuntapalvelujen tilat, päiväkotien, koulujen ja oppilaitosten tilat, Lumo, kirjastot, Point, Varaamo, Varian ja kulttuuripalveluiden tilat. Tilat 24/7 sovelluksen tulee optimoida tilojen käyttöä. Luotavalla toimintamallilla helpotetaan varausten tekemistä ja saadaan mm. tilojen käyttöaste suuremmaksi sekä saadaan palautetta varauksesta samoin kuin tilojen toimivuudesta. Yrityksiä ja kolmannen sektorin toimijoita projekti tulee hyödyttämään siinä, että jatkossa myös ne voivat tarjota omia vastaavia palveluitaan tai vaihtoehtoisesti tukipalveluitaan osana asiakkaalle tarjottavaa palvelutarjoamaa. Käytössämme on Timmi -tilavarausjärjestelmä, jossa varauksia hallinnoidaan (hakemukset, hakemusten käsittely, laskutus, raportointi jne.). Työajan seurantaan käytetään EsMikko sovellusta noin 7000 henkilöllä. Enkoran sovellusta käytetään puolestaan uimahallien kulunvalvontaan. Grynos sovellusta puolestaan käytetään kursseille ilmoittautumiseen. Vantaan kaupunki on erityisesti kiinnostunut saamaan tietoon seuraavista asioista: 1.Tilat 24/7 pitää sisällään tilojen hallinnan. Hallinnalla tarkoitetaan että käyttäjien tulee voida tallentaa tiloista tarpeelliset tiedot sovellukseen, mm. tilojen käyttötarkoitus, koko, hinta, sijainti kartalla, esteettömyystiedot jne. Tilatietoja tulee voida hakea Vantaan kaupungin kiinteistöjen hallintajärjestelmästä myös, josta tilat ja niiden tiedot voidaan saada huone/luokkakohtaisesti. 2. Valitut tilat tulee voida julkaista netissä. Tiloille tulee voida antaa aikoja, jolloin ne ovat varattavissa, esim. koulujen tietyt tilat vain lukuvuoden aikana. tiloja tulee voida selata erilaisilla kriteereillä mm. koon tai sijainnin mukaan. 3. Asiakkaan, joko kuntalaiset, yrityksen tai seuran, pitää pysty varaamaan tila netin kautta. Varauksen tulee voida käsittää kausivaraus, jatkuva varaus tai yksittäinen varaus. Varauksiin tulee voida tarpeen mukaan myös tunnistautua suomi.fi tunnistautumisen kautta. Varauksista tulee saada heräte esim, edellisenä päivänä. 4. Kuntalaisen tulee voida maksaa tila välittömästi varauksen jälkeen, jolloin hänen tulee saada tieto varauksen hyväksymisestä sekä tietty koodi esim. mobiililaitteeseen jolla hän pääsee tilaan sisään. Maksamisessa tulee voida hyödyntää Suomi.fi palvelua. Järjestelmässä tulee olla tämän lisäksi varausten laskuttamistoiminto. 5. Yrityksien ja seurojen varauksista vahvistus tulee tulla vastuullisen henkilön mobiililaitteeseen. Toimittajalta pyydetään ratkaisuehdotuksia, miten yrityksien ja seurojen käytöstä voidaan saada käyttäjämääristä tilastotietoja. Tietoa ratkaisuista älypuhelimien käyttämisestä oven avaajana, 6. Tilat 24/7 tulee olla integroitavissa käytössä oleviin sähkölukkoihin ja muihin kohdassa 7 ilmoitettuihin sovelluksiin. Vantaan kaupunki on myös kiinnostunut minkälaista ajantasaista tilastotietoa käyttäjämääristä yrityksien ja seurojen osalta on saatavilla. Tiloista tulee myös saada käyttöasteet sekä muut tarvittavat tilastot. 7. Integraatiot •Esmikko •Timmi •Enkora liikunnan kulunvalvontaan •Grynos , kursseille ilmoittautuminen •ovien sähkölukot •kameravalvonta •kiinteistönhallintajärjestelmä Kiha •ovien sulkemisen ja avaamisen hallinnan järjestelmiin •Suomen Palloliiton ottelujärjestelmään (Taso) •avustusjärjestelmä 8. Olemme kiinnostuneita palveluna ostettavasta (SaaS) kokonaispalvelusta jossa toimittaja vastaa kokonaisvastuullisen palvelusta joka sisältää: •Järjestelmäratkaisun käytön mobiililaitteilla •Järjestelmäratkaisun olemassa olevat valmiit liittymät ja rajapinnat muihin •ohjelmistoihin 9. Tietopyynnön vastaukseen tulee sisältyä mm. seuraavat asiat: •Vastaukset vähintään yllä oleviin asioihin (kohta 8) •Tekninen kuvaus •käyttäjän tunnistamisratkaisut •Kuvaus palvelusta ja käyttöönotosta •Referenssit: Vastaavat toteutukset muissa organisaatioissa ja lyhyt kuvaus toteutuksesta sekä toteutusprojektin kestosta •Raportointi- ja seurantamahdollisuudet •Järjestelmän tuottamat raportit •Järjestelmän hinnoittelumalli ja lisensiointiperiaatteet.