SOTSIAALKINDLUSTUSAMET
VÄLJAVÕTE KODUKORRAST
Kinnitatud peadirektori
09.09.2015 käskkirjaga nr 13
10. HANKEKORD
Sotsiaalkindlustusamet lähtub riigihangete läbiviimisel ja hankelepingute sõlmimisel riigihangete seadusest (edaspidi RHS) ning seaduse alusel kehtestatud õigusaktidest. Kord annab SKA töötajatele juhised riigihangete läbiviimiseks, lepingute sõlmimiseks ja täitmise järelevalveks. Asjade ostmisel ning teenuste ja ehitustööde tellimisel tuleb, sõltumata hankelepingu (edaspidi leping) maksumusest, järgida RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid. Riigihangete planeerimisel ja teostamisel lähtutakse põhimõttest, et samalaadsed või funktsionaalselt koostoimivad asjad, teenused või ehitustööd tellitakse ühtse hankega nii, et kaetud on kogu SKA vajadus. Kohustus on osaleda ühishankes, kui see on otstarbekas ja võimaldab kasutada rahalisi vahendeid säästlikult. Võimalusel tuleb määrata hankelepingu lõppemise tähtaeg selliselt, et võimalik oleks osaleda ühishankes.
10.1 Hankeplaan
Hankeplaan on riigihangete väljavõte tööplaanist, mis avalikustatakse SKA kodulehel ja riigihanked planeeritakse SKA tööplaani ühe osana. Tööplaan koostatakse ja kinnitatakse igaaastaselt peadirektori käskkirjaga. Tööplaan sisaldab kõiki asjade ja teenuste riigihankeid alates 10 000 eurost. Haldusjuht uuendab hankeplaani kodulehel vastavalt tööplaanis tehtud muudatustele. Erakorralisi riigihankeid teostatakse plaaniväliselt vastavalt võimalusele.
Hankeplaanis näidatakse:
· ostetava asja või tellitava teenuse nimi (hankelepingu ese);
· hanke eeldatav maksumus ja finantseerimise allikas;
· hankemenetluse liik;
· hankemenetluse alguse aeg kuu täpsusega;
· hanke eest vastutav isik.
Kontrolli hankeplaani täitmise üle teostab finants- ja varahalduse osakonna finantsjuht.
10.2 Hangetega seotud isikud ja nende ülesanded
Hanke korraldamise eest vastutab halduse peaspetsialist, kes:
· teeb koostööd hanke sisu eest vastutava isikuga, nõustab hankedokumentide koostamisel tekkinud küsimustes ja vormistab hankedokumendid;
· koostab riigihanke käskkirja kavandi, protokollid;
· sisestab hanketeate ja hankedokumendid riigihangete registrisse;
· korraldab hankelepingu sõlmimise;
· vastab pakkujate esitatud tehnilistele küsimustele;
· korraldab e-menetluse läbiviimist;
· vastutab RHS-s sätestatud tähtaegadest kinnipidamise eest; · teavitab pakkujaid hankija otsusest;
· koostab ja esitab riigihangete registrisse aruanded ja aruannete lisad.
Hanke sisu eest vastutab struktuuriüksuse juht, kelle tegevusvaldkonda kuulub riigihanke läbiviimine või kes on määratud peadirektori käskkirjaga.
Hanke sisu eest vastutav isik:
· veendub enne hanke korraldamist eelarvevahendite olemasolus;
· vastutab hankedokumendi sisendi andmise tähtaegse valmimise eest;
· edastab kogu hanke läbiviimiseks vajaliku ja korrektse info halduse peaspetsialistile;
· vastab pakkujate sisulistele küsimustele ja selgitustaotlustele;
· nimetab ja kooskõlastab riigihanke komisjoni koosseisu
· juhib riigihanke komisjoni (esimees) ning korraldab komisjoni tööd;
· kogub hankelepingu sõlmimiseks vajalikku teavet ja lahendab lepingu sisulist eset puudutavad küsimused;
· koostöös halduse peaspetsialisti ja juristiga koostab ning kooskõlastab hankelepingu;
· juhib taotlejatega peetavat dialoogi ja pakkujatega peetavaid läbirääkimisi, allkirjastab dialoogi ja läbirääkimiste protokollid;
· nimetab hankelepingusse selle täitmise eest vastutava isiku;
· jälgib lepingu korrektset täitmist;
· tagab riigihangete registrile aruannete ja nende lisade koostamiseks vajalike andmete edastamise halduse peaspetsialistile vastavalt kehtestatud tähtajale.
Riigihanke komisjon moodustatakse avatud hankemenetluse läbiviimisel. Komisjoni moodustamine lihtsustatud korras tellitava teenuse puhul on sõltumata riigihanke maksumusest soovituslik. Liht- ja väikehanke puhul on komisjoni moodustamine soovituslik.
Riigihanke komisjon liht- ja väikehankemenetluses ja lihtsustatud korras tellitava teenuse puhul koosneb kuni kolmest liikmest.
Avatud hankemenetluse riigihanke komisjon koosneb vähemalt kolmest liikmest. Komisjoni kuuluvad komisjoni esimees (sisu eest vastutav isik); halduse esindaja; jurist; komisjoni liikmed, kellest vähemalt üks omab riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi ning vajadusel asendusliige, kellele laienevad komisjoni liikme õigused, kohustused ja vastutus asendamise ajaks.
Komisjoni töös osalemine on selle liikmetele kohustuslik.
Komisjon:
· osaleb pakkumuste avamisel;
· kontrollib pakkujate kvalifikatsiooni ja riigihankelt kõrvaldamise aluste puudumist;
· hindab pakkumisi ja nende vastavust;
· hankemenetlusest tingitult vajadusel läbirääkimiste pidamine. Komisjon ei pea osalema täies koosseisus läbirääkimistel ja võib vajadusel määrata läbirääkimiste läbiviijad, kellest vähemalt üks peab olema eriteadmistega spetsialist;
· kinnitab avamise-, kvalifitseerimise-, vastavaks- ning edukaks tunnistamise protokolli;
· annab seisukoha muudes riigihankemenetlusega seotud küsimustes;
· määrab vaidlustuskomisjonis või kohtus SKA esindaja.
Hankelepingu täitmise eest vastutav isik:
· teostab lepingu täitmise üle järelevalvet;
· korraldab lepingupoolte vahelist infovahetust.
10.3 Hangete liigid
10.3.1 Otseost
Hankeleping, mille maksumus on alla 3000 euro (ilma käibemaksuta) kohaldatakse RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et tagatud on kontrollitavus ja võimalikult väike SKA halduskoormus ning aja-, raha- ja tööjõukulu.
Otseost üle 1000 euro väärtuse tuleb kajastada dokumentatsioonis, mis tuleb salvestada DORA vastavas sarjas ja peab sisaldama otsust, milles kajastub vähemalt kolm tehtud hinnapäringut või pakkumust või põhjendust, miks on võetud ainult üks pakkumine. Sõltuvalt hankelepingu esemest on soovituslik hankeleping sõlmida kirjalikult.
10.3.2 Väikehange
Väikehange on riigihange, mille hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste puhul 3000 kuni 9999 eurot ja ehitustööde puhul vähemalt 3000 kuni 29 999 eurot.
Väikehanke läbiviimisel peab järgima järgmisi nõudeid:
· tagatakse RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtete järgimine, sealhulgas peab riigihanke eesmärgi saavutama mõistliku hinnaga ja konkurentsi korral vähemalt kolme erineva pakkumuse võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte;
· hankimise protsess peab olema dokumenteeritud. Dokumentatsioon peab sisaldama vähemalt kolme pakkumust ja põhjendust, miks on konkreetse pakkumuse kasuks otsustatud või põhjendus, miks pakkumisi ei võetud;
· tagatakse, et lepingute muutmisel järgitakse RHS-s sätestatud korda ja ei võetaks SKAle täiendavaid rahalisi kohustusi, mis suurendaksid lepingu maksumust üle väikehanke piirmäära;
· sõltuvalt hankelepingu esemest on soovituslik hankeleping sõlmida kirjalikult;
· võimalusel edastatakse pakkumuse esitamise ettepanekuga tehniline kirjeldus ja lepingu projekt, mis kooskõlastatakse eelnevalt juristiga;
· hanke dokumentatsioon tuleb salvestada DORA vastavas sarjas.
10.3.3 Lihthange
Lihthange on riigihange, mille hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on asjade ja teenuste puhul 10 000 kuni 39 999 eurot ja ehitustööde puhul 30 000 kuni 249 999 eurot.
Kirjalik hankelepingu sõlmimine on kohustuslik. Lihthanke läbiviimise ja lepingu sõlmimise korraldab hanke sisu eest vastutav isik, kes määratakse SKA tööplaanis või peadirektori käskkirjaga.
Lihthanke läbiviimisel peab järgima järgmisi nõudeid:
· tagatakse RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtete järgimine, sealhulgas rahaliste vahendite säästlik ja ratsionaalne kasutamine;
· koostatakse hankedokument, mis sisaldab hankeobjekti kirjeldust, kvalifitseerimis- ja vastavustingimusi ning hindamiskriteeriume;
· hankedokumendis seatud piirangud ja kriteeriumid on hanke eesmärki silmas pidades põhjendatud, asjakohased ja proportsionaalsed;
· juhul kui võimaldatakse läbirääkimisi, sätestatakse selline võimalus lihthanke teates ja läbirääkimiste kord määratakse hankedokumendis;
· enne hanke avaldamist edastab vastutav isik hankedokumendi ja lepingu projekti kooskõlastamiseks halduse peaspetsialistile ja juristile;
· lihthange algab lihthanke teate avaldamisega riigihangete registris ja vajadusel SKA koduleheküljel;
· pakkujatele tuleb anda mõistlik tähtaeg pakkumuste esitamiseks, mis ei või olla lühem kui neli tööpäeva;
· protokollidest ja otsustest teavitatakse kõiki pakkujaid ning teavitamisel juhindutakse RHS §-dest 54 ja 55;
· hanke dokumentatsioon tuleb salvestada DORA vastavas sarjas, sh hankelepingu projekt, hankedokument) või riigihangete registris, juhul, kui riigihange on läbi viidud elektrooniliselt e-riigihangete keskkonnas;
· 20 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist või muul põhjusel pärast lihthanke lõppemist esitatakse riigihangete registrile riigihanke aruanne ja pärast lihthanke lepingu lõppemist 20 päeva jooksul aruande lisa.
10.3.4 Lihtsustatud korras tellitavad teenused
Riigihanke leping, mille eeldatavast maksumusest rohkem kui 50% moodustavad CPV määruse VII lisas nimetatud teenused on lihtsustatud korras tellitavad teenused.
Lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimisel peab järgima riigihangete üldpõhimõtteid RHS §-s 3 ja RHS §-s 19 sätestatut. Kui lihtsustatud korras tellitava teenuse lepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on võrdne rahvusvahelise piirmääraga või ületab seda, siis koostatakse tehniline kirjeldus vastavalt RHS §-s 33 sätestatud nõuetele.
Soovist sõlmida hankeleping, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot teavitatakse riigihangete registris. Alla 40 000 eurot jääva lepingu maksumuse korral avaldatakse vajadusel hanketeade SKA kodulehel.
Hanketeade peab sisaldama hankija nime ja aadressi, hankelepingu eseme lühikirjeldust, kontaktisiku andmeid, kelle poole pöörduda informatsiooni saamiseks ja pakkumuste esitamiseks, pakkumuste esitamise tähtaega.
Kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta ületab 40 000 eurot, siis 20 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist või muul põhjusel pärast lepingu lõppemist esitatakse riigihangete registrile riigihanke aruanne ja pärast lepingu lõppemist 20 päeva jooksul aruande lisa.
Hanke dokumentatsioon tuleb salvestada DORA vastavas sarjas, sh hankelepingu projekt, hankedokument või riigihangete registris juhul, kui riigihange on läbi viidud elektrooniliselt eriigihangete keskkonnas.
10.4 Avatud hankemenetlus
Lepingu sõlmimiseks maksumusega alates 40 000 eurot ilma käibemaksuta tuleb korraldada avatud hankemenetlus vastavalt RHS-le.
Hankemenetluse alustamiseks koostab haldus käskkirja kavandi, kus nimetatakse hankelepingu ese, hankemenetluse liik, hanketeate ja hankedokumentide koostamise tähtaeg, riigihanke läbiviimise eest vastutav isik ja riigihanke komisjoni koosseis.
Käskkirja kavand kooskõlastatakse vastutava isiku, juristi ja finants- ja varahalduse osakonna juhiga. Käskkirja allkirjastab SKA peadirektor.
Riigihanke läbiviimiseks moodustatakse riigihanke komisjon. Komisjoni otsus on vastu võetud, kui selle poolt on antud üle poole liikmete häältest. Kui hääled jagunevad võrdselt, siis on otsustavaks komisjoni esimehe hääl.
Hankemenetlusega seotud otsused kinnitab käskkirjaga peadirektor või tema poolt volitatud isik.
Edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmitakse kirjalik leping mitte enne, kui 14 päeva möödudes pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse kohta teate edastamisest v.a väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse korral või juhul, kui pakkumuse esitas ainult üks pakkuja.
20 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist või muul põhjusel pärast hankelepingu lõppemist esitatakse riigihangete registrile riigihanke aruanne ja pärast hankelepingu lõppemist 20 päeva jooksul aruande lisa.
Kogu riigihanke dokumentatsioon tuleb salvestada DORA vastavas sarjas või riigihangete registris juhul, kui riigihange on läbi viidud elektrooniliselt e-riigihangete keskkonnas.
10.5 Hankeleping
Hankeleping allub RHS §-s 69 sätestatud korrale (va lihtsustatud korras tellitavad teenused).
Riigihanke hankemenetluse alusel sõlmitud hankelepingu muutmises võivad pooled kokku leppida juhul, kui muutmise tingivad objektiivsed asjaolud, mida ei olnud hankelepingu sõlmimisel võimalik ette näha ja hankelepingu muutmata jätmise korral satuks täielikult või olulises osas ohtu hankelepinguga taotletud eesmärgi saavutamine.
Hankelepingu muutmises ei või kokku leppida, kui muutmisega taotletavat eesmärki on võimalik saavutada uue hankelepingu sõlmimisega.
Kui tulenevalt hankest on mõistlik sõlmida hankelepingu asemel raamleping, siis peab raamlepingus sätestama lepingu üldtingimused ja sisekonkursi korra, mille alusel sõlmitakse hiljem hankelepingud. Lepingu projektid, mis edastatakse pakkujale hankedokumentidega tuleb eelnevalt kooskõlastada juristiga.
10.6 Konfidentsiaalsus
Riigihangetega seotud teave, mis ei ole veel avalikustatud riigihangete registris, SKA kodulehel või tehtud avalikuks pakkumuste esitamise ettepanekuga on asutusesisene teave ja seda ei edastata kolmandatele isikutele.
Pärast riigihanke avaldamist on üldjuhul riigihangetega seotud andmed avalikud. Hankemenetluse käigus käsitletakse lisaks pakkuja poolt ärisaladusena märgitud andmetele konfidentsiaalsena:
· õigusaktides sätestatud alustel avaldamisele mittekuuluvat teavet, sh RHS § 43 lg 4 ;
· pakkumuse maksumused alla 40 000 eurot (käibemaksuta) riigihangetes ja minikonkursside alusel edastatud pakkumused.
10.7 Hankelepingu täitmise järelevalve
Hankelepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, et lepingupooled täidavad enda kohustusi nõuetekohaselt.
Lepingu täitmise eest vastutav isik kontrollib eelarve täitmist ja jälgib, et hankeleping ei ületaks hankes väljakuulutatud riigihanke maksumust.
Kui lepingu sõlminud pakkuja tugines oma tehnilises ja kutsealase pädevuse kvalifitseerimise tingimustele vastavuse tõendamiseks teise isiku pädevusele, siis peab see teine isik osalema lepingu täitmisel vastavas osas ning vastava isiku vahetamine lepingu täitmise ajal ei ole lubatud. Lepingust tulenevaid kohustusi ei saa üle anda kolmandale isikule. Lepingu muutmise ja lepingu täitmise kohta pretensiooni esitamise vajaduse tekkimisel peab konsulteerima eelnevalt juristiga.
Hangete läbiviimisel, mis ei ole reguleeritud käesolevas korras, juhindutakse „Riigihangete seadusest“ ja teistest õigusaktidest.