Forprosjekt- Etablering av digitalt arkiv for VA

Assignment text

Lillehammer kommune har som intensjon å inngå avtale om utarbeidelse av forprosjekt – Etablering av digitalt arkiv for Vann og avløp, med Geomatikk IKT AS.

Lillehammer kommune, Vann og avløp ønsker en leverandør som har bred erfaring med tilsvarende arbeid i andre kommuner. Videre er det av avgjørende betydning at VA – arkivet integreres mot Powell – Gemini ledningskart, et verktøy som er innkjøpt og i bruk i kommunen.

Beskrivelse av oppdraget:

Lillehammer kommune har behov for å digitalisere historisk arkiv for vann og avløp. I første omgang er det behov for å få utarbeidet et forprosjekt som omfatter etablering og gjennomføring av følgende aktiviteter:

•Definere Lillehammer kommunes målsetninger for etablering av digitalt VA-arkiv

•Kartlegging av nå-situasjon

oRessurser og saksmengde

oHvilke arbeidsprosesser bruker arkivet

oHvordan brukes fysisk arkiv

oRegistrering og søking i sakssystem

•Intervjuer med aktuelle personer på VA-enheten

•Omfang av arkivmaterialet som skal skannes

•Kostnader til etablering av digitalt arkiv

•Gevinster ved overgang til digitalt arkiv

•Forslag til tiltak for å oppnå målsetningene

•Mulige løsninger for gjenfinning/lagring - eventuelt kobling for søk mot ESA

•Integrasjon mot Powell - Gemini ledningskartverk

•Muligheter for innsyn via for eksempel ”Min side” eller andre aktuelle medier.

•Organisering av arbeidet

•Dokumentkategorier

•Budsjett

•Plan for gjennomføring

Forprosjektet omfatter og avsluttes med utarbeidelse av en rapport med oppsummering og anbefalinger for videre arbeid. Oppdragsgiver skal involveres i arbeidet og være med å sette rammene for videre arbeid.

I etterkant av forprosjektet har Lillehammer kommune intensjoner om å inngå avtale om leveranse av digitalisering av historisk arkiv basert på oppsummering og konklusjoner i forprosjektet.