Trondheim kommune bruker Google Workspace som en sentral samhandlings- og læringsplattform for alle ansatte og elever. Løsningen er avgjørende for alt fra daglig kommunikasjon og klientadministrasjon til fremtidsrettede satsinger som kunstig intelligens. Dette dokumentet beskriver nåværende bruk, fremtidige behov og lisensvolum på et overordnet nivå.
Behov fremover
For å møte fremtidens krav prioriteres følgende områder:
- Mobilitet og fleksibilitet: Ansatte trenger sømløs tilgang til data og verktøy uavhengig av tid, sted og enhet. Skytilgang og effektive verktøy for distribuert samarbeid er avgjørende.
- Utvidet bruk av ChromeOS: Det er et ønske om å vurdere Chromebooks for flere brukergrupper, spesielt for mobile roller og flerbrukermaskiner, grunnet enkel pålogging og sentralisert administrasjon. I tillegg benyttes ChromeOS Flex for å gjenbruke eldre maskinvare, noe som forlenger levetiden og reduserer kostnader.
- Styrket endepunktssikkerhet: Kravene til sikring av kommunale data og informasjon på tvers av alle digitale arbeidsflater skjerpes. Dette innebærer økt bruk av dataklassifisering og "Data Loss Prevention" (DLP) for å forhindre datatap. Videre vil vi utforske muligheter innen klientsidekryptering og forbedret tilgangskontroll, både for samarbeidspartnere, leverandører og andre, for å møte strenge personvernkrav (GDPR).
- Effektivisert tilgangsstyring: Vi ønsker å forenkle og automatisere tildeling av tilganger og distribusjon av tjenester.
- Kunstig intelligens og datadrevet organisasjon: Kommunen ønsker at alle ansatte skal ha tilgang på verktøy for generativ KI og ser kunstig intelligens som et satsningsområde fremover. I tillegg har kommunen et sterkt fokus på å bli en enda mer datadrevet organisasjon der dataanalyse og visualisering av data er sentralt for å komme dit. Det vil være grensesnitt mellom Google Workspace og GCP her.
Brukertyper i kommunen
Behovene varierer på tvers av organisasjonen. Eksempler på brukergrupper:
- Administrasjon/saksbehandler:
- Arbeidssted: Kontor/hjemmekontor.
- Utstyr: PC (Windows/ChromeOS) og personlig mobil.
- Kjernebehov: Samhandling i dokumenter (Delte disker), e-post, chat og videomøter. Benytter fagsystemer med og uten integrasjoner mot Google.
- Kundesenter:
- Arbeidssted: Faste lokasjoner (bibliotek, kontor).
- Utstyr: PC (Windows/ChromeOS) og personlig mobil.
- Kjernebehov: Tilgjengelighet for ansatte, innbyggere og effektiv intern informasjonsdeling i sanntid.
- Drift:
- Arbeidssted: Mobilt/i felt.
- Utstyr: PC (Windows/ChromeOS), arbeidstelefon/-nettbrett, ofte robuste enheter.
- Kjernebehov: Stabil tilgang til dokumenter og samhandlingsverktøy "on the go" for rapportering og koordinering.
- Helse og velferd:
- Arbeidssted: Både operativt ute hos brukere og på kontor.
- Utstyr: Delte PC-er, avdelingstelefoner og et økende antall personlige arbeidsenheter.
- Kjernebehov: Sikker tilgang til informasjon, samhandling og kommunikasjon.
- Oppvekst og Utdanning:
- Arbeidssted: Skoler, barnehager etc.
- Utstyr: Chromebooks (standard for elever), PC (Windows/ChromeOS), noen har personlige mobiltelefoner, noen har fellesmobiler og mange benytter BYOD.
- Kjernebehov: En stabil og sikker læringsplattform (Classroom), effektive samhandlingsverktøy og høy oppetid.
Volum - nåsituasjon og fremover
I dag benytter vi Enterprise Standard, Plus og Education Plus, Education Plus (Staff). Vi har også Cloud Identity Free i bunn for alle ansatte i GSB og Fundamentals for alle ansatte i GSE/TROVO. Kunstig intelligens, sikkerhet og samhandling skal gjelde for alle våre brukere.