Short description
Tietopyyntö: Vantaan ilmoituskanavan hankinta
1. Tietopyynnön kohde
Tietopyynnön kohteena EU-direktiivin mukainen palvelu, missä kaupungin työntekijöillä sekä kuntalaisilla on mahdollisuus ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytöksistä, korruptiosta yms. sisäiseen tarkastukseen nimettömänä (tai nimellä) ilmiantokanavan kautta siten, ettei ilmoittajasta jää hänen niin halutessaan mitään jälkiä esim. järjestelmän lokeihin.
Tavoitteena on anonyymi kanava, jota voivat käyttää sekä koko Vantaan henkilökunta, ml. konserniyhtiöiden henkilöstö, että myös kuntalaiset ja sopimuskumppanit/alihankkijat.
Kaikki ilmoitukset käsittelee Vantaan sisäinen tarkastus.
Liitetiedostojen lähettäminen anonyymisti tulee olla mahdollista, IP-tietoja ei liitteiden osalta saa tallentua. Mahdollisuus myös liitteiden sijainnin osoittamiseen. Liitteiden jatkolähetysmahdollisuus esim. poliisin käyttöön.
Ilmoituksen jättäjän kanssa tulee muodostua anonyymi kommunikaatioyhteys ilmoitusjärjestelmän sisällä.
Ilmoittajalle tulee vastata seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen käsittelyyn ottamisesta ilmoitusjärjestelmässä. Automaattiviesti vai voiko järjestelmä muistuttaa.
Vastaus anonyymiin palautteeseen tulee onnistua omalla nimellä sisäisen tarkastuksen henkilön toimesta ja tästä tulee olla mahdollista dialogi järjestelmän sisällä ilmoituksen tietojen tarkentamista varten.
Lähtökohtana on ettei ilmoittajalle saa tulla mitään seurauksia ilmoituksen jättämisestä. Ilmoittaja on itse vastuussa omasta tunnistautumisestaan.
Järjestelmässä tulee olla käsittelyn osalta selkeät lokitukset .
Järjestelmä on helppokäyttöinen sekä saavutettava ilmoittajalle ja käsittelijälle.
Ilmoitusten käsittelyssä näkyvyys ilmoitukseen tulee voida rajata esim. vain sisäisen tarkastuksen johtajalle. Ilmoitusten vastaanotto tulee voida järjestellä niin että tulevat ilmoitukset määritellään vain tietyille henkilöille esim johtajalle, jonka tulee voida antaa ilmoitus jonkun muun käsiteltäväksi.
Useampi kielivalinta mahdollista (Suomi, Englanti, Ruotsi)-
AzureAD-integraatio käsittelijöille. Vaihtoehtona tai lisäksi voi olla muu tietoturvallisesti järjestetty kirjautuminen, 2-vaiheinen tunnistautuminen tms.
Palvelun hinnoitteluperusteena toiveena on perusmaksu (kiinteä kk-maksu) + käyttöasteen määrä (ilmoitusten määrä tai muu vastaava). Tavoitteena on ettei hinnoitteluperuste ole ”potentiaalinen käyttäjien määrä”.
Voidaanko erotella sisältä (henkilökunta) ja ulkoa (kuntalaiset yms.) tulleet ilmoitukset. Voidaanko ilmoituskanavalla ilmoittaa erikseen erilaiset käsittelyajat (esim.ilmoittaja tietää mitkä ovat käyttämänsä kanavan osalta kaupungin toimenpiteet, esim. käsittelyaikojen osalta).
Automaattiviesti (kohteliaisuus) tulee voida lähettää, missä kiitetään ilmoituksesta.
Automaattivastaukset / vastauspohjat palvelussa viestin vastaanottamisesta tulee olla mahdollista toteuttaa, esim. palautepalveluun kuuluvat viestit/ muille yksiköille kuuluvat viestit.
Järjestelmään tulee olla mahdollista tallentaa ilmoituksia jotka on vastaanotettu muita kanavia pitkin. Sisäisen tarkastuksen tulee voida käyttää järjestelmää myös itsenäisesti, viemällä ilmoittajan kertomia ilmoitukseen liittyviä tietoja manuaalisesti
Tarkoituksena on että keskusteluista jää tällöin lokitieto käydyistä keskusteluista.
Tietojen ilmoittajan tulee voida valita haluaako hän salata omat tiedot.
Kaikkia ilmoituksen tietoja tulee voida poistaa, myös yksittäin.
Ilmoituksen elinkaaren kannalta tiloja esim. ilmoitus jätetty, ilmoitus vastaanotettu, työn alla/tarkastettavana, tarkastusraportin muotoiluvaihe, tarkastus valmis, vastaanottajalle vastattu, tai esim. ilmoitus hylätty muulle instanssille kuuluvana asiana tai siirretty toiselle viranomaiselle käsittelyyn.
Palvelussa tulee estää toimittajan pääsy järjestelmään tai ainakin käynnistä on jäätävä lokiin jälki. Samoin Vantaan tietohallinnolla ei tule olla oikeuksia palveluun tai mikäli oikeudet on kummallekin annettava, tulee niistä jäädä lokiin jälki.
Saavutettavuusnäkökulmat oltava huomioitu verkossa julkaistavan kuntalaisen palveluna.
Vantaa hakee valmista palvelua joka on suoraan käyttöönotettavissa.
2. Olemme kiinnostuneita kokonaispalvelusta, joka sisältää:
Ostetaan pilvipalveluna eli SaaS-palveluna EU- tai Eta-alueelta.
Käytettävissä 24/7, tuki 8.00-16.00 (arkisin)
Pääkäyttäjätehtävät hoidetaan itse
Jatkuvan palvelun toimitusmallit
Hinnoittelu ja suuntaa-antava hintahaarukka, sis.
pilvipalvelun hinnoittelumalli elikokonaishinnoittelu
Mahdollinen kehitystyön kustannus ja jatkokehityksen kustannus
Palvelun käyttöönotto ja mahdolliset käyttöönotto koulutukset
Analytiikka, Palvelun olisi hyvä tuottaa yleistä käyttötilastoa
Käytettävyys, Helppokäyttöisyys sekä käyttäjän että pääkäyttäjän osalta
Tietoliikenne, Kuvaus, miten tietoliikenne on suojattu?
Kuvaus, miten toimittaja on huomioinut saavutettavuusdirektiivin asettamat vaatimukset.
Toimittajan tulee ilmoittaa, miten tietosuoja- ja tietoturva-asiat on hoidettu.
Muita selvennettäviä asioita
3. Tietopyynnön vastaukseen tulee sisältyä mm. seuraavat asiat:
Vastaukset yllä oleviin asioihin (kohta 2)
Kuvaus palvelusta ja palvelun käyttöönotosta
Referenssit: vastaavat toteutukset muissa organisaatioissa (mielellään julkishallinnon)
Toiminnallinen kuvaus