Kalajoen kaupunki on varannut vuoden 2019 talousarviossaan varoja valtuustosalin kokousjärjestelmän päivittämiseen.
Valtuustosalin kokousjärjestelmän päivittäminen käsittää seuraavat toiminnot:
-OSA-ALUE 1: esitystekniikka (esittävän tietokoneen kuvan esittäminen videotykillä tai LED-seinällä),
-OSA-ALUE 2: ohjaus- ja äänitekniikka (sisältää esittävien laitteiden hallinnan, äänentois-ton, mikrofonit jne.) [ = Ohjaus- / keskusyksikkö ],
-OSA-ALUE 3: sähköiset kokouskäytännöt (sisältää läsnäolotiedot, äänestykset, puheen-vuorojen pyytäminen jne.),
-OSA-ALUE 4: kokousten videointi ja esitys tietoverkkoon (internet),
-optiona osa-alueessa 2: liityntä sähköisiin kokouspalveluihin.
(Skype, Teams, Adobe Connect, Zoom, WebEx jne.):
-optiona osa-alueessa 2: valaistuksen ohjaus, mikäli kiinteistötekniikan uusimisen yhtey-dessä valaistuksen säätö tulee mahdolliseksi (DALI-ohjattu valaistus),
-mahdollisesti tarvittavat kiinteistötekniikan muutos- / korjaustyöt, jotka eivät ole osa tätä hankintaa.
Hankintayksikkö on tehnyt alustavia selvityksiä usean eri toimittajan kanssa, tutustunut muiden vastaavien hankintayksiköiden tekemiin tietopyyntöihin Hilmassa (sekä mahdollisiin vastauksiin) ja lisäksi toteutettuihin ratkaisuihin muilla vastaavilla hankintayksiköillä ja näiden toimenpiteiden perusteella on toiminnallisuuden ja taloudellisuuden näkökulmasta järkevää paloitella hanke ja siinä tehtävät hankinnat vastaavasti osa-alueisiin. Tämä mahdollistaa sen, että eri osa-alueille voidaan hankkia kunkin osa-alueen tarpeet parhaiten täyttävä ratkaisu, kunhan niiden väliset riippuvuudet on otettu huomioon. Tämä ei ole hankintalain vastaista pilkkomista, vaan se on tehty nimenomaan pitäen silmällä hankintalaissa mainittua tavoitetta parantaa pienten ja keski-suurten yritysten osallistumista kilpailutuksiin eri osa-alueilla sekä erilaisin ratkaisuin (esim. vide-oinnin / striimauksen tuottaminen palveluna).