Udbuddet omfatter anskaffelse af it-system til elektronisk indkøb og fakturabehandling (e-handelssystem) til Roskilde Kommune.
Det udbudte system skal leveres som én samlet løsning af én leverandør med eventuelle underleverandører. Leverandøren er ansvarlig for den samlede leverance.
Kontraktperioden er 1. maj 2012 – 30. april 2018 med tillæg af eventuelle forlængelser (2 x 1 år).
Roskilde Kommune anvender i dag økonomisystemet Prisme fra Fujitsu, men overgår pr. 1. maj 2012 til systemet Opus fra KMD. På tidspunktet for overgangen til KMD Opus, ønsker kommunen samtidigt, at idriftsætte den nye kontrakt vedrørende e-handelssystem, for på den måde at optimere implementeringsprocessen af systemerne. I dag anvendes e-handelssystemet Rakat fra Comcare.
Udbuddet omfatter anskaffelse og vedligeholdelse af et standard e-handelssystem, der således skal være klar til drift i hele kommunen senest den 1. maj 2012. Det betyder at den 1. maj 2012 skal systemet kunne varetage samtlige opgaver, således at den eksisterende løsning kan lukkes ned på samme dato.
Følgende opgaveområder og processer skal blandt andre understøttes af det tilbudte system:
- Leverandør- og aftalehåndtering
- Håndtering af elektroniske varekataloger
- Søgning og bestilling af varer og tjenesteydelser
- Varemodtagelse
- Faktura- og rykkerbehandling
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker data. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Leverandøren skal sørge for, at den samlede løsning, på datoen for ibrugtagning, er implementeret således at centrale og decentrale brugere er givet de fornødne forudsætninger for at kunne anvende løsningen optimalt. Desuden skal leverandøren, udover de anførte systemer, levere følgende ydelser for den samlede løsning:
- Projektledelse
- Opsætning og konfigurering
- Konvertering fra nuværende systemer
- Implementeringsbistand
- Bruger-uddannelse
- Testplanlægning og afprøvning
Udbuddet foretages elektronisk via udbudsværktøjet Mercell Sourcing System (herefter MSS). For at deltage i opgaven indsættes følgende link i en internet browser: http://permalink.mercell.com/31177218.aspx
Her tilmelder tilbudsgivere sig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: ”Meld din interesse”. Såfremt interesserede ikke i forvejen er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal der udfyldes en registrering for den konkrete tilbudsgiver. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger.
Efter at have meldt sin interesse skal der ske oprettelse i MSS – dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter fremsendes login koder til www.mercell.dk. Efter at have logget ind, trykkes på ”My Mercell” for at se/downloade alle informationer.