Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun.
Tietopyyntö/kutsu markkinavuoropuheluun ei käynnistä hankintaa, eikä velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tietopyynnön mukaisena. Tietopyyntö/kutsu julkaistaan osana hankinnan esiselvitystä.
Tietopyynnön/kutsun tavoitteena on tuottaa hankintayksikölle mahdollisimman kattavasti tietoa markkinoilla olevista ratkaisuista ja ratkaisun kustannustasosta, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla.
Kirkkonummen kunnan hankinnan kohteena on Hr-järjestelmän hankinta. Hankittavalla järjestelmällä korvataan eri järjestelmiä tai manuaalista tietojen käsittelyä. Uuden järjestelmän tulee tukea kunnallissektorin työehtosopimuksia (KVTES, OVTES,TS, SOTE sekä TTES) siten, että palvelussuhteeseen liittyvien tietojen hallinta (mm. palkkauksen erilaiset osat) on järjestelmän avulla mahdollista vaivattomasti.
Järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen sekä palvelussuhteen tietojen ensisijainen Master datan lähde. Keskeisenä vaatimuksena onkin, että HR-järjestelmästä toteutetaan palkanlaskentajärjestelmään integraatio, jolla henkilöstöön liittyvät tiedot sekä tietojen muutokset siirretään palkanlaskentaan.
Hankittava HR-järjestelmä sisältää tavoitteen mukaan seuraavia ylätason toiminnallisuuksia:
- Osaamisen johtaminen: rekrytointiprosessi, perehdytysprosessi, potentiaalien tunnistaminen, luvat ja pätevyydet, kehityskeskustelut, koulutusten hallinta, osaamisen hallinta, luvat ja pätevyydet sekä henkilöstönsuunnittelu
- Suorituksen johtaminen: merkkipäivälahja, palkitseminen, viranhaltijapäätös, suorituksen arviointi, palkkakulujen tiliöintiprosessi, tavoitteiden asettaminen ja seuranta, organisaation osaaminen ja tavoitteet sekä kehityskeskustelut
- Työhyvinvointi: varhaisen tuen toimintamalli, tukitoimenpiteiden hallinta sekä työkykyneuvottelun prosessi
- Työsuhdehallinto: työkokemuslisäprosessi, kuuleminen irtisanottaessa, työsopimusten hallinta, palkanmaksuprosessi, organisaation ylläpito, palkansaajan irtisanoutuminen, velvoitetyöllistämisen prosessi, palkkioiden maksuprosessi, toimenkuvan ylläpito, palkkakulujen tiliöintiprosessi, henkilöaktin arkistointiprosessi, palkkakirjanpitoyhteys pääkirjapitoon, palvelusuhdetietojen ylläpito, henkilötietojen ylläpito, palkan takaisinperinnän prosessi sekä vakanssi-, virkanumeroiden ylläpito
- Ajanhallinta: matkalaskuprosessi, lomat ja poissaolot, työajan suunnittelu sekä toteutunut työaika
- Johtaminen: raportointi, työllistämisen prosessi sekä riskien arviointi.
Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmä ratkaisua, joka tarjoaa toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin, mutta tärkeimpänä tavoitteena on saada toimiva ratkaisu nimenomaan prosessien hoitamiseen.
Hankinnassa voidaan optiona huomioida tarpeen mukaan muitakin toiminnallisuuksia.
Tietopyyntö / kutsu markkinavuoropuheluun ei velvoita Kirkkonummen kuntaa toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai markkinavuoropuhelussa puheena olevalla tavalla. Päätökset hankintaprosessin etenemisestä tehdään markkinavuoropuhelun jälkeen.
Varaamme oikeuden esittää lisäkysymyksiä ja mahdollisuuden lähettää tarjouspyynnön liitteet kommentoitavaksi, mikäli se koetaan tarpeelliseksi kilpailutuksen edistämisen kannalta. Lisäkysymykset ja kommentoitavat liitteet esitetään tietopyyntöön/kutsuun osallistuneille erikseen sähköisesti. Vastaukset käsitellään luottamuksellisina ja niitä käytetään vain kilpailutuksen ja tarjouspyynnön valmistelussa.
Tietopyyntöön/kutsu markkinavuoropuheluun vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhemmin toteutettavaan kilpailutukseen osallistumiselle eikä se myöskään sido siihen osallistuvia tahoja.
Tietopyyntöön/kutsu markkinavuoropuheluun vastaamisesta ei makseta korvausta.
Markkinavuoropuhelu:
Tavoitteena on, että hankintayksikkö lähettää osallistujille Teams kokouskutsun 4.8.
Alustavat kokoukset: 29.8.2023- 4.9.2023.
29.8. klo 13:00 - 16:00
30.8. klo 13:00 - 16:00
31.8. klo 13:00 - 16:00
1.9. klo 9:00 - 12:00
4.9. klo 12:00 - 15:00.
Kokous on kaksiosainen. Ensimmäisessä osassa osallistujat keskustelevat hankinnan sisällöstä (kesto 1 1/2 tuntia) ja toisessa osassa tehdään osallistujan järjestelmällä toiminnallinen testaus (kesto 1 1/2 tuntia). Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden toiminnalliseen testaukseen osallistujan järjestelmällä noin 1-2 viikon ajan kokouksen jälkeen. Tämä toiminnallinen testaus mahdollisuus sovitaan erikseen kokouksessa ja toteutetaan kaikkien ilmoittautuneiden kanssa.
Ilmoittautuminen tietopyyntöön / kutsuun markkinavuoropuheluun
Pyydämme tietopyyntöön / kutsu markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita ilmoittautumaan sähköpostitse 4.8.2023 klo 12:00 mennessä:
hankinta@kirkkonummi.fi.
Toivomme ilmoittautumisviestiinne seuraavia tietoja:
- Markkinavuoropuhelu, Hr-järjestelmä
- Yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite
- Toive Teams kokouksen ajankohdasta.
Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin (Cloudia) kautta ei tarvitse tehdä erillistä ilmoitusta.