Short description
Tämä tietopyyntö julkaistaan sekä suomen että englannin kielellä.
This information request is published both in Finnish and in English.
Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa avoimen lähdekoodin digitaalisia kokousjärjestelmiä markkinoilla. Etsittävän digitaalisen kokousjärjestelmän tulee tukea kuntien yhteiskehittämistä.
Järjestelmän tulee perustua ilmaiseen avoimeen lähdekoodiin.
Ylläpitovaiheen mahdollinen markkinakartoitus tai kilpailutus suoritetaan erikseen.
A. Tietopyynnön kohde
Tietopyynnön kohde on kuntien yhteiskäyttöinen avoimen lähdekoodin digitaalinen kokousjärjestelmä.
B. Olemme kiinnostuneita avoimen lähdekoodin digitaalisesta kokousjärjestelmästä, joka täyttää seuraavaksi kuvatut tarpeet ja tuoteominaisuudet tai johon seuraavat ominaisuudet voidaan kehittää ennen järjestelmän käyttöönottoa, tai sen ylläpitovaiheessa:
1. Markkinakartoituksen kohteena oleva Digitaalinen kokousjärjestelmä perustuu avoimeen lähdekoodiin ja se on ilmaisessa jakelussa
2. kokousten ääni ja kuva saadaan ensisijaisesti kokousjärjestelmästä, mutta sitä voidaan myös käyttää olemassa-olevien järjestelmien rinnalla, kuten Teams tai Zoom
3. järjestelmän tuottama tieto tulee olla saatavissa raportteihin osa-alueittain. Järjestelmä tuottaa erikseen määriteltäviä raportteja, jotka ovat myös siirrettävissä Exceliin
4. järjestelmä on oltava integroitavissa erilaisiin kuntien käyttämiin taustajärjestelmiin niin, että järjestelmän tuottama tieto voidaan siirtää muun muassa
o asianhallintajärjestelmiin
o talousjärjestelmiin
o palkkioidenmaksatusjärjestelmiin
o julkaisujärjestelmiin ja verkkosivuille
5. Järjestelmään tulee olla
o mahdollista kirjautua tai tunnistautua vahvan tunnistautumisen järjestelmillä
o tuki mobiilikäyttöliittymälle (responsiivisuus)
o järjestelmän tulee tukea monikielisyyttä ja saavutettavuutta. Pääkielet ovat suomi, ruotsi ja kolme saamenkieltä
o järjestelmän tulee olla skaalattavissa niin, että
suuri osa suomalaisista kunnista käyttää järjestelmää
jokaisessa kunnassa on lukuisia toimielimiä, jotka voi käyttää järjestelmää samanaikaisesti
jokaisessa toimielimessä voi olla kymmeniä käyttäjiä
6. Tietoturva ja tietosuojavaateet vastaavat yleistä kuntien tietoturvatasoa
7. Kokouksen ylläpitäjä/järjestäjä: Järjestelmässä tulee olla mahdollista toteuttaa luottamushenkilökokouksissa tarvittavat
o äänestykset (avoin äänestys ja suljettu lippuäänestys)
o läsnäolo- ja kokouskäyttäytymistietojen kerääminen ja jakaminen, sisältäen aikaleimat
o kokouksen hallinnointi
o kokouksen läsnäolijoiden ja äänioikeutettujen hallinta
o kokouksessa jaettavan materiaalin hallinta, jakaminen ja automaattinen muodostaminen
o puheenvuorojen hallinta
8. Kokouksen osallistuja: Järjestelmän tulee mahdollistaa kokousosallistujille (luottamushenkilöt)
o kokouksessa jaettavan materiaalin tarkastelu järjestelmän avulla
o tarkastella omia henkilötietojaan, jotka käyttäjä on ilmoittanut kaupungille
o tarkastella omia kokoustietojaan (menneet ja tulevat kokoukset, läsnäolo- ja, äänestystiedot, aikaleimat, esteellisyystiedot)
o ilmoittaa poissaoloista kokouksissa
o ilmoittaa esteellisyydestä asiakohdassa
o pyytää puheenvuoroja ja repliikkipuheenvuoroja
9. Järjestelmässä tulee olla mahdollista jättää ja/tai allekirjoittaa
o muutosesityksiä
o pöytäkirjalausumia
o eriäviä mielipiteitä
o valtuustoaloitteita
o kysymyksiä viranhaltijoille
C. Tietopyynnön vastaukseen tulee sisältyä mm. seuraavat asiat:
• Vastaukset yllä oleviin asioihin (kohta B) kyllä/ei vastauksin
• Lyhyt kuvaus tuotteen toiminnasta
*****************************
The purpose of this information request is to chart open-source electronic meeting systems on the market. The open-source electronic meeting systems we are looking for must support joint development of all the municipalities.
The system must be based on free-of-charge open-source code.
We will separately perform a potential market chart or tendering.
D. Subject of information request
The subject of the information request is an open-source electronic meeting system (EMS) to be jointly used by all the municipalities.
E. We are interested in an open-source electronic meeting system that meets the requirements and properties described below or for which the following features can be developed before adopting the system or during its maintenance:
10. The subject of the market chart, the electronic meeting system, is based on open-source code and it is in free distribution
11. The sound and video of meetings will be primarily recorded in the meeting system but can also be used together with existing systems such as Teams or Zoom
12. The information produced by the system must be available for reports per element. The system produces separately specified reports that can be exported to Excel
13. The system must be such that it can be integrated in various backup systems used by the municipalities in such a way that the information produced by the system can be exported to, among others
o document-management systems
o financial-management systems
o remuneration-payment systems
o publication systems and websites
14. The system
o must be accessible by strong login or identification systems
o must support mobile user interface (responsiveness)
o must support multilingualism and accessibility. The main languages are Finnish, Swedish, and three Sami languages
o the system shall be scalable in such a way that
the majority of Finnish municipalities uses the system
each municipality has numerous bodies that can use the system simultaneously
each body may have dozens of users
15. The system’s data security and data protection requirements meet the general data-security level of the municipalities
16. The meeting administrator/organizer: The system must be capable of implementing the following required for trustee meetings
o voting (open vote and closed ballot)
o collecting and sharing attendance and meeting behavior data, including time stamps
o management of meetings
o management of attendees and of those entitled to vote
o management of material distributed in the meetings and automatic formation of it
o management of addresses
17. Participant in the meeting: The system must allow the participants in meetings (trustees)
o to view the material distributed in the meeting with the help of the system
o to view their own personal data that the users have reported to the city
o to view their own meeting data (past and future meetings, attendance and voting data, time stamps, conflict of interest data)
o to inform about absences at meetings
o to inform about conflict of interest concerning a subject
o to ask for addresses and reply addresses
18. The system must enable leaving and/or signing
o amendment proposals
o protocol statements
o differing opinions
o city-council initiatives
o questions to the authorities
F. The response to this information request shall include, among other things, the following:
• Yes/no answers to the above issues (section B)
• A short description of the product’s functioning