Er noe uklart i anbudskonkurransen? Da skal du kontakte oppdragsgiver

uklart i anbudskonkurranse
Er noe uklart i anbudskonkurransen? Da skal du kontakte oppdragsgiver

 

Ikke rent sjeldent ser vi at det blir en del støy i kjølvannet av anbudskonkurranser på grunn av at konkurransevilkårene har vært uklare eller mangelfulle.

Det er ikke tvil om at det er mange anbudskonkurranser som kommer skjevt ut, kanskje helt fra starten av. Ofte kan dette skyldes at den som gjennomfører anbudskonkurransen ikke kjenner markedet godt nok, eller vet hvordan leverandørene tenker når de skal skrive tilbud.

I slike tilfeller må du som leverandør ta litt av ansvaret og si ifra til oppdragsgiveren om noe er vanskelig å forstå.

Hvis du kommer ut for en anbudskonkurranse hvor du synes at:

  • Grunnlaget ikke er godt nok til å skrive et bra tilbud
  • Dokumentasjonskrav, kravspesifikasjoner og prisskjema legger opp til at tilbudene oppdragsgiveren får inn kanskje ikke er sammenlignbare
  • Prisskjemaet legger opp til taktisk prising for den som ønsker å utnytte uklarhetene
  • Det ikke er helt klart hvordan tilbudene skal vurderes og sammenlignes

…så skal du ta kontakt med oppdragsgiveren å påpeke det du mener er mangelfullt eller det som ikke henger på greip, men gjør det på en imøtekommende og taktfull måte.

Dette kan gi deg deg som tilbyder et fortrinn.

1. Du kan du lede oppdragsgiveren inn på riktig spor ved å stille riktige spørsmål, slik at konkurransen blir enklere å håndtere for oppdragsgiveren
2. Du kan bidra til at tilbydere som priser taktisk nettopp på grunn av uklarhetene ikke får muligheten til å drive taktikkeri
3. Du setter deg selv i et litt bedre lys hvis du henvender deg til oppdragsgiveren og gir uttrykk for at du faktisk ønsker å hjelpe til for å få prosessen i havn på en ryddig måte, og samtidig redusere risikoen for trøbbel i etterkant.

 

Hva hvis det er stilt urimelige krav?

Det hender ikke så rent sjeldent at oppdragsgiveren har forventinger som leverandørene ikke klarer å oppfylle. Det kan dreie seg om minimumskrav som det er vanskelig å oppfylle, eller krav som gir inntrykk av å være skreddersydd for én spesifikk leverandør. Det kan kanskje dreie seg om krav til uforholdsmessig korte responstider som ikke er tilpasset markedssituasjonen.

Også i slike tilfeller skal du ikke være redd for å gi beskjed til oppdragsgiveren. Det er tross alt i oppdragsgivers interesse at det er tilstrekkelig konkurranse, og urimelige krav vil virke innskrenkende på markedet og redusere antall tilbud. Urimelige krav vil nødvendigvis også presse prisene opp, noe de fleste oppdragsgiveren ikke er spesielt glad for.

Dessverre er det slik at oppdragsgivers muligheter til å gjøre store endringer i en anbudskonkurranse, i mange tilfeller er noe begrenset, men dette er egentlig oppdragsgiverens sin jobb å vurdere ut fra de innspillene som kommer inn fra leverandørene. Din jobb er å si i fra.

Du skal heller ikke være redd for å unnlate å levere tilbud dersom du ser at det blir vanskelig å leve opp til kravene dersom du bli tildelt kontrakten. En god avtale skal fungere for begge parter, ikke bare for oppdragsgiveren.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

 

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00