Digital konkurransegjennomføring

I løpet av de neste årene vil vi se at så godt som alle oppdragsgivere vil digitalisere sin konkurransegjennomføring. Lurer du på hvilke effekter digital konkurransegjennomføring faktisk har?

Mer effektive innkjøp for oppdragsgiver

Mer effektiv tilbudslevering for leverandører

Sporbar kommunikasjon

Mer lovmessige innkjøp

Digital konkurransegjennomføring gir gevinster for samfunnet i form av mer effektive, bedre og mer lovmessige kjøp.

Hva innebærer digitalisering av konkurransegjennomføringen?

For deg som oppdragsgiver, innebærer dette at du anskaffer og tar i bruk et digitalt KGV verktøy. All kommunikasjon i prosessen mellom oppdragsgiver og leverandør vil foregå elektronisk. 

Digital konkurransegjennomføring og KGV

For å muliggjøre digital konkurransegjennomføring av offentlige anskaffelser benyttes fagsystemer, også kalt KGV. Det er vist at effekten av KGV er større for oppdragsgivere som tidligere manglet et system og at KGV både er bedriftsøkonomisk lønnsomt for oppdragsgivere, leverandører og innbyggere. Anskaffelsesregelverket og etterlevelsen av dette er en av hovedårsakene til at offentlige oppdragsgivere etterspør KGV, og systemet endrer seg i tråd med endringer i lov om offentlige anskaffelser.

Hvilke fordeler gir digital konkurransegjennomføring?

Samfunnsmessige gevinster i form av mer effektive og bedre kjøp

Bidrar til likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet

Tilgang til flere tilbud

Sporbar kommunikasjon

Tidsbesparende da du slipper å kunngjøre konkurranser i Doffin

Reduserer risikoen for undøvendig avvisning

Reduserer mulighetene for korrupsjon og mislighold

Effektiviseringsgevinsten

En undersøkelse fullført av Oslo Economics på vegne av Doffin, viser at det er betydelig variasjon av effektivitetsgevinster for oppdragsgiver som følge av KGV. Variasjonene gjenspeiler både at anskaffelsene varierer i omfang og at KGV til en viss grad blir brukt på forskjellige måter. Det som kommer frem som konsistent for alle oppdragsgiverne i undersøkelsen, er at effektiviseringsgevinsten til oppdragsgiver alene er nok til å redusere transaksjonskostnader og rettferdiggjøre investeringen og driftskostnader forbundet med digitale konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). I tillegg gir digitalisering langt viktigere gevinster for leverandører og fremstår som klart samfunnsøkonomisk lønnsomt.

Leverandørenes effektiviteringsgevinster er sannsynlig betydelig større enn oppdragsgiverens
Leverandører sparer materialer og tid på å slippe å trykke, pakke, kontrollere og levere flere utgaver av fysiske tilbudsdokumenter. Med 3,4 tilbydere per konkurranse i gjennomsnitt, kan KGV bidra til å redusere leverandørenes samlede transaksjonskostnader med 4 000-18 000 kroner ved en mindre anskaffelse og 40 000 - 90 000 kroner ved en større anskaffelse.

 

Kanskje er den viktigste effekten av KGV økt tillit til offentlig sektor og trolig økt konkurranse om offentlig oppdrag

Her får du en oversikt over effekter per steg i konkurransegjennomføringen når den gjennomføres i et KGV-verktøy:

1. Utarbeide konkurransegrunnlag:

KGV fører til tidsbesparelse ved lettere gjenbruk av maler og tidligere konkurransegrunnlag, samt sikrer at rette maler og erfaringer fra tidligere konkurranser benyttes. Dette bidrar til raskere, bedre og mer lovmessige kjøp.

KGV gjør det mulig å ta utgangspunkt i tidligere konkurranser, slik at oppdragsgiveren enkelt kan oppdatere konkurransegrunnlaget med ny informasjon.

2. Kunngjøre konkurranse:

KGV gir mer effektive kjøp for oppdragsgivere med en funksjonalitet der du enkelt, med ett klikk, kan kunngjøre og dele konkurransegrunnlag på Doffin. I tillegg unngås menneskelige feil, og at det ikke står ulik informasjon på ulike steder i konkurransegrunnlaget ved at både utarbeidelsen og publiseringen av konkurransegrunnlaget kombineres i KGV.  

3. Spørsmål fra leverandører:

All kommunikasjon mellom partene gjøres via KGV. Dette kan føre til bedre kjøp, da oppdragsgiveren slipper å bruke tid på å notere, dele, dobbeltsjekke og publisere spørsmål og svar. I tillegg fører det til mer lovmessige kjøp, der risikoen for feilhåndtering og brudd på regelverket reduseres med et system som holder oversikt over alle spørsmål og automatisk håndterer publiseringen av spørsmål/svar på en forskriftsmessig måte.

4. Endring & avlysning:

Effekten på endringer og avlysninger er de samme som på steg 3. i konkurransegjennomføringen: Spørsmål fra leverandører. I likhet gjøres alle endringer og avlysninger i KGV og ikke direkte i Doffin.

5. Motta tilbud (effekt for oppdragsgiver):

Å motta tilbudsdokumenter elektronisk (og ikke i papirform) kan føre til mer effektive kjøp og redusert bemanning knyttet til fysisk tilbudsmottak.

Elektronisk tilbudsmottak kan også bidra til bedre kjøp ved å:

  • Føre til flere tilbud. I en undersøkelse kom det frem at 2 av 8 leverandører i enkelte tilfeller ikke leverte tilbud på papir fordi det var for kostbart og risikabelt.
  • Føre til færre avisninger på grunn av feil i postgangen eller forsinkelser som fører til at tilbudet ikke kommer frem.

Til slutt kan elektronisk tilbudsmottak bidra til mer lovmessige kjøp, da KGV tilbyr tilgangskontroll og sporing av dokumentbehandling.

6. Motta tilbud (effekt for leverandører):

Leverandører kan spare betydelig materiale og tid på å slippe å trykke, pakke, kontrollere og levere flere fysiske tilbudsdokumenter

7. Vurdere kvalifikasjoner:

Før egenerklæringsskjema (ESPD) gjorde KGV det relativt enklere å vurdere kvalifikasjoner digitalt enn manuelt. Effektene etter innføring av ESPD er fortsatt ikke dokumentert da dette er relativt nytt.

8. Evaluere tilbud:

KGV kan bidra til mer effektive konkurranser ved at større anskaffelsesgrupper kan lese og evaluere flere tilbudsdokumenter samtidig. Videre kan evalueringer gjøres nærmest automatisk ved at verktøyet analyserer strukturerte data.   

9. Meddele tildeling av kontrakt:

KGV kan bidra til mer effektiv produksjon av tildelingsbrev, takket være oppdaterte maler, kontaktinformasjon og digital meddelelse.

10. Signering og arkivering av kontrakt:

  • Elektronisk signatur av kontrakt fører til bedre kjøp og sørger for at alle dokumenter signeres riktig. Du kan lese om Mercells løsning for elektronisk signatur her.
  • Anskaffelsesprotokollen som lages automatisk i KGV, sparer oppdragsgiver for en tidkrevende oppgave, og gir gevinster i form bedre protokoll og dermed bedre etterprøvbarhet.
  • Integrert med arkiveringssystem bidrar til KGV automatisk arkivering og dermed mer effektivt og lovmessig innkjøp.

11. Kunngjøre tildeling av kontrakt:

Kunngjøringen av tildelingen av kontrakt kan gjøres via KGV. Løsningen reduserer dermed oppdragsgiverens tidsforbruk.

12. Evaluere konkurransen:

Flere KGV har løsninger som gjør det mulig å evaluere gjennomføringen av konkurransen for å kunne lære til senere konkurranser.

13. Kontraktsforvalting:

Integrering av KGV og KAV gjør at en del informasjon innhentet i løpet av konkurransegjennomføringen om leverandøren og kontrakten automatisk overføres til KAV. Dette fører til at oppdragsgiveren får bedre kontroll og oversikt og gjør det lettere å kontrollere at leverandøren leverer i henhold til kontrakt. Mercell tilbyr et kontrakthånderingsverktøy (KAV) som lagrer og følger opp avtaler. Løsningen kan du lese mer om her.  

KGV

Mercells ledende KGV-løsning forenkler og styrker anskaffelsesprosessen

Les mer om KGV her

KAV

Få oversikt over alle eksisterende avtaler, leverandørinformasjon og relevante tilbakemeldinger

Les mer om KAV her

KURS FOR INNKJØPERE

Bli med på våre kurs som gir deg kompetanse til å bedre utføre dine anbudskonkurranser elektronisk

Se kommende kurs her

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00