Kunnskap om regelverket hjelper deg å vinne anbud

m
Kunnskap om regelverket hjelper deg å vinne anbud

 

Regelverket for offentlige anbudskonkurranser er komplekst, og her er 3 vanlige feil du kan gjøre når du deltar i anbudskonkurranser:

1.      Du svarer ikke skikkelig fordi du ikke tar kravene seriøst

2.      Går ut fra at uklarheter i tilbudet blir avklart hvis det er nødvendig

3.      Prøver å gi et godt tilbud uten å kunne spillereglene (du vet ikke hvordan tilbudene blir vurdert)

 

Alle disse feilene resulterer i enten at tilbudet blir avvist, eller at du rett og slett taper konkurransen fordi du ikke oppnår en god score.

Tapte anbud = tapt arbeidstid som du aldri får tilbake

 

>>Meld deg på vårt nyhetsbrev her

Hva gjorde Grossisten AS feil?

Vi hadde en veiledningssamtale med et firma for en liten stund siden. På grunn av taushetsplikt kan vi ikke røpe navnet, men la oss kalle de Grossisten AS. De leverer dentalprodukter til tannlegekontorer.

Grossisten AS slet med nettopp de problemene som jeg nevnte innledningsvis. De opplevde å bli avvist og de følte at de tapte såpass ofte at de vurderte å droppe offentlige anbud. Resultatet stod ikke i stil til innsatsen.

Men nå var det akkurat lagt ut en konkurranse om en rammeavtale med 3 fylkeskommuner. De hadde tapt en tilsvarende konkurranse for de samme fylkeskommunene i forrige runde for 4 år siden, men denne gangen hadde de veldig lyst til å vinne.

Så vi begynte med å spørre: -Hvor mye kan dere om reglene som styrer hvordan anbudskonkurranser gjennomføres?

Og svaret var: -Veldig lite. Vi har ikke orket å sette oss noe særlig inn i det.

Så vi foreslo at vi skulle gå gjennom de to siste konkurransene de hadde deltatt i, så kunne vi ta dette med reglene litt underveis. Den ene konkurransen var de blitt avvist fra (uten at de skjønte hvorfor), og den andre hadde de tapt med glans. Vi fikk en kopi av tilbudene og meddelelsene fra oppdragsgiverne for å forsøke å finne ut hva som egentlig hadde gått galt.

I det første tilfellet (avvisningen) hadde de droppet å sende inn dokumentasjon på kvalitetssystemet. De kunne ikke forstå avvisningen fordi:

-All informasjonen de ber om ligger jo på nettsidene våre. Hvorfor blir vi avvist da?

I det andre tilfellet hadde de kommet gjennom nåløyet men de hadde fått dårlig score på flere punkter. Dette kunne de heller ikke skjønne, fordi de hadde jo sendt inn alt de hadde av produktbeskrivelser og levert prisskjema. De lå til og med godt an på pris.

-Hva mer forventer oppdragsgiveren at vi skal beskrive?

 

Dette kunne vært unngått

Det er her grunnleggende kunnskaper om spillereglene kunne spart Grossisten for mye jobb. Da hadde de visst at:

·         Kravet til likebehandling og forutberegnelighet legger til grunn at det er tilbyderen som har dokumentasjonsplikten, og at oppdragsgiver ikke har lov til å legge vekt på ting som ikke er beskrevet i tilbudet. Derfor ble de avvist.

·         Kravet til likebehandling og forutberegnelighet gjør at tilbudene skal vurderes i forhold til tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget. Derfor fikk de dårlig score på tilbud nr. 2, fordi produktbeskrivelsene ikke inneholdt informasjon som oppdragsgiveren kunne bruke i evalueringen.

Vi skal se litt på disse to hovedprinsippene; likebehandling og forutberegnelighet for å finne ut hvordan disse påvirker behandlingen av tilbudet du sender inn.

 

Regelverket har 2 grunnprinsipper: likebehandling og forutberegnelighet

Bakgrunnen for disse prinsippene er blant annet:

1.      For at alle interesserte tilbydere skal ha samme mulighet til å vinne kontrakten, skal vilkårene for konkurransen være kjent.

2.      Kravet til dokumentasjon skal være likt for alle

3.      Like situasjoner skal behandles likt for alle tilbydere

4.      Og kravene gjelder uansett om oppdragsgiveren kjenner firmaet fra før eller ikke.

Det har faktisk skjedd mer enn en gang at et firma som har hatt en lengre kontrakt med oppdragsgiveren har blitt avvist fra konkurransen, fordi de ikke har sendt inn dokumentasjon på referanser. Og hvorfor ble ikke dokumentasjonen sendt inn? Jo, fordi de gikk ut fra at oppdragsgiveren kjente firmaet godt nok fra før, og at det derfor ikke var nødvendig.

For å forklare bakgrunnen for denne behandlingen kan vi ta følgende scenario: Hvis to tilbydere mangler samme dokumentasjon (for eksempel beskrivelse av kvalitetssystemet), men bare den ene har omtalt dette på nettsidene sine, så skal ikke dette ha noen betydning for hvordan disse to tilbyderne behandles (lik situasjon skal behandles likt).

For det er jo ingen automatikk i at det andre firmaet ikke også oppfyller kravene til kvalitetsstyring selv om de ikke skryter av det på nettsidene?

Kanskje de manglende dokumentene bare var en forglemmelse?

Når det gjelder dokumentasjonsplikten er regelverket veldig klar, så du må alltid passe på å sjekke ekstra nøye at alt som er etterspurt også blir sendt inn.

 

”Tilbyderen med den tykkeste permen vinner”

Nei, vår erfaring fra offentlige anskaffelser tilsier faktisk det motsatte. De tilbudene som er passe korte og skikkelig strukturert vinner. Grunnen til dette er at de som sender inn en masse dokumentasjon ”for å være på den sikre siden”, har som regel ikke satt seg skikkelig inn i oppgaven.

Når Grossisten skulle skrive sitt neste tilbud, satte de seg skikkelig inn i oppgaven. De gikk nøye gjennom oppdragsbeskrivelsen, kontraktsvilkårene og tildelingskriteriene, og vurderte hva oppdragsgiveren egentlig ønsker å oppnå med kravene og tildelingskriteriene som var oppgitt i konkurransen.

For eksempel: Hva er bakgrunnen for at oppdragsgiveren ville ha beskrevet en implementeringsplan?

Jo, i de fleste tilfellene er ikke oppdragsgiveren særlig interessert i å bytte leverandør. Derfor vil de vite hva du som tilbyder kommer til å gjøre for å få denne overgangen til å gå så smoooth som mulig.

Dette var bare ett av de forholdene Grossisten hadde fått dårlig score på i en tidligere konkurranse, fordi de ikke hadde skrevet noe om det oppdragsgiveren prioriterte i konkurransen.

 

Vinnerne kan spillereglene

Skal man vinne så må man kjenne regelverket som ligger til grunn for å kåre en vinner.

Dette gjelder i alt, enten det er idrett eller anbudskonkurranser. Og vi vet at det er mange som ikke tar seg tid til å lære reglene. De fleste synes nemlig det er gørr kjedelig å lese forskrifter.

Dessuten er dette stoffet ofte litt vanskelig tilgjengelig. Det meste du finner om regelverket på nettet er myntet på oppdragsgiverne slik at de skal unngå å gjøre feil. Veldig lite informasjon er tilrettelagt for firmaer som bare ønsker å lære seg de grunnleggende spillereglene.

Lurer du på hvordan det gikk med Grossisten AS? De vant konkurransen og fikk en kontrakt med en totalverdi på ca. 7 MNOK.

>>Meld deg på vårt nyhetsbrev her

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00