Alternativ dokumentasjon av sertifiseringer og godkjenninger

Mercell
Alternativ dokumentasjon av sertifiseringer og godkjenninger

 

>>Meld deg på vårt nyhetsbrev her

Ofte må du som leverandør dokumentere forskjellige typer krav knyttet til miljø eller  kvalitet. I mange konkurranser blir du presentert for helt spesifikke sertifiseringsordninger eller merkeordninger som leverandøren eller produktene skal oppfylle.

Men hva hvis du ikke har det etterspurte sertifikatet, eller hvis produktene ikke har det spesielle miljøsertifikatet som etterspørres? Hva skal du gjøre da?

Regelverket for offentlige anskaffelser tar høyde for nettopp dette, og åpner derfor for at leverandører kan dokumentere oppfyllelse av kravene på en annen måte. Det er imidlertid viktig at dokumentasjonen oppfyller visse minimumskrav.

 

Krav til miljømerker

I hht. regelverket kan en oppdragsgiver kreve en bestemt merkeordning som dokumentasjon for blant annet miljømessige egenskaper knyttet til produktene. Men i tillegg åpner regelverket for at hvis leverandøren ikke har produkter som er godkjent under bestemte merkeordninger, skal oppdragsgiver godta ”andre merkeordninger som bekrefter at varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene oppfyller tilsvarende merkekrav”.

Dette betyr at hvis oppdragsgiveren krever at produktene skal være f.eks. svanemerket, så kan du tilby produkter med andre tilsvarende godkjenninger basert på standardiserte merkeordninger, forutsatt at disse godkjenningene omfatter de samme miljøegenskapene som Svanemerket. Men det er du som leverandør som må passe på at produktene faktisk oppfyller minimumskravene knyttet til produktene.

I noen tilfeller kan miljømerking være knyttet til tildelingskriteriene, slik at miljømerkede produkter (Svanen, Ecolabel, Blå Engel eller liknende) gir bedre score enn produkter som ikke har miljømerke i det hele tatt.

Hvis produktene du tilbyr oppfyller slike miljøkrav, men er ikke sertifiserte,  må du sørge for å legge ved dokumentasjon som gjør oppdragsgiver i stand til å vurdere hvorvidt produktene faktisk oppfyller kravene. Det kan du for eksempel gjøre ved å legge ved en samsvarserklæring. En slik samsvarserklæring må gi en begrunnelse for at miljøkravene er oppfylt, og inneholde en henvisning til teknisk dokumentasjon fra produsenten, eller annen informasjon om hva som gjør at produktet oppfyller kravene.

Samsvarserklæringen må altså inneholde nok opplysninger til at oppdragsgiver selv kan  vurdere hvorvidt miljøegenskapene til produktet oppfyller minimumskrav, eller om de skal anses for å være ”miljøvennlige”.

 

Men hva er et miljømerke?

Ikke rent sjelden kan man se at oppdragsgiveren stiller krav til merkeordninger som ikke er relevante. Det skjer også at en leverandør har fått akseptert en miljømerkeordning som ikke er relevant eller sammenlignbar med det som er satt som krav.

Et eksempel på dette er en sak som ble behandlet i KOFA (2015/70). I en konkurranse ville miljømerkede produkter vurderes positivt i evalueringen av kriteriet Miljø. En leverandør hadde tilbudt produkter med Grønt punkt-merke på emballasjen, noe oppdragsgiveren hadde ment var OK. Konkurrenten var imidlertid ikke enig, og klagde saken inn for KOFA, og fikk medhold. Årsaken er at Grønt punkt ikke har noe med produktets miljøegenskaper å gjøre. Grønt punkt er kun en medlemsordning for leverandører som skal finansiere returordning for emballasje.

 

Krav til kvalitetstyringssystemer

Som en del av kvalifikasjonskravene, stilles det ofte krav til at leverandørene har en form for kvalitetsstyringssystem. Noen ganger er det også henvist til spesifikke krav f.eks. ISO9001 eller ISO27001 for å identifisere hvilket minimumsnivå som stilles for deltakelse i konkurransen. Faktisk kan oppdragsgiveren kreve at leverandøren kan fremlegge en attest eller sertifikat som dokumentasjon på at leverandøren oppfyller visse standarder.

Også her gjelder samme regel, at oppdragsgiver skal godkjenne alternativ dokumentasjon på at minimumskravene er oppfylt dersom du ikke har muligheten til å skaffe slike sertifikater innen tilbudsfristen.

Hvis det kreves ISO9001 eller tilsvarende, må du kunne dokumentere at firmaet ditt har et kvalitetssystem som er i hht. de kravene som gjelder for å oppnå ISO9001-sertifisering. Og igjen er det leverandørens plikt å legge frem dokumentasjon som gjør oppdragsgiveren i stand til å gjøre en selvstendig vurdering.

Det mange gjør i slike tilfeller er å sende inn en generell beskrivelse av styringssystemet,  og i tillegg legge ved innholdsfortegnelsen til det komplette styringssystemet.

Vær oppmerksom på at det kan kreves at firmaet ditt må skaffe relevant sertifisering innen en gitt frist dersom dere blir tildelt kontrakten.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00