Elektronisk signering av tilbud – dette må du passe på

Mercell
Elektronisk signering av tilbud – dette må du passe på

I mange konkurranser kreves det at tilbudet skal signeres digitalt. I praksis betyr dette at den tradisjonelle krusedullen på tilbudsbrevet kan erstattes av et elektronisk sertifikat, for eksempel BankId eller Buypass.

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

Men det er et par fallgruver du skal være klar over.

 

Hva er en digital signatur?

Vi har fått mange spørsmål knyttet til digital signatur og hvordan dette forholder seg mht. fullmakt og prokura. Men i sin enkleste form er jo en digital signatur et elektronisk stempel knyttet til din person. Når du bruker BankId, så må du bekrefte gjennom koder og passord at du er du.

Når det gjelder digital signering av tilbudet er det imidlertid et par ting som kan gjøre at innkjøperen kan sette spørsmåltegn ved den digitale signaturen. Fordi det er ikke nødvendigvis noen kobling mellom den som er pålogget i KGV og laster opp tilbudsfilene, og den som har stilt sin BankId til disposisjon.

”Hei Kåre, jeg skal levere et tilbud her, men jeg har glemt brikka mi hjemme. Kan vi bruke din? Fristen er om 10 minutter så det haster litt da… lissom”.

Så hvem er det som har fullmakt til å forplikte leverandørens tilbud? Den som er pålogget i KGV eller Kåre? Eller ingen av de? Hvilket navn er oppgitt med signaturrett i firmaattesten?

 

Forskjellig praksis i ulike bedrifter 

Hvis oppdragsgiveren er usikker kan du risikere at tilbudet blir forkastet. Og for å gjøre det enda litt mer komplisert, så er det vår erfaring av dette praktiseres forskjellig av forskjellige oppdragsgivere. Noen er veldig strenge, mens andre er mer pragmatiske.

Skal du være på den sikre siden, så sørg for at den som signerer tilbudet digitalt også er oppgitt med signaturrett i firmaattesten. Det er også alltid fornuftig å legge ved et tilbudsbrev som er signert og scannet.

En annen mulighet er å laste opp en fullmakt hvor den med signaturrett har gitt en fullmakt til å levere tilbud på vegne av bedriften til den som faktis er logget inn i KGV og leverer tilbudet, og signerer med sitt eget sertifikat. Fullmakten signeres av begge parter og dateres. Denne fullmakten bør gis pr. konkurranse. Så hvis sjefen skal ut på reise, så sørg for å få skrevet denne fullmakten før vedkommende drar, ellers kan dere risikere å levere et tilbud som oppdragsgiveren ikke anser som forpliktende.

 

Et bedre alternativ: virksomhetssertifikat

Det finnes en annen mulighet som gjør at dere unngår alle slike usikkerhetsmomenter. Dette kalles virksomhetssertifikat.

I motsetning til elektronisk signatur som er knyttet til en person, er et virksomhetssertifikat knyttet til bedriften.

Signering med virksomhetssertifikat krever at det er installert et sertifikat i nettleseren, og noen løsninger leveres med en USB-pinne. Dessuten må firmaets brukere opprettes og tildeles roller. Dette betyr i praksis at et tilbud som er signert med et virksomhetssertifikat er juridisk bindende for bedriften, og det vil ikke være tvil om hvem som har signert og om vedkommende har signaturrett. Selv om det koster noen kroner kan det allikevel være en billig forsikring for å unngå at tilbudet blir avvist.

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.


Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00