Hva skal leverandørmeddelelsen inneholde?

Leverandørmeddelese
Hva skal leverandørmeddelelsen inneholde?

 

Når du har deltatt i en anbudskonkurranse om en offentlig kontrakt, skal du motta en meddelelse om utfallet av anbudskonkurransen.

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

Forskrift om offentlige anskaffelser stiller strenge krav til hva en meddelelse skal inneholde, men selve teksten i forskriften er ikke veldig spesifikk. Derfor er de mer detaljerte kravene til innholdet beskrevet i den gamle Veilederen til reglene om offentlige anskaffelser, gjennom rettspraksis og KOFA-avgjørelser.

Her følger en oppsummering av kravene:

  • Alle som har levert tilbud eller søknad om deltakelse skal motta meddelelse, selv om du har blitt avvist fra konkurransen.
  • Meddelelsen skal inneholde navnet på den eller de leverandøren(e) som vant konkurransen.
  • Meddelelsen skal beskrive de relative fordelene til tilbudet som vant. At de relative fordelene ved det valgte tilbudet skal beskrives, betyr konkret at de egenskapene, i henhold til tildelingskriteriene, som gjorde at det vinnende tilbud samlet sett kom best ut, skal beskrives. Oppdragsgiver må altså gi en kortfattet beskrivelse av hvordan tilbudet ble evaluert under hvert enkelte tildelingskriterium.
  • Det skal også være oppgitt en karensperiode. Det vil si hvilket tidspunkt som er først mulighet for leverandøren å skrive kontrakt med leverandøren som vant. I praksis betyr dette også siste frist for å levere en klage på tildelingen eller gå til rettslige skritt for å få kontraktssigneringen stanset. Etter denne fristen er løpet kjørt.

 

Beskrivelse av de relative fordelene til vinnende tilbud

Oppdragsgiver skal altså beskrive hva som gjorde at det vinnende tilbudet samlet sett kom best ut.

Meddelelsen skal inneholde en kortfattet beskrivelse av hvordan tilbudet ble evaluert under hvert enkelte tildelingskriterium. Særlig når det vinnende tilbudet ikke har laveste pris, må begrunnelsen være klar på hvilke egenskaper det valgte tilbudet har som mer enn oppveier for en høyere pris.

I mange konkurranser blir kontrakten tildelt basert på ”det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet”. I så fall er det ikke nok å vise til at den vinnende leverandørens tilbud «etter en samlet vurdering» er best i forhold til de fastsatte kriterier. Det er heller ikke nok å vise til at tilbudet best oppfylte et bestemt kriterium (bortsett fra pris).

 

Alle kriteriene skal beskrives

Ofte vil meddelelsen inneholde en tabell med poengscore og vekting for vurdering av tilbudene. Men en slik tabell i seg selv er ikke nok. Det skal alltid følge med en beskrivelse av hvert tildelingskriterium.

 

Har du mulighet til  å be om tilleggsopplysninger?

Siden forskriften og veilederen er såpass klare på minimumsinnholdet i meddelelsen, er det faktisk slik at oppdragsgiveren ikke har plikt til å sende deg en utvidet begrunnelse så lenge meddelelsen er i henhold til kravene.

Dette er selvsagt ikke til hinder for at du som tilbyder kan be om en nærmere begrunnelse. Hvis du er usikker på evalueringen, eller det er noe du ikke forstår, kan du sende en henvendelse til saksbehandleren og be om nærmere opplysninger på spesifikke områder.

Dette kan du selvsagt gjøre også etter at karensperioden har gått ut. En del oppdragsgivere stiller også gjerne til et møte for en gjennomgang, men oppdragsgiveren har altså ingen plikt etter regelverket.

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Kan du be om innsyn i konkurrentenes tilbud?

Ja, det kan du. Og mange leverandører ber faktisk om innsyn i alle anbudskonkurranser de deltar i for å lære hvordan konkurrentene skriver tilbud. Du kan selvsagt ikke forvente å se hele tilbudet i sin helhet i en innsynsbegjæring, fordi oppdragsgiveren har taushetsplikt om forretningshemmeligheter. Det kan typisk være enhetspriser eller spesielle metoder som gir vedkommende et konkurransefortrinn.

 

Oppsummering

Når anbudskonkurransen er avsluttet og oppdragsgiveren har gjort et leverandørvalg, skal de altså sende ut en meddelelse som skal gå til alle leverandører som har levert tilbud i konkurransen. Også de som eventuelt har blitt avvist. Meddelelsen skal inneholde nok opplysninger til at du som tilbyder har en mulighet til å vurdere om det er grunnlag for klage. Hvis du synes meddelelsen er for tynn, så skal du gi beskjed til oppdragsgiveren om dette.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00