3 viktige regler du må lære deg om anbudsregelverket

anbudsregelverk
3 viktige regler du må lære deg om anbudsregelverket

 

Anbudsregelverket er stort, komplisert og veldig strengt. Både for deg som er leverandør og tilbyder, og for oppdragsgiveren som blir presset fra flere kanter. Ja, det kan virke veldig strengt når tilbudet blir avvist på grunn av det mange oppfatter som en bagatell.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

I denne artikkelen skal vi se på de 3 vanligste årsakene til at du som tilbyder kan bli avvist fra anbudskonkurransen:

1. Manglende dokumentasjon på kvalifikasjonskrav
2.
Manglende dokumenter eller beskrivelser som har betydning for tilbudet
3.
At det er uklarheter om hva tilbudet ditt faktisk betyr

For deg som tilbyder er den største risikoen at tilbudet ditt blir avvist. Det kan være kjedelig nok, men for oppdragsgiveren er konsekvensene av en feil mye større. I verste fall blir det rettssak og påfølgende erstatningsansvar fordi man har gjort ett lite feiltrinn.

Mange oppdragsgivere er derfor i overkant strenge og følger regelverket 100 % til punkt og prikke. Du kan derfor ikke regne med noe særlig slakk eller tilgivelse hvis tilbudet ditt ikke er helt innenfor rammene av kravene.

 

En innkjøper som vi kjenner har dette mottoet:
Alle tilbydere er avvist inntil det motsatte er bevist

 

Det er særlig 3 ting som oppdragsgivere kan bli tatt for å ha bommet på i klagesaker. Mange ganger kan det faktisk skyldes at innkjøperen prøvde å være grei og ønsket å slippe gjennom en leverandør av ren velvilje. Men mer profesjonelle innkjøpere står beinhardt på reglene av frykt for å bli tatt for å ha gjort en feil.

Grunnen til at vi tar opp dette i denne artikkelen, er for at du ikke skal bli offer for oppdragsgiverens frykt.

 

1. Dokumentasjonsplikten

Husk at det er du som tilbyder som må passe på at alle dokumenter er sendt inn, og at alt er i henhold til kravene. Vi skal ta et par eksempler:

 

Eksempel nr. 1:

I en anbudskonkurranse er det oppgitt krav om å levere liste over relevante referanseoppdrag med navn på oppdragsgiver, beskrivelse av oppdraget, oppdragets størrelse og tidspunkt for levering. En leverandør har lagt ved en liste hvor det bare var oppgitt navn på oppdraget og oppdragsgiver og leveringstidspunkt. Denne tilbyderen kan bli avvist, siden det ikke er mulig for oppdragsgiveren å vurdere om referanseoppdragene var sammenlignbare med den jobben som anbudskonkurransen dreide seg om.

 

Eksempel nr. 2:

I en anbudskonkurranse hadde oppdragsgiveren laget et svarskjema som tilbyderne skulle fylle ut og levere sammen med tilbudet. Dette skjemaet hadde en del punkter med leveringsbetingelser, fakturarutiner osv. En tilbyder hadde glemt å sende inn skjemaet, og ble avvist.

 

HUSK: Det er du som tilbyder som må dokumentere hvordan du oppfyller kravene. Oppdragsgiveren har ikke lov til å lete etter denne informasjonen andre steder enn i tilbudet ditt. Du skal også ta utgangspunkt i at du ikke får mulighet til å ettersende noe eller til å avklare noe som er utydelig i besvarelsen, selv om oppdragsgiveren i mange tilfeller har muligheten til å be om å få ettersendt dokumentasjon.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

2. Avvisningsplikten

Ja, det kan virke veldig strengt når tilbudet blir avvist på grunn av det mange oppfatter som en bagatell. Men faktum er at oppdragsgivere ofte avviser for få tilbud. 

Det stemmer: KOFA håndterer mange klager hvor en tapende part påstår at vinneren skulle vært avvist, og i mange tilfeller får klager medhold fordi oppdragsgiveren har vært for snill.

 

For å gjøre dette med avvisning litt ekstra komplisert, finnes det også to avvisningsregler:

  •  Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen
  • Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet

For den som har blitt avvist har det jo i praksis ingen betydning. Avvist er avvist. Men vi tar et par eksempler som beskriver forskjellen:

 

Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen

Her er det som oftest snakk om at leverandøren har levert feil dokumentasjon eller at det mangler dokumentasjon på kvalifikasjonskravene. Det kan også være at tilbyderen ikke oppfyller minimumskrav som er oppgitt i konkurransegrunnlaget.

 

Les mer om avvisningsreglene her:

 

Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet

Her er ofte utgangspunktet at tilbudet blir avvist fordi det ikke er sammenlignbart med de andre tilbudene. Problemet kan gjerne oppstå fordi tilbyderen mener at han har tilbudt en bedre løsning enn det som etterspørres eller at det er tatt forbehold hvor oppdragsgiveren ikke kan kalkulere en priskonsekvens.

Eksempel: I en anbudskonkurranse om service på rullestoler ber oppdragsgivere om timepris på reparasjoner. En tilbyder tenker at det er smartere å oppgi fastpris på reparasjoner, fordi det som oftest er mange av de samme feilene som går igjen. – Det gir jo oppdragsgiveren mer forutsigbarhet, tenker han.

Godt tenkt, men: Hvordan skal oppdragsgiveren sammenligne fastprisen mot timeprisene fra de andre tilbyderne når man ikke har noe timeestimat å gå ut fra? Tilbudet ble derfor rettmessig avvist.

Pass derfor på at du svarer helt konkret på det som blir etterspurt. Hvis du har andre forslag kan du selvsagt skrive noe om dette i tilbudet i tillegg, men det må uansett ikke være noen tvil om at du også tilbyr akkurat det som blir etterspurt.

Et annet problem mange innkjøpere står overfor, er at man ikke har muligheten til å ta kontakt med tilbyderen for gjøre avklaringer om tilbudet. Dette gjelder spesielt i anbudskonkurranser.

 

3. Forhandlingsforbudet i anbudskonkurranser

Dette er også en regel det kan være vanskelig å se rekkevidden av som tilbyder. For det er nemlig slik at hvis oppdragsgiveren er i tvil om hva tilbudet egentlig betyr eller inneholder, og dette er avgjørende for om du vinner eller ikke, så er oppdragsgiveren pliktig til å avvise tilbudet.

Det kan også dreie seg om rekkevidden av et forbehold. F.eks.:

En kommune skal bygge omsorgsboliger, og konkurransen går ut på å bygge boligene + en del uteomhusarbeider slik som å anlegge plen og gangarealer. Tildelingskriteriene var

1. Pris

2. Ferdigstillelsesdato

En tilbyder skriver at: – Utom husarbeidene kanskje må utsettes til våren på grunn av frost. Ferdigstillelsen kan derfor bli noe forsinket i forhold til oppsatt plan.

Men hva betyr våren? Det kan være alt fra mars til mai.

Og siden prisene ellers var ganske like var det ferdigstillelsesdatoen som ble avgjørende for hvem som vant. På grunn av uvissheten om hva «våren» betyr og hvor stor forsinkelse dette medfører, måtte tilbudet avvises.

Her kunne man kanskje tenke seg at oppdragsgiveren kunne sendt en e-post eller tatt en telefon og spurt? Men nei, det er ikke tillatt. Det medfører brudd på forhandlingsforbudet i anbudskonkurranser.

(Hadde det vært en konkurranse med forhandling, ville det selvsagt vært noe helt annet, men i anbudskonkurranser er dette veldig strengt.)

Når du deltar i en anbudskonkurranse, må du derfor være nøye med dette:

  • Gi klare og tydelige svar som ikke kan feiltolkes
  • Ikke skriv «Kan ettersendes på forespørsel» eller «ta kontakt om noe er uklart». Det har oppdragsgiveren faktisk ikke lov til.

 

Om tilbudet ditt er bare litt uklart, så er oppdragsgiveren pliktig til å tolke det slik at det slår minst gunstig ut for deg som tilbyder.

 

Oppsummering

Slik regelverket er så er det veldig fort gjort å bli avvist i en anbudskonkurranse. Hvis tilbudet ditt har ett av disse avvikene:

1. Mangler dokumentasjon på kvalifikasjonskrav
2. Mangler ett eller flere dokumenter som har betydning for tilbudet
3. Er uklart om hva tilbudet faktisk betyr står du i fare for å bli avvist fra konkurransen.

 

Mange oppdragsgivere avviser heller en gang for mye enn en gang for lite, fordi en klage kan medføre både forsinkelser og erstatningsansvar dersom man har gjort en feil.

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.

 

Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00