Slik får tilbudet ditt NULL poeng i en anbudskonkurranse

Slik får tilbudet ditt NULL poeng i en anbudskonkurranse
Slik får tilbudet ditt NULL poeng i en anbudskonkurranse

 

Når oppdragsgiveren skal sette en score på tilbudet ditt i en anbudskonkurranse, er det tildelingskriteriene som gjelder.

Tildelingskriteriene oppdragsgiveren oppgir i konkurransen sier noe om «Hva er vi villig til å betale ekstra for», «Hvor høy kvalitet eller ytelse får vi for pengene våre?»

I denne artikkelen vil du lære hvordan oppdragsgiveren setter poeng på besvarelsen din, og hvordan du bør gå frem for å skrive et tilbud som ikke får null poeng.

 

Det handler selvsagt om pris, men også hvilke andre kvaliteter leverandøren kan levere for å gjøre en god jobb, eller for å oppfylle oppdragsgiverens ønsker og behov. Og her er vi inne på kjernen, for din besvarelse av hvordan dere kan oppfylle tildelingskriteriene, er helt avgjørende for om du har noen mulighet til å vinne eller ikke.

​Hvis forespørselen ikke er skikkelig besvart, så har du ingen mulighet til å nå opp i anbudskonkurransen. Så enkelt er det.

Tildelingskriteriene er i mange tilfeller vektet i %, og naturlig nok vil et kriterium med høy vekt telle mer i evalueringen. Tildelingskriterier kan være så mangt, og dette er selvsagt avhengig av hva som kjøpes. Og det er oppdragsgiveren som bestemmer hvilke kriterier de velger å bruke. Det finnes ingen regler for hvilke kriterier det er lov til å bruke, så lenge kriteriene er knyttet til den såkalte kontraktsgjenstanden.

​Tildelingskriterier kan handle om:

  • Løsningsbeskrivelse
  • Metodikk og oppdragsforståelse
  • Kompetanse
  • Responstid
  • Garanti
  • Miljøegenskaper
  • Kundeservice og oppfølging
  • Logistikk
  • Etc.

 

Hvilke kriterier som brukes i den enkelte konkurransen er selvsagt helt avhengig av hva som skal anskaffes. Hvis du deltar i flere anbudskonkurranser om tilnærmet nøyaktig samme vare eller tjeneste, så er det kanskje fristende å klippe inn en besvarelse som du har brukt før, og som fikk god score.

Men husk at forskjellige oppdragsgivere vil vektlegge forskjellige forhold ved tilbudene. Derfor er det så viktig at du ikke bruker klipp-og-lim-metoden ukritisk, men at du behandler hver enkelt anbudskonkurranse med et nytt blikk. Du må altså lese konkurransegrunnlaget nøye hver eneste gang.​

​Vi skal ta et eksempel for å vise deg hvordan går frem for å skrive selve besvarelsen. Men før vi kommer dit, skal jeg fortelle litt om hvordan oppdragsgiveren setter en score på tilbudet, fordi det er viktig for deg å vite hvordan tilbudet blir vurdert, og hva som skjer med scoren på tilbudet ditt hvis du har glemt å svare på noe.

Hvordan oppdragsgiver setter en score​

Mange oppdragsgivere bruker en skala fra 0 til 10. Det finnes ingen regler om hvilke skalaer man skal bruke, men noen ganger står det i konkurransegrunnlaget hvilken poengskala man kommer til å bruke, og hvordan poengsummene blir beregnet. >> Les mer om evalueringsmodeller her

 

Det er ikke sikkert at du har den aller beste løsningen å tilby, men hvis du har litt flaks så har konkurrentene dine gitt en dårlig besvarelse som ikke svarer på alt som etterspørres. Da kan du regne med å få god score allikevel så lenge du svarer klart og tydelig.

 

Eksempel:

I dette eksempelet ser vi på hva vi mener med å «Besvare tildelingskriteriene».

Eksempelet er hentet fra en anbudskonkurranse hvor en kommune skulle kjøpe en ny hjullaster. Du driver kanskje ikke med salg av hjullastere? Men du bør lese videre allikevel, fordi denne metodikken kan du bruke uansett hvilken type vare eller tjeneste det er snakk om.

I denne anbudskonkurransen var ett av 3 tildelingskriterier følgende:

Rasjonell og effektiv i bruk – 40 % vekt, herunder:

  • Drivstofforbruk (Blandet kjøring)
  • Førerergonomi ift. plassering av betjening av utstyr.
  • Oversiktlighet fra førerplass mv.
  • Tekniske løsninger som letter operatørens arbeid og som bidrar til at arbeidet kan utføres kostnadseffektivt; herunder nevnes bla støy, luftkvalitet inne i hytte, tilgjengelighet på vedlikeholdspunkter, tilgjengelighet for renhold

De to andre kriteriene handlet om pris og service.

​Her er det kanskje fristende å bare legge ved noen brosjyrer med bilder og tekniske data. Men i stedet bør du altså ta deg bryet med å lage en skikkelig besvarelse på det som etterspørres.

 

Hvorfor det?

For det første presenterer du opplysningene til oppdragsgiverne på en enkel og oversiktlig måte, noe som gir et godt inntrykk. For det andre forsikrer du deg selv om at oppdragsgiveren faktisk får svar på det han er ute etter.

Hvis du i stedet skriver i vei om det du selv mener er viktig å presentere for oppdragsgiveren, så er det slett ikke sikkert at oppdragsgiveren får det han trenger for å gi en god score.

Skal du ha muligheten til å få en god score, så må du svare på det som etterspørres. Og som vi nevnte tidligere, så er det bare tildelingskriteriene oppdragsgiveren har lov til å bruke ved tildeling av kontrakten.

Så hvordan lager du en god besvarelse?

Først oppretter du et dokument som heter «Svar på tildelingskriteriene».Så plukker du beskrivelsene av tildelingskriteriene fra hverandre punkt for punkt. Lag ett kapittel pr. tema og gi en klar og tydelig beskrivelse på hvert enkelte tema. Plukk beskrivelsen fra hverandre komma for komma.

Ser vi på tildelingskriteriet fra eksemplet ovenfor, så lager du altså:

  • Ett kapittel for drivstofforbruk
  • Ett kapittel for førerergonomi
  • Ett kapittel for plassering av betjening
  • Osv.

Skriv klart og tydelig, og i dette tilfellet ville vi anbefale å legge inn noen bilder.

 

Bør du skrive noe mer?

Du kan gjerne fylle på med andre relevante ting du kan komme på som har en klar sammenheng med det som etterspørres. Her er det din fagkunnskap og innsikt i kundenes ønsker og behov som kan gi deg det lille ekstra. Men som et minimum må alle forhold som er nevnt under tildelingskriteriet beskrives og besvares.

Før du begynner å skrive

Før du begynner å skrive på selve besvarelsen, så bør du begynne med å sette opp en disposisjon for dokumentet, altså du setter opp alle punktene med overskrifter og noen stikkord før du i det hele tatt begynner å skrive selve besvarelsen.

Vi vil faktisk anbefale deg å jobbe litt med disposisjonen først, og la dette ligge til dagen etter før du begynner å skrive selve besvarelsen.

Eksempelet vi viste deg er en ganske enkel besvarelse, men noen ganger er tildelingskriteriet knyttet til en kravspesifikasjon, og man får en score ut fra hvordan man oppfyller forskjellige temaer i kravspesifikasjonene.

Da gjelder samme prinsippet selvsagt: Alt som er nevnt i kravspekken må besvares for at du skal ha en mulighet for å nå 10 poeng. Hvis det er noe som mangler, så vil du ikke oppnå 10 poeng.

​​Hvis det er lagt ved noen svarskjemaer som skal fylles ut, så fyll for all del ut svarskjemaene i stedet for å legge ved dokumenter du selv tror vil dekke det som etterspørres. Det er en grunn til at oppdragsgiveren har tatt seg bryet med å lage svarskjemaer, og du gjør deg selv en tjeneste ved å fylle ut skjemaene til punkt og prikke. Det høres kanskje firkantet ut, men da gir du i det minste inntrykk av at du er i stand til å lese og følge de instruksene du får, og i tillegg forsikrer du deg selv om at alt som er etterspurt faktisk blir besvart.

 

Oppsummering

Når du skriver tilbudet ditt, så må du altså lese konkurransegrunnlaget grundig å svare på det oppdragsgiveren spør etter.

Det er altså tildelingskriteriene oppdragsgiveren vurderer når han setter en score på tilbudet ditt. Derfor må du ha mer fokus på oppdragsgiverens behov og mindre fokus på hva dere har gjort for andre kunder tidligere.

Tenk på hvordan kan dere tilføre prosjektet en merverdi. Hva kan dere tilby som oppdragsgiveren er villig til å betale litt ekstra for?

 

Lykke til!

 

>> Meld deg på vårt nyhetsbrev her og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.


Andre fagartikkler fra anbudsbloggen du kanskje er interessert i:

 

Mercell Norge AS

Del av Mercell-gruppen, en av Europas ledende leverandører av elektroniske anbudsverktøy og informasjon mellom innkjøpere og leverandører i det profesjonelle markedet.

Kontakt oss

Skriv til oss

21 01 88 00