Handelshøjskolen i København, Copenhagen Business School

Referencecase er blandt andet udarbejdet med baggrund i nedenstående informationer

Om Handelshøjskolen i København, Copenhagen Business School

”Handelshøjskolen i København, Copenhagen Business School, blev oprettet i 1917 og blev en integreret del af det danske uddannelsessystem i 1965. I dag er CBS et af Danmarks 8 universiteter og har 20.000 studerende og ca. 1500 medarbejdere - forskere, ph.d. studerende og administrativt personale.”

”CBS Indkøb understøtter en professionel håndtering af strategisk indkøb på CBS, ved bl.a. at bidrage med juridisk rådgivning på tværs af CBS i forbindelse med indkøb og analyse af alle større kontrakter, der har en økonomisk karakter.

Afdelingen udarbejder indkøbsanalyser, gennemfører udbudsforretninger, indgår indkøbsaftaler og står for at sikre processen ift. bestilling af en række varer og ydelser under de indgåede aftaler.”

Om Handelshøjskolen i København, Copenhagen Business School

Mercell Udbudsportal - Det rigtige valg og den rigtige løsning:

Handelshøjskolen i København, Copenhagen Business School (CBS) har valgt Mercell Udbudsportal til at understøtte professionel håndtering af både strategiske og operationelle indkøb samt kontraktstyring.

I snart 50 år har CBS været en integreret del af det danske uddannelsessystem og med 20.000 studerende og ca. 1.500 medarbejdere er der brug for effektive processer, overblik og sikring af dokumentationen er på plads samtidig med at det synliggøres lovgivningen overholdes og besparelser kan opnås.

I efteråret 2017 igangsætte Indkøbschef Kristian Kirkegaard Kornum en afdækning af at finde den bedste løsning på markedet til håndtering af Udbud- og tilbudsindhentninger. Valget faldt i starten af 2018 på at udskifte den eksisterende løsning til fordel for én mere brugervenlig og fleksibel IT-løsning. Det var vigtigt at der var tale om en løsning som ikke blot understøttede bekendtgørelsen omkring elektronisk kommunikation der træder i kræft 1. juli 2018, men samtidig én IT-løsning, som håndterer både Udbudsforretning, Tilbudsindhentninger og Kontraktmanagement.

Implementering der gav værdi fra dag 1

En individuelt tilrettelagt implementeringsplan udarbejdet i fællesskab mellem CBS og Mercell sikrede, at Mercell Udbudsportal fra 1. dag hurtigt blev taget korrekt i brug og CBS kom godt fra start. Efter at have anvendt Mercell Udbudsportal igennem 4 måneder kan det nu konstateres, at medarbejdende oplever det hurtigt gav værdi i forhold til brugervenligheden af systemet, både ved gennemførsel af store udbud og mindre tilbudsindhentninger.

Teamleder Ronny Damgaard fra Mercell fortæller: ”Vi har lagt meget vægt på at netop de individuelle opsætninger skulle på plads fra starten. CBS så også med det samme værdien i at anvende Mercell Udbudsportal til opgaver under beløbsgrænserne. Det giver netop mulighed for, at der hurtigt kunne gennemføres opgaver og opnås rutine i anvendelsen.”

Indkøbschef Kristian Kornum oplyser at ”Mercell Udbudsportal er meget mere brugervenligt end vores tidligere system og vi har allerede næste kursus/Temadag planlagt. Kontraktmanagement er næste fokusområde og vi vil kontinuerligt at udfordre både os selv og Mercell Udbudsportal i anvendelsen af funktioner.”

Nogle af de funktioner der i fremtiden vil blive anvendt er for eksempel Det Dynamiske Udbudsdokument, Evalueringsmodeller og generelt at arbejde med Tilbudslister i Excel for efterfølgende at importere dem direkte ind i Mercell Udbudsportal. Eller blot ved indkøbsopgaver med få varelinjer at benytte muligheden for at skrive den direkte i Mercell Udbudsportal.

SMART-IND / SMART-UD = Effektiv dokumentation og bedre priser

Smart-IND / Smart-UD betyder, at jo flere funktioner der anvendes under tilblivelsen af udbuddet/tilbudsindhentningen, jo mere effektivisering opnås og færre transaktionsomkostninger pålægges. Det opleves især når Mercell Udbudsportal digitalt understøtter processer og evalueringen af indkommende tilbud (med muligheder for vægtninger) eller når man tilslut med blot med 1 klik danner færdige rapporter og/eller laver udtræk til ESDH systemet; Sidstnævnte systemer kan der i øvrigt integreres til, ligesom der også er gode erfaring med integration til Single-Sign-On.

Mercell Danmark A/S

En del af Mercell, en af Europas ledende aktører inden for formidling af information mellem indkøber og leverandør på det professionelle marked. CVR nr. 25698851

Kontakt

Klik her for at gå til support

+45 63 13 37 00
Mercell Danmark A/S | Klosterbakken 12, 3. th., 5000 Odense C, Danmark