Bliv klar til Digitalisering 2018!

Offentlige ordregiveres pligt til at anvende elektronisk kommunikation i forbindelse med udbud træder i kraft den 1. juli 2018.

Velkendt praksis bliver til formelt lovkrav: Al kommunikation om offentlige udbud skal pr. 1. juli 2018 ske via elektronisk kommunikation.

Dansk Erhverv skriver: ”Reglerne medfører, at alle faser af udbudsprocessen fremover skal foregå elektronisk, det vil sige både i forhold til offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, modtagelse af prækvalifikationsansøgninger og tilbud, herunder ESPD. Al øvrig kommunikation som fx spørgsmål/svar og meddelelser til ansøgere og tilbudsgivere om ordregivers afgørelser skal også forgå elektronisk.

Ordregivende myndigheder skal altså senest i juli 2018 være klar til at gennemføre alle dele af udbudsproceduren elektronisk og til at sikre, at de tekniske midler som anvendes i den forbindelse, lever op til en række krav om blandt andet tilgængelighed, funktionalitet og ligebehandling af ansøgere og tilbudsgivere.”

Læs hele artikel fra Dansk Erhverv her

I forbindelsen med udbud skal du sikre, at følgende krav overholdes

Dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes

Kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud, herunder at ansøgninger og tilbud ikke kan åbnes før fristens udløb

Kun bemyndigede personer må bemyndige andre adgang til indholdet af ansøgninger og tilbud

Det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed

Give oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for elektronisk afgivelse af ansøgninger og tilbud, herunder kryptering og tidsstempling

I forbindelse med overtrædelse eller forsøg på overtrædelse af kravene, skal det i rimelig grad sikres, at overtrædelsen eller forsøg på overtrædelse klart kan spores

Vi har en løsning til dig!

Vores Udbudsportal er dit digitale værktøj til gennemførelse af udbud og anvendelse af elektronisk kommunikation i forbindelse med udbud.

Din digitale udbudsløsning

Håndtering af alle udbudsprocesser:

  • Digital udbuds-/tilbudsproces
  • Afvikling af alle former for udbud over/under tærskelværdi
  • Opdateret Udbudsportal i henhold til gældende direktiver og lovgivning
  • Automatisk publicering til TED og Udbud.dk – Mercell er eSender godkendt
  • ESPDet en del af portalen
  • Komplet dokumentation og historik
  • Milepæle og kalenderintegration
  • Dansk udvikling, uddannelse og support

ESPDet er tilgængeligt direkte i portalen

Vi har gjort det nemmere for både ordregiver og tilbudsgivere at håndtere ESPDet i forbindelse med gennemførelse af en udbudsproces.

Ordregiver kan håndterer ESPDet direkte i portalen, som en del af udbudsprocessen og tilsvarende kan tilbudsgiver udfylde ESPDet i portalen. Har tilbudsgiver samarbejdspartnere/underleverandører som også skal udfylde ESPDet, så sker det også i portalen – enkelt og ukompliceret for alle brugere.

ESPDet er baseret på Kommissionens datamodel og indeholder samme muligheder som ved anvendelse af Kommissionens webbaserede tjeneste.

 

 

ESPDet er tilgængeligt direkte i portalen

Dine fordele:

Udbudsportalen er webbaseret, og der skal ikke installeres software

Understøtter både planlægning og gennemførsel af udbudsprocesser

Enkel styring og organisering af udbud og indkommende tilbud

Ressourcebesparende og kvalitetssikret proces

Hurtigere og nemmere udfyldelse af ESPDet

Nem og dokumenteret kommunikation samt historik – internt og eksternt

Styring af individuel læse- og/eller skriveadgang for brugere

Fleksibel opsætning og anvendelse af funktionalitet

Anbefaling fra Boligkontoret Danmark

"Siden efteråret 2013 har Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B anvendt Mercells Udbudsportal til at håndtere en digital gennemførelse af udbudsprocessen inden for nogle afgrænsede ydelser, hovedsagelig udbud af istandsættelse af flytteboliger for vore boligorganisationer.

Vi har internt opbygget en rutine, som optimerer og sikrer, at processen håndteres ensartet og korrekt ved hvert udbud. Vores tilbudsgivere har vænnet sig til at al kommunikation i processen foregår digitalt, og det er min fornemmelse, at de også værdsætter, at den digitale platform og tilhørende proces sikre dem mod en forskelsbehandling, når bl.a. svar på spørgsmål samt øvrig nødvendig information lægges frem for alle på samme tidspunkt.

Modtagelse, og den efterfølgende evaluering, af de digitalt fremsendte tilbud i Udbudsportalen, er nemt at arbejde i, samtidig med, at der kan gives adgang til både interne og eksterne konsulenter i forløbet.

Dokumenthåndteringen og kommunikationen med tilbudsgiverne matcher de forventninger og ønsker, som vi havde i forbindelse med valg af en digital udbudsplatform.

Omlægningen til en digital indkøbsproces i Mercell er en absolut positiv oplevelse, som vi kun kan anbefale andre at påbegynde inden det bliver et lovkrav i 2018."

Boligkontoret Danmark

Anne Ambrosius Løvgreen
Indkøbschef
Anbefaling fra Boligkontoret Danmark

Kontakt os i dag og bliv forberedt til digitalisering i ro og mag

Mercell Danmark A/S

En del af Mercell, en af Europas ledende aktører indenfor formidling af information mellem indkøber og leverandør på det professionelle marked.

Kontakt

Kontakt os

63 13 37 00
Mercell Danmark A/S | Østre Stationsvej 33, Vestfløjen, 5000 Odense C, Danmark